Подсказки из ФНС о том, когда и как использовать МЧД в новом формате

ФЕДОР НОВИКОВ — начальник Управления электронного документооборота ФНС России. В 2011 году окончил Российский химико-технологический университет им. Д.И. Менделеева. В ФНС работает 11 лет. Занимается методологией электронного документооборота, внедрением технологических процессов и переводом их в электронный формат. В апреле 2020 года назначен на должность начальника Управления электронного документооборота ФНС.

ГЛАВБУХ: Федор Вадимович, в конце марта опубликовали новый формат МЧД версии 003. Когда с этой доверенностью смогут работать компании?

ФЕДОР НОВИКОВ: Компании уже могут работать с новой версией МЧД — описание формата и схема проверки документа размещены на портале Госуслуг. →gosuslugi.ru

Что нового в третьей версии МЧД? Является ли она универсальной?

В формате МЧД версии 003 предусмотрены реквизиты, которые позволяют использовать доверенность в сегментах В2В и В2G. То есть в сделках между компаниями, а также организациями и государством. Насколько этот формат сможет закрыть все потребности бизнеса, покажет практика. Но при его разработке мы ставили перед собой задачу создать именно универсальный формат МЧД.

То есть новый формат можно использовать для обмена документами с контрагентами?

Да, конечно. Можно, например, оформить одну МЧД версии 003 на бухгалтера — использовать ее для сдачи отчетов в ФНС и для того, чтобы подписывать документы с контрагентами.

Если компания уже оформила доверенности версии 002, получается, с июля ей надо сформировать МЧД в новом формате?

Такой обязанности у компании нет. Если уполномоченный представитель продолжает подписывать документы и вы не планируете изменять его полномочия, то новую МЧД формировать не нужно. Более того, МЧД версии 002 также размещена на портале Госуслуг (gosuslugi.ru), что позволяет использовать этот формат наравне с форматом 003. Возможность формирования МЧД по формату 002 будет сохраняться, пока все участники электронного взаимодействия не будут готовы использовать формат 003.

Есть ли вероятность, что переход на машиночитаемые доверенности еще раз перенесут? Ведь изначально МЧД хотели сделать обязательными с 1 января 2023 года, потом отодвинули этот срок на 1 сентября.

Чтобы срок опять перенесли, предварительно должны внести изменения в закон «Об электронной подписи» (Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ. — Примеч. ред.). Но внесение таких поправок вне компетенции ФНС. Насколько нам известно, каких-либо разговоров о подготовке соответствующего нормативного правового акта сейчас не ведется. Ориентироваться стоит на необходимость использования с 1 сентября 2023 года (Федеральный закон от 19.12.2022 № 536-ФЗ. — Примеч. ред.).

Раз уж мы говорим о 1 сентября, сразу уточним: что с электронными подписями сотрудников, выданными от имени компаний? Какие из них перестанут действовать с 1 сентября 2023 года?

Сертификаты электронных подписей, которые выданы представителям компаний и предпринимателей, с 1 сентября 2023 года потеряют юридическую силу (Закон № 536-ФЗ. — Примеч. ред.). Не позже 31 августа работникам надо оформить новые сертификаты электронных подписей как физлицам и дополнительно получить МЧД. За сертификатами физлиц обращайтесь в коммерческие удостоверяющие центры, а МЧД можете оформить в любом удобном сервисе, например через сервис ФНС «Создание и проверка доверенности в электронной форме». →service.nalog.ru/dovel

Срок действия новой МЧД такой же, как у сертификата электронной подписи физлица, или дольше?

По своему смыслу МЧД не привязана к сроку действия сертификата лица, который на ее основании подписывает какой-либо документ. Поэтому сама МЧД, как и бумажная доверенность, может иметь срок действия, превышающий срок действия сертификата сотрудника.

Обязана ли компания использовать полученные машиночитаемые доверенности в кадровом электронном документообороте? Например, в случае когда директор доверяет подписание кадровых документов главному бухгалтеру.

Такой обязанности нет. Но закон этого не запрещает. Компания вправе решить сама, использовать ли ей МЧД при работе с кадровыми электронными документами.

Надо ли указывать данные МЧД в первичных документах, к примеру в УПД?

Большинство форматов электронных документов было выпущено ранее 2022 года. В них не предусмотрены поля для заполнения данных об информационной системе, где можно убедиться в действительности доверенности. Указывать информацию о МЧД в счетах-фактурах и УПД, корректировочных документах, товарной накладной, акте выполненных работ можно в свободных полях (письмо ФНС от 22.03.2023 № ЕА-4-26/3420. — Примеч. ред.). Но мы планируем внести изменения в форматы первички и добавить возможность вносить в документы сведения о машиночитаемых доверенностях.

Если у компании есть вопросы по переходу на МЧД, где ее проконсультируют?

Можно обратиться в Минцифры. Вопросы о работе с МЧД при загрузке в реестр лучше задать владельцу одного из узлов распределенного реестра ФНС. Их список опубликован на сайте ФНС в разделе «Применение электронной подписи». →nalog.gov.ru