СФР рассылает странные сообщения о бывших сотрудниках. Что ответить фонду

Одна из ваших коллег поделилась ситуацией, с которой столкнулись и другие бухгалтеры. Работник уволился из компании в феврале 2023 года. На следующий день после увольнения бухгалтер отразила эту кадровую процедуру в подразделе 1.1 отчета ЕФС-1. Сведения в электронном виде направила в фонд, и от СФР ей пришел протокол, подтверждающий успешные отправку и получение информации.

Прошло несколько месяцев, как вдруг от фонда приходит сообщение об ошибке с кодом WARN_KZ_0004. В сообщении указаны Ф. И. О. и СНИЛС уволенного сотрудника. Такая ошибка означает, что человек не числится работником страхователя. Это и понятно, думает бухгалтер, ведь сотрудник действительно давно уволился. А значит, и отвечать на такое сообщение не нужно. Но специалисты фонда, как мы выяснили, не рекомендуют оставлять подобные сообщения без внимания.

В фонде нам пояснили, с чем связана рассылка таких сообщений. Оказалось, это техническая ошибка. Она возникает в тот момент, когда бывший сотрудник оформляет на новой работе электронный больничный лист. Вместе с информацией по больничному листу, которая поступает новому работодателю от СФР, прежняя компания сотрудника получает вот такое странное сообщение. Связано это с объединением в 2023 году ФСС и ПФР. По словам представителей СФР, взаимодействие баз данных бывших фондов пока несовершенно, проблему еще не решили и подобные сообщения бывшим работодателям действительно могут поступать.

При получении сообщения с кодом WARN_KZ_0004 специалисты фонда рекомендуют бывшему работодателю проверить, действительно ли он своевременно отчитался об увольнении сотрудника. Если так, то стоит направить в СФР пояснения о том, что сотрудник давно уволился и об этой кадровой процедуре компания ранее уже отчиталась. К пояснениям приложите копию протокола, подтверждающего получение фондом подраздела 1.1 отчета ЕФС-1 или СЗВ-ТД. Этого будет достаточно.

Ваш ответ поможет специалистам фонда поскорее устранить несовершенство своей базы. Заодно они проверят на актуальность сведения, которые у них есть по вашей компании.