Налоговики пишут компаниям о долгах сотрудников. Как реагировать

Инспекторы активизировали работу по взысканию с физлиц налоговых долгов. В нее они пытаются вовлечь и работодателей. Многие ваши коллеги уже получили от инспекций уведомления со списками должников. В письме налоговики просят компанию напомнить сотруднику, что у него есть долг, и рассказать, как его погасить.

Как поступить с полученной информацией. Сообщите сотруднику о его долгах. Сделать это можно письменно или устно — на ваше усмотрение. Вы не обязаны сохранять доказательства того, что действительно известили сотрудника о недоимке. Значит, подходит любой из указанных вариантов.

Если должник у вас больше не работает, сообщите об этом налоговикам в свободной форме. Это не обязательно, но так вы избавите себя от лишней корреспонденции из ИФНС по должнику в будущем.

Решили уведомить должника письменно — есть два пути. Самый простой и наименее трудозатратный — вручите сотруднику копию письма из налоговой. Но учтите, что так можно поступить, только когда в сообщении не упомянуты другие сотрудники с их персональными данными. Если же уведомление содержит целый список работников, безопаснее подготовить для каждого из них отдельное сообщение.

Вы не обязаны брать подписи с должников о том, что теперь они знают о своей задолженности. Также работодатель не вправе требовать с сотрудников письменные обещания погасить долг. На это у компании нет полномочий.

Можно ли проигнорировать просьбу налоговиков. ФНС лишь информирует о задолженности сотрудников, но не перекладывает на компанию обязанность по ее взысканию. Напоминать о долгах или нет — выбор за вами. Штрафов для этого случая не предусмотрено. В то же время ФНС намекает, что игнорировать просьбу инспекторов не в ваших интересах (письмо от 29.03.2021 № ПА-3-24/2335). Проще сразу сообщить работнику о наличии долга, возможно, он его погасит. А если нет, в будущем можете получить на сотрудника уже исполнительный лист или судебный приказ, и придется удерживать долги из зарплаты.