Что делать с лишним НДФЛ в 2023 году

Что сделать, если заплатили больше, чем удержали

До 2023 года компания не могла платить НДФЛ за свой счет. Сначала налог нужно было удержать из выплат работникам. С переходом на ЕНС уплата налога из денег компании стала технически возможна.

Возврат переплаты. Вернуть на расчетный счет компании можно не собственно переплату НДФЛ, а положительное сальдо единого налогового счета целиком или его часть (п. 1 ст. 79 НК). Форма заявления есть в приложении № 1 к приказу ФНС от 30.11.2022 № ЕД-7-8/1133. Что указать в заявлении на возврат, смотрите в таблице 2.

Если в заявлении указать сумму к возврату больше положительного сальдо, вернут только ту сумму, которая числится на ЕНС по данным инспекции (п. 2 ст. 79 НК). Не позже следующего рабочего дня инспекция направит поручение о возврате в Федеральное казначейство.

Зачет переплаты. Кроме возврата, переплату НДФЛ можно зачесть в счет (ст. 78 НК):

— уплаты конкретного налога, сбора или взносов;

— уплаты налогов, взносов, сборов, пеней, штрафов и процентов другого лица;

— исполнения отдельных решений налоговиков;

— погашения задолженности, по которой истек срок взыскания и которую не учитывают в совокупной обязанности.

Налоговики проведут зачет не позднее следующего рабочего дня с даты подачи заявления (письмо ФНС от 12.04.2023 № КЧ-4-8/4516).

Как быть, если удержали с работника лишний налог

Чтобы вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ, выполните три действия.

Первое. Как только рассчитаете сумму к возврату, письменно сообщите работнику о переплате по НДФЛ. Сделайте это в течение 10 рабочих дней (п. 1 ст. 231 НК).

Второе. Получите от работника заявление о возврате НДФЛ (образец 1 ниже). В этом заявлении сотрудник должен привести реквизиты банковского счета, на который вы вернете ему излишне удержанный НДФЛ, обычно это его зарплатная карта.

Третье. Перечислите НДФЛ в течение трех месяцев со дня получения заявления (п. 1 ст. 231 НК). На сумму возвращенного налога уменьшите текущие платежи сотрудника по НДФЛ.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Как показать возврат налога в 6-НДФЛ

Уплату НДФЛ в отчете не показывают. В разделе 2 формы 6-НДФЛ отражают только суммы исчисленного и удержанного налога, а в разделе 1 — налог, который подлежит перечислению. Также в обоих разделах приводят возвращенный НДФЛ.

В разделе 1 формы 6-НДФЛ в полях 021—024 приводят общие данные по НДФЛ, который нужно заплатить за очередной «рваный» период. При этом суммы налога, которые вернули работникам, не вычитайте. Их нужно показать отдельно — в полях 030—032.

Теперь подробнее рассмотрим, как заполнить раздел 2 6-НДФЛ.

Поле 140. Покажите исчисленный налог. То есть тот НДФЛ, который вы посчитали с выплат работникам за период с начала года по последнее число отчетного периода. Укажите расчетную сумму с учетом всех корректировок в течение года. Если нашли у себя ошибки, поправьте сумму и впишите в поле 140 правильный показатель.

Поле 160. Отразите удержанный налог. То есть впишите сумму НДФЛ, которую вы фактически удержали с выплат физлицам. Если ошиблись или предоставили вычет, удержали больше, поле 160 НДФЛ не корректируйте. Таблица 3 ниже.

Показывайте в отчете фактически удержанный налог, не уменьшайте его на сумму НДФЛ, который вы излишне удержали.

Поле 180. В поле 180 приводят сумму излишне удержанного НДФЛ с начала года. Например, если вы ошибочно удержали налог, сотрудник в конце года стал налоговым резидентом или не предоставили вычет. Но если в отчетном периоде вы излишне удержали НДФЛ и в этом же периоде всю сумму вернули физлицу, поле 180 не заполняйте. Оставьте в нем только ту сумму излишне удержанного налога, который вы не вернули и не зачли в течение прошлого года. Например, излишне удержанный НДФЛ по выплатам сотрудникам, которые стали налоговыми резидентами. Ведь вы не можете его вернуть, это вправе сделать только сам работник по итогам года через налоговую инспекцию (п. 1.1 ст. 231 НК). Или ошибочно удержали НДФЛ с выходного пособия сотруднику при увольнении и не смогли его вернуть.

Поле 190. Включите в поле 190 фактические возвраты налога по любым основаниям. Например, в связи с предоставлением имущественного вычета или из-за ошибки. Когда налог был удержан, не важно.

Возвращенный налог включите в поле 190 расчета 6-НДФЛ за тот отчетный период, в котором перечислили деньги физлицу по его заявлению. На сумму возврата скорректируйте поле 180. В поле 160 удержанный НДФЛ показывайте полностью, не уменьшайте его на сумму возврата.

Распечатать образец

Какую сумму включить в уведомление об исчисленном НДФЛ

Возврат НДФЛ уменьшает сумму налога к уплате в уведомлении об исчисленных суммах (ст. 231 НК). В этом документе вы приводите удержанную сумму НДФЛ, которую нужно фактически перечислить в бюджет, то есть за минусом возвращенного налога. В разделе 1 отчета 6-НДФЛ покажите при этом полную сумму. Показатели отчета и уведомления не совпадут, но это не ошибка. Пытаться состыковать эти цифры не нужно, оставьте все как есть. У налоговиков вряд ли возникнут к вам вопросы.