Сотрудник работает из‑за границы и ездит в командировки. Как оформить и оплатить
Сотрудник уехал за границу, но продолжает работать на российскую компанию. Директор хочет периодически направлять сотрудника в командировки — как в Россию, так и в другие страны. Как оформлять и оплачивать такие поездки? Сейчас расскажем.
Как оформить командировку в другую страну, если сотрудник работает за рубежом
Заграничные командировки дистанционных сотрудников не запрещены. Но для компании они дороже из-за дополнительных расходов — оформления визы, оплаты жилья, обмена валюты и пр.
Действуйте, как если бы российский сотрудник поехал в командировку внутри страны. Составьте приказ о направлении работника в командировку — например, по форме № Т-9 (утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В нем зафиксируйте Ф. И. О. сотрудника, структурное подразделение, в котором он работает, его профессию (должность), а также цель, время и место командировки.
Командировочное удостоверение и служебную записку оформлять необязательно (постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Но для фиксации времени, когда сотрудник выехал в командировку и прибыл в место назначения, вы вправе составить и эти документы.
По возвращении из командировки работник обязан в течение трех рабочих дней направить в бухгалтерию авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие траты. В данном случае нужно организовать электронный документооборот с сотрудником.
На заметку
Директор из-за границы улетел на переговоры — что с налоговым учетом расходов
Ваша коллега прислала в редакцию «Главбуха» вопрос из практики. Директор ее компании уехал из России: управляет организацией из-за границы. Живет в одной стране, а на переговоры улетел в другую. Как быть с налоговым учетом расходов?
Вопрос прокомментировал Олег Мясников, налоговый консультант, к. ю. н. Если цель поездки директора в другую страну — проведение переговоров с потенциальными деловыми партнерами компании, то поездка считается служебной командировкой. Командировочные расходы можно принять в налоговом учете (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Дополнительно к оправдательным документам хорошо бы иметь протокол проведения переговоров, подписанный всеми участниками. Еще лучше — заключенный контракт с иностранным контрагентом или хотя бы проект этого контракта. Такие документы помогут подтвердить деловую цель поездки и подстрахуют компанию на случай спора с налоговиками.
Сколько суточных заплатить сотруднику
Суточные по зарубежным командировкам считают по стране пребывания. Нормы закрепляют в положении о командировках или других локальных актах компании: в зависимости от страны, куда летит сотрудник. Здесь нужно учитывать даты пересечения границы, когда сотрудник покидает свое место проживания и возвращается обратно. Даты определяйте по штампу в загранпаспорте работника (п. 18 положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Если поездка происходит внутри Шенгенской зоны, то ориентируйтесь на билеты, так как штампа не будет. Попросите, чтобы сотрудник выслал фото или сканы документов.
Выплатить суточные можно как в рублях, так и в валюте. Норматив на зарубежные командировки — 2500 руб. Он определен только для НДФЛ и взносов. Для налога на прибыль и взносов на травматизм норматива нет (п. 1 ст. 217, подп. 12 п. 1 ст. 264, п. 2 ст. 422 НК, письмо ФСС от 17.11.2011 № 14-03-11/08-13985). Суточные сверх лимита, а также расходы, которые сотрудник не подтвердил документами, облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК). НДФЛ считайте на дату фактического получения дохода (п. 5 ст. 210 НК). Это последний день месяца, в котором руководитель утвердил авансовый отчет (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК).
Нормы суточных и возмещения командировочных расходов организация устанавливает в локальном нормативном акте, например в положении о командировках. Дистанционным сотрудникам, которые в том числе работают из-за рубежа и ездят в командировки, суточные платите, как и обычным работникам — не удаленщикам. То есть за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути и за время вынужденной остановки в пути.
за правильный ответ
