Выдаем подотчетные не только сотрудникам. Опасно?
Чем рискуете: не исключено, что придется доплатить страховые взносы и НДФЛ с суммы выданных подотчетных.
Если директор просит третьих лиц закупаться от лица компании, объясните, что так делать не стоит. Например, опасно снимать деньги со счета организации и передавать их сыну директора, чтобы тот покупал в офис канцелярку. Конечно, если сын руководителя не работает в компании. При проверке налоговики могут признать такую наличку доходом или получателя, или того, кто распорядился передать деньги. А раз есть доход, значит, в бюджет с этой суммы должны поступить НДФЛ и страховые взносы. Такую позицию зачастую разделяют не только инспекторы, но и судьи (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 по делу № А35-10737/2021).
Наличные под отчет можно выдавать только работникам компании, с которыми заключили трудовой договор (п. 5, 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). В крайнем случае физлицам, которые выполняют для вас работы по гражданско-правовым договорам. Причем у подрядчиков, которые будут тратить деньги компании, так же как и у сотрудников, должна быть деловая цель. Например, им можно поручить закупить материалы, которые будут использованы в деятельности компании.
Если директор, несмотря на ваши доводы, все же хочет выдавать подотчетные посторонним людям, предложите компромисс. Пусть разрешит заключать с такими людьми гражданско-правовые договоры.
В соглашении безопаснее зафиксировать конкретную задачу, которую поручаете подрядчику, а также алгоритм выдачи, возврата и документального оформления подотчета. Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче денег подрядчикам, закрепите порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных актах. Так будет легче контролировать движение подотчетных денег, плюс снизите риск, что проверяющие обвинят компанию в выплате дохода, с которого не заплатили НДФЛ и взносы.
С безналичной выдачей подотчетных ситуация аналогичная, как и с выдачей налички. Не стоит перечислять деньги посторонним людям, которые не связаны с компанией договором. Даже если у такой выдачи, по мнению руководства, есть деловая цель. Налоговики к такой операции, скорее всего, придерутся и потребуют доплатить НДФЛ и взносы. Поэтому зафиксируйте порядок совершения операций по выдаче подотчетных средств в безналичной форме в локальных актах компании.
Четыре готовых решения для ваших расчетов с самозанятыми
Есть ли лимит расчетов наличкой с самозанятыми
Заключили договоры с самозанятыми физлицами. Рассчитываться планируем из кассы. Вопрос такой: а распространяется ли лимит расчетов наличными на сделки с самозанятыми?
Если работаете с самозанятыми, которые имеют статус ИП, и договоры заключили как с предпринимателями, то требуется соблюдать лимит расчетов наличными. Он, как и для организаций, составляет 100 000 руб. по одному договору. Когда же самозанятые — обычные физлица, без статуса ИП, лимита наличных расчетов для таких сделок нет (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, письмо УФНС по г. Москве от 10.06.2020 № 20-21/093682).
Как часто компания может перечислять вознаграждение самозанятому
Наша компания хочет заключить два договора с самозанятыми. Один из них — посреднический. Как часто мы сможем платить вознаграждения таким подрядчикам?
Начнем с того, что самозанятые не вправе вести посредническую деятельность в рамках НПД (ст. 4 Федерального закона от 27.11.2018 422-ФЗ). Но никто не запрещает вам заключить с этим физлицом обычный гражданско-правовой договор на оказание посреднических услуг. В таком случае сроки и периодичность выплат можно оговорить в контракте с посредником. Деньги выплачивайте в соответствии с условиями договора.
Будем исходить из того, что второй самозанятый, с которым вы хотите заключить договор, ведет деятельность из списка допустимых по законодательству. В этой ситуации закон не запрещает платить вознаграждение даже несколько раз в месяц. Главное сделайте так, чтобы сотрудничество не было похоже на трудовые отношения, а выплата — на аванс по зарплате. Иначе при проверке налоговики могут доначислить НДФЛ, взносы, потребовать пени и штрафы. Убедиться, что между вами и самозанятым нет признаков трудовых отношений, помогут письма ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674, от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183.
Еще по этой теме
Проверьте договоры с самозанятыми по специальным индикаторам, которые обнародовали налоговики.
Вправе ли компания принять к учету товар по накладной при отсутствии чека от самозанятого
Столкнулась с такой проблемой впервые. Наша организация приобрела товар у самозанятого. Поставщик представил товарную накладную, а чек не выдал. Можем ли мы оприходовать товар только по накладной — без чека и что нам грозит, если мы признаем такие расходы в налоговом учете?
Вы вправе оприходовать товар по товарной накладной. Но в налоговом учете списывать расходы без чека опасно. Есть риск, что налоговики откажут в признании таких затрат, ведь чек — обязательный реквизит в оформлении расчетов с самозанятым (ст. 14 Закона № 422-ФЗ). Если не хотите спорить с проверяющими, настаивайте, чтобы самозанятый представил вам, помимо накладной, чек, который обязан выдавать по закону.
Можно ли погасить задолженность перед компанией в качестве оплаты на счет самозанятого
У нас возникла задолженность перед компанией-контрагентом. Директор распорядился погасить долг необычным способом — перевести деньги не напрямую организации, а отправить их на счет самозанятого. Основание — письмо от контрагента с таким содержанием: «Просим произвести оплату в размере 100 000 руб. 00 коп. в рамках погашения задолженности перед ООО “Крона” по договору от 08.06.2023 № 103 на следующие реквизиты самозанятого...». Вправе ли мы сделать такой перевод на основании письма?
Да, вправе. Так поступить разрешает статья 313 ГК. Самозанятый в этом случае обязан принять деньги от вашей компании. Ведь такую обязанность на него возложил контрагент.
Кодекс не устанавливает форму документа, которым может быть оформлена подобная операция. Поэтому вполне подойдет письмо или уведомление. Главное, чтобы в тексте были указаны наименования всех сторон сделки, четко обозначено обязательство, которое нужно погасить, а также приведены реквизиты для перевода денег. Это обезопасит вас от возможных денежных споров между всеми сторонами, которые участвуют в сделке. При необходимости в письмо можно включить допсведения: сроки исполнения, правила оформления платежного поручения и т. д.
за правильный ответ
Налоговики теперь ищут разрывы по НДФЛ и взносам. Кто в зоне риска
Налоговики придумали новые проверки, теперь ищут разрывы по НДФЛ и взносам, а не только по НДС. Цель — найти тех, кто платит серые зарплаты. Редакция «Главбуха» раздобыла секретную методику ФНС. В статье рассказали, кто попадает в зону риска. На случай, если получили запрос от налоговой, у нас есть сервис, который поможет ответить.
Проще
Воспользуйтесь сервисом, если налоговики попросят пояснения по зарплате.
Какие показатели оценивают налоговики, чтобы найти разрывы по НДФЛ и взносам
ФНС научила свою программу находить компании, которые продолжают выдавать зарплату в конвертах. Теперь инспекторы видят разрывы по НДФЛ и взносам.
Раньше термин «разрыв» был связан только с проверками НДС. Когда данные по налогу у покупателя и у поставщика расходятся, налоговики считают, что есть разрыв по НДС. Скажем, покупатель заявляет вычет, а поставщик не показал налог по этой сделке в своей декларации. В случае с зарплатными налогами у разрыва совершенно другое значение. Дальше узнаете, что налоговики заложили в это понятие и какие компании попадут в зону риска.
Специальная программа АСК «ДФЛ Риски» рассчитывает два показателя и по результатам определяет уровень риска. Первый показатель — сумма риска. Его еще называют потенциальная сумма недоплаченных взносов и НДФЛ. Второй показатель — доля разрыва. Чтобы определить уровень риска, нужно посчитать оба показателя и сравнить их с максимальными значениями, которые налоговики заложили в свою программу. Что с чем сравнивают налоговики, смотрите в таблице.
Как налоговики определяют уровень риска
| Сумма потенциальной недоимки или сумма риска, руб. | Доля разрыва, % | Уровень риска | ||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Взносы за 3 месяца | Взносы за 6 месяцев | Взносы за 9 месяцев | Взносы за год | НДФЛ + + взносы за год | ||
| > 500 000 | > 1 000 000 | > 1 500 000 | > 2 000 000 | > 3 000 000 | > 50 | Критический |
| > 100 000 | > 200 000 | > 300 000 | > 400 000 | > 600 000 | > 35 | Высокий |
| > 25 000 | > 50 000 | > 75 000 | > 100 000 | > 150 000 | > 20 | Средний |
| Не установлено. Сумма риска не имеет значения | > 5 | Низкий | ||||
| Не установлено. Сумма риска не имеет значения | ≤ 5 | Минимальный | ||||
Подозрительно, когда компании занимаются одной и той же деятельностью, получают сопоставимые доходы, но при этом в одной из них сотрудники получают зарплату в несколько раз ниже. На выявление именно таких ситуаций и заточена АСК «ДФЛ Риски».
Все данные чиновники берут из ваших отчетов: РСВ и 6-НДФЛ. Это около 100 млн сведений о доходах физлиц в год по НДФЛ и 50 млн сведений из РСВ в квартал. Но программа АСК «ДФЛ Риски» легко справляется с такими объемами.
Сумма риска — что означает и как считают
Программа определяет, сколько взносов и НДФЛ перечислила бы компания, если бы каждый сотрудник получал среднеотраслевую зарплату. Это значение сравнивают с фактическими платежами. Разница и есть разрыв, то есть потенциальная недоимка. Ее еще называют суммой риска. Рассчитать можно по формуле:
 |
К примеру, за первое полугодие начислили 3 300 000 руб. страховых взносов. Среднеотраслевая зарплата для этой компании — 33 000 руб. Предположим, что всего в компании 500 человек, а ставка взносов 30 процентов. Налоговый разрыв в этом случае 1 650 000 руб. (33 000 ₽ × 500 чел. × 30% – 3 300 000 ₽). Такой показатель соответствует критическому уровню риска. Ведь сумма риска больше 1 000 000 руб. Но прежде чем делать выводы, нужно еще оценить долю разрыва.
В течение года налоговики считают разрыв по взносам, за год к расчету добавляется еще и НДФЛ. Инспекторы отдельно считают разрыв по тем сотрудникам, которые получают меньше МРОТ. В данном случае они считают потенциальную разницу взносов, рассчитанных с федерального МРОТ, и взносов, фактически начисленных с доходов конкретного сотрудника.
Доля разрыва: как и для чего считают
Даже если сумма риска соответствует высокому или критическому уровню, это еще не значит, что компания попадет на контроль к налоговикам. Нужно еще оценить долю разрыва. Это отношение недоплаченных взносов к их общей потенциальной сумме:
 |
Вернемся к нашему примеру, который приводили выше. Мы уже выяснили, что сумма риска — 1 650 000 руб. Фактическая сумма взносов — 3 300 000 руб.
В таком случае доля разрыва — 33,33 процента (1 650 000 ₽ : (1 650 000 ₽ + 3 300 000 ₽) × 100). Это меньше 35 процентов. А значит, компания в группе среднего риска. И не важно, что сумма потенциальной недоимки превышает критический уровень.
Чего ждать от налоговиков, если компания попала в зону риска
Компаниям, которые знают свою категорию риска, проще предугадать действия налоговиков и заранее к ним подготовиться. Особенно это важно, если компания в группе высокого или критического риска. Ведь по результатам работы с такими организациями оценивают эффективность инспекций. От того, сколько компаний снизят свой уровень риска и доплатят взносы, зависит зарплата самих налоговиков. Поэтому проверяющие настойчиво убеждают работодателя поднять зарплату сотрудникам и доплатить взносы.
Еще по этой теме
Пошаговая инструкция, как самостоятельно определить, в какую группу риска попала ваша компания.
При уровне риска выше среднего инспекторы запросят пояснения и могут пригласить руководителя и главного бухгалтера в инспекцию. Налоговый кодекс дает инспекторам право вызывать сотрудников компаний и в рамках проверки, и вне ревизии.
Представителя организации могут пригласить только письменным уведомлением (п. 4 ст. 31 НК). Если не прийти, директора могут оштрафовать на сумму до 4000 руб. (ст. 19.4 КоАП). Цель вызова понятна: найти в компании серую зарплату и обеспечить тем самым дополнительные поступления в бюджет.
При этом ФНС запрещает контролерам «кошмарить» компании со средним риском. Прежде чем брать такую организацию в разработку, инспекторы должны найти и другие причины для дополнительной проверки: жалобы сотрудников, сомнительные операции по расчетным счетам и т. д. (письмо ФНС от 25.05.2023 № БС-4-11/6535).
Как отвечать налоговикам, когда требуют повысить зарплату
На чем бы ни настаивали налоговики, повышать зарплаты по их требованию вы не должны. Никто не обязывает компанию ориентироваться на среднеотраслевые показатели. Тем более когда у компании есть законные причины платить сотрудникам зарплату меньше среднеотраслевого уровня. Например, в штате есть сотрудники с неполной занятостью. В этом случае ориентироваться на среднеотраслевую зарплату неверно. Как об этом написать налоговикам, смотрите в образце.
Если ссылаетесь на сокращенный график, учитывайте, что инспекторы относятся к этому с подозрением. Они уверены, что компании только на бумаге оформляют частичную занятость, чтобы сэкономить на НДФЛ и взносах. На самом же деле сотрудники работают полный день и получают часть зарплаты в конверте. Налоговики проверят, действительно ли работник трудится неполный день. Подробнее об этом — в интервью со специалистом ФНС.
Когда инспекторы требуют повысить зарплату сотрудникам, проверьте, как они посчитали ваш уровень риска и откуда взяли данные о зарплате. Например, инспекторы могли не учесть, что компания относится к МСП и платит взносы по пониженному тарифу. Тогда сумма потенциальной недоимки будет вдвое меньше. Если показатели налоговиков непонятны, уточните источник. Не исключено, что инспекторы признают ошибку и снимут претензии.
