Выдаем подотчетные не только сотрудникам. Опасно?
Чем рискуете: не исключено, что придется доплатить страховые взносы и НДФЛ с суммы выданных подотчетных.
Если директор просит третьих лиц закупаться от лица компании, объясните, что так делать не стоит. Например, опасно снимать деньги со счета организации и передавать их сыну директора, чтобы тот покупал в офис канцелярку. Конечно, если сын руководителя не работает в компании. При проверке налоговики могут признать такую наличку доходом или получателя, или того, кто распорядился передать деньги. А раз есть доход, значит, в бюджет с этой суммы должны поступить НДФЛ и страховые взносы. Такую позицию зачастую разделяют не только инспекторы, но и судьи (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 10.04.2023 по делу № А35-10737/2021).
Наличные под отчет можно выдавать только работникам компании, с которыми заключили трудовой договор (п. 5, 6.3 Указаний ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). В крайнем случае физлицам, которые выполняют для вас работы по гражданско-правовым договорам. Причем у подрядчиков, которые будут тратить деньги компании, так же как и у сотрудников, должна быть деловая цель. Например, им можно поручить закупить материалы, которые будут использованы в деятельности компании.
Если директор, несмотря на ваши доводы, все же хочет выдавать подотчетные посторонним людям, предложите компромисс. Пусть разрешит заключать с такими людьми гражданско-правовые договоры.
В соглашении безопаснее зафиксировать конкретную задачу, которую поручаете подрядчику, а также алгоритм выдачи, возврата и документального оформления подотчета. Для того чтобы подстраховаться от возможных рисков при выдаче денег подрядчикам, закрепите порядок выдачи им подотчетных средств в локальных внутрикорпоративных актах. Так будет легче контролировать движение подотчетных денег, плюс снизите риск, что проверяющие обвинят компанию в выплате дохода, с которого не заплатили НДФЛ и взносы.
С безналичной выдачей подотчетных ситуация аналогичная, как и с выдачей налички. Не стоит перечислять деньги посторонним людям, которые не связаны с компанией договором. Даже если у такой выдачи, по мнению руководства, есть деловая цель. Налоговики к такой операции, скорее всего, придерутся и потребуют доплатить НДФЛ и взносы. Поэтому зафиксируйте порядок совершения операций по выдаче подотчетных средств в безналичной форме в локальных актах компании.
