Каких руководителей включать в зарплатную отчетность, а каких не надо

Показывать руководителей в отчетах нужно по особым правилам. Сложность в том, что эти правила чиновники регулярно пересматривают. Последние рекомендации найдете в статье. А шпаргалка ниже поможет принять быстрое и безопасное решение.

Учредитель, который не работает в штате компании

В зарплатных отчетах застрахованных лиц показывают по конкретному виду страхования:

— в РСВ и перссведениях — по пенсионному, медицинскому и на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

— в разделе 2 ЕФС-1 — на случай происшествий на производстве или профессиональных заболеваний.

Учредитель к застрахованным лицам не относится, не важно, единственный он или один из участников. Если компания не заключила с ним трудовой или гражданско-правовой договор, включать учредителя в отчеты оснований нет. При условии что он не выполняет трудовые функции. Исключение — учредитель, который является членом совета директоров.

Директор — единственный учредитель

Отразите такого директора в РСВ и перссведениях, а вот в раздел 2 ЕФС-1 включите, только если оформите трудовой договор.

Директор — единственный учредитель организации является застрахованным по пенсионному, медицинскому и социальному страхованию, даже если нет трудового договора. Достаточно решения о вступлении в должность.

Что касается страхования от несчастных случаев, то здесь трудовой договор обязателен (письмо СФР от 01.06.2023 № 29-20/88491). Нет договора — нет оснований включать такого руководителя и выплаты ему в раздел 2 ЕФС-1.

Если решите составить трудовой договор, пусть вас не смущает, что с обеих сторон в нем будет стоять подпись одного и того же человека. Руководитель подпишет трудовой договор:

— как работник — от своего имени;

— как законный представитель организации — от имени организации.

Директор — один из учредителей или сторонний специалист

Включите директора во все отчеты, ведь он застрахован по всем видам страхования. Но безопаснее избегать ситуации, когда трудовой договор подписывает один и тот же человек. Проверяющим это может показаться подозрительным, так как у компании, помимо директора, есть и другие участники.

Подписать договор от имени компании вправе, например, председатель общего собрания участников или заседания совета директоров, на котором избрали директора. Если директор является одновременно и председателем общего собрания участников, подписать соглашение может, например, другой участник общества.