Работник просит выходной на 1 сентября: как оформить и оплатить

Если предоставляете сотрудникам выходной на первый учебный день, есть несколько способов это оформить. Выберите оптимальный для вашей компании вариант. Использовать его сможете и для оформления других подобных ситуаций. Например, когда проводите корпоратив в рабочий день или отпускаете сотрудников с работы в их день рождения.

Три способа предоставить выходной на 1 сентября

Первый способ подойдет для ситуации, когда компания не хочет оплачивать выходной, остальные два предусматривают оплату за этот день. Конечно, отпустить сотрудника можно и по устной договоренности. Но если с работником что-то случится в рабочее время, например он травмируется, отвечать за это будет компания, а травму признают производственной.

Способ 1. Отпуск за свой счет. Самый простой вариант — отпустить сотрудника без оплаты. Тогда он получит зарплату за минусом 1 сентября, оплачивать этот день не нужно. Если работника не будет в офисе несколько часов, оплату он получит за вычетом этого времени.

Способ 2. Оплачиваемый отпуск. Предоставить оплачиваемый отпуск можно двумя способами.

Во-первых, выходной 1 сентября вы вправе оформить в счет ежегодного отпуска сотрудника. Статья 125 ТК позволяет брать отпуск любой продолжительности, в том числе и на один день. Главное, чтобы одна из его частей была не меньше 14 календарных дней. Но оформить оплачиваемый отпуск на несколько часов не получится.

Если отпуск предусмотрен утвержденным графиком, отдельно согласовывать его с руководителем не нужно. Даже можно обойтись без заявления. При отпуске вне графика заявление и виза руководителя обязательны.

Во-вторых, чтобы родитель мог проводить своего ребенка в школу, можно закрепить во внутренних документах, что в этом случае ему полагается однодневный дополнительный оплачиваемый отпуск (письмо Минтруда от 02.11.2016 № 14-1/В-1094). Соответствующий пункт может выглядеть, как в образце ниже. Причем компания не обязана компенсировать такой отпуск деньгами, если работник не использует его 1 сентября, — он просто сгорает. Для добровольных дополнительных отпусков компания вправе установить любые правила.

Распечатать образец

В обоих случаях выходной день нужно оплатить исходя из среднего заработка сотрудника. По аналогии с обычными отпускными. Однако затраты на оплату дополнительных отпусков, которые не предусмотрены законодательством, при расчете налога на прибыль не учитываются (п. 24 ст. 270 НК). Так что компании выгоднее первый вариант. При этом взносы и НДФЛ нужно заплатить в любом случае.

Способ 3. Оплачиваемый выходной. 1 сентября работодатель может объявить оплачиваемым выходным днем. Тогда за этот день выплатите сотруднику средний заработок. Такой совет есть в давнишнем письме Роструда (письмо от 19.12.2007 № 5202-6-0). Этот вариант допускали и в Минтруде в отношении допвыходных на случай вакцинации от коронавируса (письмо от 07.06.2021 № 14-4/10/П-4243). Но как посчитать средний заработок в данном случае, в Трудовом кодексе не говорится. Там вообще не описана такая ситуация.

Рассчитывать оплату как отпускные оснований нет, ведь это не отпуск. Остается другой вариант: оплатить 1 сентября исходя из количества рабочих дней в расчетном периоде. Как, например, вы оплачиваете командировку или донорские отгулы. Тогда в локальном акте предусмотрите порядок оплаты таких дополнительных выходных (ответ Роструда на вопрос от 15.08.2023 № 185209). Деньги выплатите с сентябрьским авансом.

Как посчитать зарплату за сентябрь

Если сотрудника не было в офисе 1 сентября, зарплата за сентябрь будет отличаться от обычной.

Если сотрудник брал на 1 сентября отпуск или оплачиваемый выходной, расчет зарплаты будет аналогичным. Отличия связаны лишь с тем, что эти способы предполагают оплату отсутствия на работе. Кроме того, в этих случаях сотрудника не будет в офисе весь день.