Обновите регламент для ЭП, чтобы работа с ФНС и контрагентами не застопорилась

Зачем менять регламент по применению  электронных подписей

Загляните в регламент по применению электронных подписей, чтобы спокойно работать после 1 сентября, когда начнут действовать новые правила (Федеральный закон от 30.12.2021 № 443-ФЗ). Даже настроив свои бухгалтерские программы под изменения и научив подчиненных отправлять отчеты с МЧД в налоговую инспекцию и контрагентам, стоит проверить, готовы ли к изменениям в других отделах компании. Ведь проблемы с электронными документами в конечном счете придется решать главбуху.

Формулировки, которые имеет смысл сейчас добавить в существующий регламент, найдете далее. Их можно разослать сотрудникам, которые отвечают за работу с электронными подписями в вашей компании. Пусть скорректируют документ и уведомят работников. Конечно, при условии что такой регламент у вас есть. Если нет, сейчас самое время его завести. Скачайте готовый проект документа.

Что нового написать в регламенте про КЭП

Пусть ваши подчиненные проверят в регламенте раздел о квалифицированной электронной подписи. Возможно, в нем необходимо изменить правила получения КЭП сотрудниками. Получить личную подпись работники могут в аккредитованном удостоверяющем центре (УЦ). Выпуск подписи занимает от одного до двух рабочих дней и осуществляется по паспорту и СНИЛС. В регламенте требуется описать, как процесс замены подписей должен происходить в вашей компании и кто обязан следить за сроками действия КЭП. Пример формулировки — ниже.

Некоторые пункты из регламента, возможно, придется выкинуть. Например, раньше заявку на аннулирование электронной подписи мог подать не только сотрудник, но и компания. Такое могло случиться в ситуации, когда сотрудник уволился. Сделать так можно было, потому что в сертификате КЭП были указаны данные компании. Отозвать действующий сертификат мог директор, имеющий право действовать без доверенности от имени юрлица. Теперь аннулировать подпись вправе только сотрудник.

Открыть подсказки

Что написать в регламенте про МЧД

Имеет смысл добавить в регламент отдельный раздел о МЧД. В нем по пунктам расписать, как ваша компания будет формировать, отзывать и хранить машиночитаемые доверенности.

Пусть ответственные за регламент сотрудники закрепят в нем порядок формирования МЧД. Есть несколько вариантов, где формировать доверенность. К примеру, МЧД для налоговой инспекции формируется в сервисе ФНС. Если потребуется доверенность для обращения в систему «Честный ЗНАК» или в Социальный фонд, то пока сформировать МЧД можно лишь в их внутренних сервисах.

Обратите внимание на формат МЧД. ФНС, как и обещала, опубликовала на портале Госуслуг единую универсальную версию машиночитаемой доверенности в формате 003. Но лучше не спешить с ее использованием. Сейчас МЧД в этом формате принимают не все ведомства. Сами инспекции принимают МЧД в формате 002 (утв. приказом ФНС от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445). Доверенности версии 003 при обмене с ФНС сможете использовать не раньше 2024 года.

Не лишним будет установить в регламенте, как компании отзывать доверенность. Делать это нужно, если работник откажется от возложенных на него полномочий или уволится (ст. 188, 189 ГК). При отзыве необходимо известить инспекцию, в которую ранее предъявляли МЧД. Для этого надо подать заявление по формату, рекомендованному ФНС (письмо от 20.01.2022 № ЕА-4-26/534). Укажите, какой отдел будет следить за отзывом доверенностей ушедших сотрудников и проверять актуальность выданных МЧД. Примеры формулировок смотрите ниже.

Открыть подсказки