Решайте сами, на чем отправить сотрудника в командировку
Главное изменение: не важно, каким транспортом сотрудник отправился в командировку. Расходы на проезд не доход работника, значит, удерживать НДФЛ не нужно. Но у этого правила есть один нюанс.
Сотрудник отправился в командировку в другой город на поезде. До поезда решил добираться на такси. Компания разрешила ехать на чем угодно, мол, все расходы на проезд возместит. С таких компенсаций, по мнению Минфина, удерживать НДФЛ не нужно (письмо от 14.08.2023 № 03-04-05/76231). Дохода у сотрудника не возникает, и вид транспорта, которым тот решил воспользоваться, значения не имеет.
Такое правило работает, только если о выборе транспорта компания будет осведомлена и даст на это разрешение. Поэтому для обоснования служебных поездок работников оформите, например, положение о компенсации командировочных расходов. Там укажите доступные для каждой должности виды транспорта и порядок возмещения расходов. Ознакомьте с положением сотрудников под подпись. Так сократите количество споров с работниками, у которых возникает облагаемый НДФЛ доход.
Решили возместить сотруднику расходы на транспорт, о которых он забыл предупредить? Оформите дополнительный документ любого формата: приказ, распоряжение и пр. Главное, чтобы из него однозначно следовало, что работодатель разрешает использовать тот вид транспорта, который выбрал сотрудник, а также было сказано о компенсации трат на проезд. Так вам не придется отбиваться от претензий налоговиков.
Вопрос компенсации транспортных расходов сотруднику —
это отношения между работодателем и сотрудником.
А налоговые риски исключаются грамотно оформленным
внутренним документом.
службы РФ 1-го класса
