Компенсации удаленным работникам: как платить сейчас и что поменяется с 2024 года
- 1Посмотрите, что изменилось в расчетах с удаленщиками
- С какого момента действуют поправки
- 2Определитесь, какие расходы будете компенсировать
- Список необходимых документов
- 3Посчитайте необлагаемую сумму
- Примеры расчета на конкретных цифрах
- 4Покажите выплату удаленщику в учете
- Готовые проводки
Законодатели решили установить специальный лимит для компенсаций дистанционным работникам — 35 руб. в день. Такую сумму можно принимать к налоговому учету без подтверждающих документов, а еще не учитывать при расчете взносов и НДФЛ. Вы вправе не облагать налогами и взносами и большую сумму, но для этого потребуются специальные расчеты. Все подробности — в этой статье.
новый лимит в расчете на день для расходов дистанционщиков
Что и когда меняется в выплате компенсаций удаленщикам
Новый лимит действует в отношении трех платежей: налога на прибыль, НДФЛ и страховых взносов. Что касается УСН, то для пользователей этого спецрежима правила остаются прежними. В закрытом перечне расходов, которые можно учесть при расчете единого налога, компенсация удаленщикам не упомянута.
Налог на прибыль. В налоговом учете лимит в 35 руб. вы вправе применять уже с 31 августа (подп. 11.1 п. 1 ст. 264 НК). С этой даты у компании есть выбор: либо учесть в расходах всю сумму компенсации, подтвержденную документами, либо не более 35 руб. за рабочий день. Во втором случае месячная сумма компенсации зависит от количества рабочих дней в месяце. В основном она будет варьироваться в диапазоне 665—735 руб. за полный месяц. Сумма будет меньше, если сотрудник болел, находился в отпуске или работает удаленно не каждый день, а, например, три дня в неделю.
НДФЛ и взносы. В отношении этих платежей поправка вступит в силу с будущего года (п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК в новой ред.). Использовать лимит в 35 руб. можно будет с 1 января. Пока же остается только вариант с документальным подтверждением расходов.
Какие правила применять сейчас
Итак, применять новый лимит сейчас можно только в отношении налога на прибыль. С 31 августа вы либо компенсируете фактические расходы, либо используете лимит, который не нужно подтверждать документами. Причем компания может выбрать разные правила для разных работников. Для НДФЛ и взносов пока действует прежний порядок.
Где закрепить новый лимит. Если собираетесь упростить налоговый учет уже сейчас, зафиксируйте новый лимит во внутренних документах компании или в трудовых договорах (образец 1). Только тогда этот лимит будет действовать. Если же хотите сэкономить большую сумму, будьте готовы подтвердить расходы. И для компании, и для работника это, как правило, более выгодный вариант.
Какие затраты можно компенсировать. Закон обязывает обеспечить дистанционного работника оборудованием и программами или заплатить ему компенсацию, а также возместить иные расходы (ст. 312.6 и 312.9 ТК). Точного списка компенсируемых расходов в нормативных актах нет.
Обычно компенсация состоит из двух частей. Первая — непосредственно компенсация за использование личного ноутбука, компьютера, принтера или другого оборудования. Вторая — возмещение затрат. Например, на оплату интернета, покупку и настройку необходимых программ, антивируса, расходных материалов (бумаги, картриджей и т. д.).
Список компенсируемых расходов можно закрепить в локальном нормативном акте. Тогда в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему дайте ссылку на этот акт. Или сразу зафиксируйте все расходы в трудовом договоре с дистанционным сотрудником, как в образце 2.
Как подтвердить расходы. До поправок компания обязана была документально подтвердить выплаты своим дистанционным работникам. Только тогда компенсации можно было учесть при расчете налога на прибыль, а также не облагать НДФЛ и взносами. Задача весьма трудоемкая, поэтому и решили ввести лимит расходов. Да, сумма небольшая, но и подтверждать ее не нужно. Если же вы готовы подтвердить расходы, можно по-прежнему не облагать всю сумму. Такое правило действует сейчас и продолжит действовать в 2024 году.
От удаленщика вам потребуется два вида бумаг (письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705). Во-первых, документы о том, что дистанционщик использует личное или арендованное имущество в интересах работодателя. Во-вторых, документы, подтверждающие текущие расходы сотрудника на оплату интернета, покупку бумаги для принтера или других расходных материалов (письмо Минфина от 11.01.2022 № 03-04-06/263). Сориентироваться в документах поможет таблица.
Какие подтверждающие документы требовать у дистанционного работника
| Что компенсируете | Копии каких документов подойдут для подтверждения |
|---|---|
| Использование личного компьютера, ноутбука, принтера и т. п. | 1) чек на покупку компьютера, ноутбука, принтера и т. п.; 2) гарантийный талон; 3) технический паспорт |
| Использование арендованного компьютера, ноутбука, принтера и т. п. | 1) договор аренды между дистанционщиком и арендодателем; 2) акт приемки-передачи имущества; 3) документы о внесении арендной платы |
| Расходы на интернет | Чеки на оплату интернета |
| Стоимость расходных материалов (бумаги, картриджей и др.) | 1) чеки на покупку расходников; 2) товарные чеки или накладные |
| Расходы на ремонт компьютера, ноутбука, принтера и т. п. | 1) договор на ремонт; 2) акт выполненных работ; 3) чек или другой документ об оплате |
Но и это не все. Есть еще одно требование: размер компенсации нужно обосновать. Недостаточно просто закрепить сумму в локальном акте. Ведь сотрудник пользуется компьютером и интернетом не только в служебных целях. Удобнее всего считать компенсацию отдельно по каждой статье расходов. Рассмотрим две основные статьи: использование оборудования и оплату интернета.
Компенсация за использование компьютера. Оптимальный вариант — установить размер компенсации исходя из расчетной суммы амортизации оборудования и рабочего времени сотрудника.
Пример 1. Как рассчитать компенсацию за использование компьютера: два способа
На заметку
Что делать, если документы не сохранились
Допустим, у работника не осталось кассового чека на покупку, например, ноутбука. Возможно, сохранился гарантийный талон или технический паспорт. Любой из этих документов тоже доказывает, что ноутбук принадлежит сотруднику. Когда нет вообще никаких бумаг, высок риск, что налоговики исключат компенсацию из ваших расходов, доначислят налог на прибыль, взносы и НДФЛ. Но и тут не все потеряно. Сообщите инспекторам, что право собственности предполагается за тем лицом, которое фактически владеет имуществом. Приобрести право собственности возможно посредством длительного пользования имуществом (ст. 234 ГК). Проверьте, чтобы в трудовом договоре или допсоглашении к нему была фраза о том, что для дистанционной работы сотрудник использует принадлежащий ему ноутбук. Укажите его марку и модификацию. Такой распиской сотрудник фактически подтверждает, что это его компьютер.
Возмещение расходов на интернет. Из общей суммы расходов на интернет выделите ту долю затрат, которая относится к фактически отработанному времени. Ведь иначе невозможно точно определить, какую часть интернет-трафика сотрудник потратил на служебные цели, а какую — на личные.
Пример 2. Как посчитать обоснованную сумму расходов на интернет
Как отразить компенсации удаленщикам в учете
В бухгалтерском учете компания вправе включить в расходы всю сумму компенсации — посчитанную как способом 1, так и способом 2. Те же правила действуют и в налоговом учете, ведь сумма расходов подтверждена. Также нет оснований удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы со всей суммы начисленной компенсации.
Смотрите на примере, как показать сумму рассчитанной компенсации в пользу дистанционного сотрудника в бухгалтерском учете и как эта сумма повлияет на налоговый учет.
Пример 3. Как показать сумму компенсации в учете
30 сент. ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73 838,80 ₽ начислена компенсация дистанционному работнику за сентябрь. |
5 окт. ДЕБЕТ 73 КРЕДИТ 51 838,80 ₽ выплачена компенсация дистанционному сотруднику за сентябрь. |
Если вы решили уже сейчас установить лимит компенсации дистанционщикам 35 руб. в день, при расчете налога на прибыль учитывайте не больше этой суммы. Но тогда на сумму компенсации начислите страховые взносы и удержите НДФЛ.
В бухгалтерском учете выплату отразите по тем же правилам, только дополнительно покажите зарплатные платежи. Взносы отразите в учете на последний день месяца, в котором начислена компенсация, а НДФЛ — в день выплаты дохода, то есть когда удержите налог.
На заметку
Пять рекомендаций по расчету компенсации
1. Не завышайте сумму компенсации, которую выплачиваете дистанционным работникам. Компенсацию за использование личной техники рассчитайте исходя из нормы амортизации, а сумму возмещаемых затрат определите по чекам ККТ или другим подтверждающим документам, которые предъявил сотрудник.
2. Безопаснее сделать поправку на рабочее время. Ведь наверняка в свободные от работы часы сотрудник пользуется ноутбуком и интернетом в личных целях. Поэтому исключите из расчета нерабочее время, а также выходные и праздничные дни.
3. За те месяцы, когда сотрудник был в отпуске или болел, скорректируйте сумму компенсации пропорционально фактически отработанным дням.
4. Предусмотрите лимиты на расход бумаги, картриджей, тонера и др.
5. Вы вправе ограничить максимальный размер компенсации. К примеру, указать, что возмещаете расходы на интернет, но не более 500 руб. в месяц.
за правильный ответ
