Поставщик получил аванс и сменил наименование. Что делать покупателю?

Компания заключила договор с организацией, допустим ООО «Альфа», на поставку материалов. Та, в свою очередь, выставила счет на оплату аванса. Авансовый счет-фактуру компания отразила в книге покупок. После внесения предоплаты материалы были полностью отгружены. Вместе с товаром пришли и закрывающие документы, включая счета-фактуры на полную сумму поставки. Когда бухгалтер взялась проводить все это в учете, обнаружила, что в закрывающей документации фигурирует новое наименование контрагента, например ООО «Альфа-Плюс». Другие реквизиты компании — ИНН, КПП, адрес и расчетный счет — не изменились. Бухгалтер задумалась, как поступить в таком случае: требовать от партнера перезаключить договор или просто завести нового контрагента в базу поставщиков?

Прежде всего стоит узнать причину смены наименования. Для этого достаточно заглянуть в бесплатный сервис ФНС. Сейчас сведения из ЕГРЮЛ находятся в свободном доступе, их можно посмотреть без официальных запросов. Если контрагент изменил только наименование, то проблем это не вызовет, так как все остальные реквизиты компании остались прежними. А значит, ее легко идентифицировать, например по ИНН.

Если все равно переживаете, для подстраховки направьте запрос партнеру о причинах смены наименования в первичке. Заручившись ответом поставщика, обновите данные о нем в своей учетной программе и продолжайте работать дальше.

Править книгу покупок и менять там наименование контрагента на новое не надо. Указывайте в книгах продаж и покупок название контрагента так, как оно записано в счете-фактуре (постановление Правительства от 26.12.2011 № 1137). Новое наименование партнера не должно помешать восстановлению вычета по авансовому счету-фактуре.

Если налоговики при проверке все-таки усомнятся в данных поставщика, они попросят у вас пояснения. Вы сможете отбиться от вопросов, если объясните причину. Можно направить в ответ письмо контрагента и выписку из ЕГРЮЛ с историей смены наименования, но это не обязательно.