Сотрудники передают подотчетные друг другу. Опасно?

Представьте ситуацию: подотчетнику выдали наличные на хозяйственные нужды. Половину он потратил, половина осталась. Эти деньги решили сразу, минуя кассу, передать другому подотчетнику — на новые покупки в интересах компании. Директор даже подписал приказ о передаче остатка денег от одного сотрудника к другому. Можно ли так поступить?

Скажем сразу: передавать деньги от одного подотчетника к другому рискованно. Такой вариант не предусмотрен в Порядке ведения кассовых операций (утв. Указанием ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Более того, сотрудник, которому выдали подотчетные деньги, обязан за них отчитаться (п. 6.3 Порядка, утв. Указанием ЦБ № 3210-У). А для этого придется составить авансовый отчет, приложить к нему оправдательные документы и сдать остаток денег в кассу организации. Срок — три рабочих дня после окончания периода, на который были выданы подотчетные суммы.

Порядок ведения кассовых операций обязаны соблюдать все компании и предприниматели, которые работают с наличкой. Пойти вразрез с этими правилами нельзя, даже если директор подпишет специальный приказ. Например, о передаче подотчетных денег от одного сотрудника к другому. При проверке налоговики наверняка объявят компании о выявленном нарушении. Оштрафовать могут как саму организацию, так и ее руководителя — за не оприходованные в кассу наличные, которые остались у подотчетника после того, как он оплатил все хозяйственные нужды. Административный штраф на компанию составит до 50 000 руб., а с директора могут потребовать до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП).

Чтобы передать подотчетную наличку другому сотруднику и не нарушить закон, оформите возврат неиспользованного аванса в кассу, а после сдайте эти деньги в банк. Так поступать рекомендуют банкиры (письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561). Затем снова снимите нужную сумму с банковского счета компании. И только после этого оформите выдачу наличных другому подотчетнику. Если действовать в такой последовательности, претензий к компании у налоговиков возникнуть не должно. Ведь этот порядок действий соответствует правилам ведения кассовых операций.