Траты на комфорт в командировках: как их учитывать, чтобы это устроило налоговиков

Допуслуги гостиницы — тот самый повышенный комфорт

Если командированные сотрудники проживают в гостинице, им могут понадобиться дополнительные услуги вроде платной парковки, трансфера, доступа в конференц-зал. Смотрите, какая ситуация возникает с НДС, налоговыми расходами, НДФЛ и страховыми взносами.

НДС. Входной налог по расходам на допуслуги гостиницы принимайте к вычету, если соблюдены условия. Во-первых, когда есть документы-основания для вычета. Во-вторых, стоимость допуслуг разрешено учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 2 и 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).

Вычет возможен не по всем услугам, а только по тем, которые закреплены законодательно (разд. VII и VIII приложения 4 к Положению, утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1860). Сюда, к примеру, входит хранение багажа, автостоянка, библиотека, трансфер, конференц-зал и зал для совещаний, комната отдыха и пр. (п. 3 ст. 164 НК, письмо Минфина от 19.05.2022 № 03-07-11/46390). Исключения — услуги по ставке НДС 0 процентов: стирка, глажка, мелкий ремонт одежды и т. п. Эти расходы формируют единую цену гостиничного номера (письмо Минфина от 27.07.2022 № 03-07-15/73570).

Налог на прибыль и расходы по УСН. При налогообложении прибыли и УСН можно учесть стоимость допуслуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Перечень дополнительных услуг законодательно не определен. Поэтому вы вправе ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте, а не на минимальный набор допуслуг (постановление Шестнадцатого ААС от 01.02.2021 по делу № А15-1287/2019). Будьте готовы, что налоговики проверят допуслуги с точки зрения их необходимости. Например, компенсация расходов на авто у гостиницы будет необоснованной в нерабочее время.

НК прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах, допобслуживанием в номере: мини-бар, платные каналы телевидения, а также пользование бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Исключение — когда стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой. В таком случае учитывайте ее в общей сумме расходов на проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК).

НДФЛ и страховые взносы. Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы с компенсации допуслуг, зависит от того, указана ли стоимость таких услуг в гостиничном счете отдельно.

Компания вправе компенсировать командированному сотруднику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя». При условии что перечень закреплен в локальном акте компании, например в положении о командировках. Тогда удерживать НДФЛ и начислять взносы не нужно (ст. 168 ТК, п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Однако не платить НДФЛ и взносы все же рискованно. Налоговики могут признать, что затраты, связанные с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника, не имеют отношения к расходам на наем жилого помещения. Особенно если это управленческий персонал, а расходы значительные.

Самый безопасный вариант для компании и сотрудника — когда стоимость допуслуг гостиницы не указана в счете отдельной строкой. В таком случае учтите ее в общей сумме расходов на проживание.

Если спорные расходы работника явно не соответствуют
целям, задачам командировки и подходят под определение
личных нужд, не связанных с коммерческой деятельностью,
вероятны претензии ИФНС.

АЛЕКСЕЙ МАТЮШИН,

советник государственной гражданской
службы РФ 2-го класса

Завтрак в гостинице

Здесь нужно помнить, что компания возмещает сотрудникам расходы на питание в составе суточных. Как дополнительная оплата завтраков влияет на налоги — давайте смотреть.

НДС. В общем случае завтраки, которые включены в единую цену номера, облагаются НДС по нулевой ставке, так как прямо поименованы в разделах VII и VIII приложения 4 к Положению из постановления Правительства № 1860 (письма Минфина от 27.07.2022 № 03-07-15/73570, ФНС от 12.08.2022 № СД-4-3/10526). Поэтому вычет НДС по завтракам в этом случае равен нулю.

Налог на прибыль и расходы по УСН. Если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, вы вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).

Когда же стоимость завтрака выделена отдельной строкой, списать ее в налоговом учете нельзя. Ведь расходы на питание возмещаются за счет суточных. Дополнительную оплату завтрака налоговики сочтут необоснованной (п. 1 ст. 252 НК).

НДФЛ и страховые взносы. Если завтрак не выделен в общем счете, его стоимость не надо облагать НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК). Когда наоборот — компании придется удержать НДФЛ и начислить взносы. Ведь такие суммы не поименованы в перечне необлагаемых (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК, письмо ФНС от 03.04.2023 № БС-3-11/4624).

Телефонные переговоры из гостиницы и доступ к интернету

Главный вопрос тут касается учета налоговых расходов, ведь за звонки и интернет сотруднику, возможно, пришлось заплатить.

Если компенсировали сотруднику такие затраты, в учете возможно два варианта. При наличии у сотрудника отдельного счета на звонки и интернет спишите стоимость в расходы на оплату услуг связи. Такие расходы разрешены как на общей системе, так и на упрощенке (подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК). Если же стоимость телефонных звонков или доступа к интернету указана в гостиничном счете, тогда стоимость отразите в общей сумме расходов на проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).

Для подтверждения производственного характера расходов попросите командированного сотрудника приложить к авансовому отчету, например, расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов. Или хотя бы указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.

Представительские расходы

Коллеги часто путают представительские расходы с развлечениями, оплата которых с точки зрения НК за счет компании недопустима.

НДС. К вычету можно принять входной НДС в части представительских расходов, которые вы учли для целей налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК). Если расходы не учли, то и вычет получить с этой суммы не удастся.

Налог на прибыль и расходы по УСН. К представительским расходам нельзя отнести расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний (п. 2 ст. 264 НК). Компенсировать такие затраты сотруднику можете, но в расходы по прибыли не включайте. Что касается упрощенки, то представительские расходы нельзя списывать, поскольку этих затрат нет в закрытых перечнях расходов (п. 1 ст. 346.16 НК). Нельзя учесть в расходах и НДС с этих сумм.