Траты на комфорт в командировках: как их учитывать, чтобы это устроило налоговиков
Правила подтверждения командировок в этом году обновили. Одни документы запретили, другие — добавили. Из-за поправок есть путаница с учетом допрасходов в командировках — к ним еще любят придираться налоговики. В статье расскажем, как проводить сопутствующие затраты командированных сотрудников, чтобы избежать налоговых доначислений.
Допуслуги гостиницы — тот самый повышенный комфорт
Важная деталь
Если получили счет-фактуру с разными ставкам НДС, в книге покупок документ зарегистрируйте только в части налога по ненулевой ставке.
Если командированные сотрудники проживают в гостинице, им могут понадобиться дополнительные услуги вроде платной парковки, трансфера, доступа в конференц-зал. Смотрите, какая ситуация возникает с НДС, налоговыми расходами, НДФЛ и страховыми взносами.
НДС. Входной налог по расходам на допуслуги гостиницы принимайте к вычету, если соблюдены условия. Во-первых, когда есть документы-основания для вычета. Во-вторых, стоимость допуслуг разрешено учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 2 и 7 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).
Вычет возможен не по всем услугам, а только по тем, которые закреплены законодательно (разд. VII и VIII приложения 4 к Положению, утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1860). Сюда, к примеру, входит хранение багажа, автостоянка, библиотека, трансфер, конференц-зал и зал для совещаний, комната отдыха и пр. (п. 3 ст. 164 НК, письмо Минфина от 19.05.2022 № 03-07-11/46390). Исключения — услуги по ставке НДС 0 процентов: стирка, глажка, мелкий ремонт одежды и т. п. Эти расходы формируют единую цену гостиничного номера (письмо Минфина от 27.07.2022 № 03-07-15/73570).
Налог на прибыль и расходы по УСН. При налогообложении прибыли и УСН можно учесть стоимость допуслуг гостиницы, связанных с нормальными условиями проживания: пользование прачечной, химчисткой и т. д. Перечень дополнительных услуг законодательно не определен. Поэтому вы вправе ориентироваться на потребности сотрудника в удобстве и комфорте, а не на минимальный набор допуслуг (постановление Шестнадцатого ААС от 01.02.2021 по делу № А15-1287/2019). Будьте готовы, что налоговики проверят допуслуги с точки зрения их необходимости. Например, компенсация расходов на авто у гостиницы будет необоснованной в нерабочее время.
НК прямо запрещает включать в расходы услуги, выделенные в счете отдельно, которые связаны с обслуживанием сотрудника в барах и ресторанах, допобслуживанием в номере: мини-бар, платные каналы телевидения, а также пользование бассейном, тренажерным залом, сауной и т. д. (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Исключение — когда стоимость этих услуг не указана в гостиничном счете отдельной строкой. В таком случае учитывайте ее в общей сумме расходов на проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1, п. 2 ст. 346.16 НК).
НДФЛ и страховые взносы. Нужно ли удержать НДФЛ и начислить взносы с компенсации допуслуг, зависит от того, указана ли стоимость таких услуг в гостиничном счете отдельно.
Компания вправе компенсировать командированному сотруднику «иные расходы, произведенные с разрешения или с ведома работодателя». При условии что перечень закреплен в локальном акте компании, например в положении о командировках. Тогда удерживать НДФЛ и начислять взносы не нужно (ст. 168 ТК, п. 1 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).
Однако не платить НДФЛ и взносы все же рискованно. Налоговики могут признать, что затраты, связанные с созданием повышенного комфорта или удовлетворением личных потребностей сотрудника, не имеют отношения к расходам на наем жилого помещения. Особенно если это управленческий персонал, а расходы значительные.
Самый безопасный вариант для компании и сотрудника — когда стоимость допуслуг гостиницы не указана в счете отдельной строкой. В таком случае учтите ее в общей сумме расходов на проживание.
Если спорные расходы работника явно не соответствуют
целям, задачам командировки и подходят под определение
личных нужд, не связанных с коммерческой деятельностью,
вероятны претензии ИФНС.
службы РФ 2-го класса
Завтрак в гостинице
Здесь нужно помнить, что компания возмещает сотрудникам расходы на питание в составе суточных. Как дополнительная оплата завтраков влияет на налоги — давайте смотреть.
НДС. В общем случае завтраки, которые включены в единую цену номера, облагаются НДС по нулевой ставке, так как прямо поименованы в разделах VII и VIII приложения 4 к Положению из постановления Правительства № 1860 (письма Минфина от 27.07.2022 № 03-07-15/73570, ФНС от 12.08.2022 № СД-4-3/10526). Поэтому вычет НДС по завтракам в этом случае равен нулю.
Налог на прибыль и расходы по УСН. Если стоимость завтрака включена в общий счет за проживание и никак не обозначена, вы вправе учесть всю сумму в составе командировочных расходов (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).
Когда же стоимость завтрака выделена отдельной строкой, списать ее в налоговом учете нельзя. Ведь расходы на питание возмещаются за счет суточных. Дополнительную оплату завтрака налоговики сочтут необоснованной (п. 1 ст. 252 НК).
НДФЛ и страховые взносы. Если завтрак не выделен в общем счете, его стоимость не надо облагать НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК). Когда наоборот — компании придется удержать НДФЛ и начислить взносы. Ведь такие суммы не поименованы в перечне необлагаемых (п. 1 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК, письмо ФНС от 03.04.2023 № БС-3-11/4624).
Телефонные переговоры из гостиницы и доступ к интернету
Главный вопрос тут касается учета налоговых расходов, ведь за звонки и интернет сотруднику, возможно, пришлось заплатить.
Если компенсировали сотруднику такие затраты, в учете возможно два варианта. При наличии у сотрудника отдельного счета на звонки и интернет спишите стоимость в расходы на оплату услуг связи. Такие расходы разрешены как на общей системе, так и на упрощенке (подп. 25 п. 1 ст. 264, подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК). Если же стоимость телефонных звонков или доступа к интернету указана в гостиничном счете, тогда стоимость отразите в общей сумме расходов на проживание (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).
Для подтверждения производственного характера расходов попросите командированного сотрудника приложить к авансовому отчету, например, расшифровку счета на услуги связи с указанием номеров вызываемых абонентов. Или хотя бы указать номера абонентов с расшифровкой в заявлении о возмещении расходов на телефонные звонки.
Представительские расходы
Коллеги часто путают представительские расходы с развлечениями, оплата которых с точки зрения НК за счет компании недопустима.
НДС. К вычету можно принять входной НДС в части представительских расходов, которые вы учли для целей налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК). Если расходы не учли, то и вычет получить с этой суммы не удастся.
Налог на прибыль и расходы по УСН. К представительским расходам нельзя отнести расходы на развлечения, отдых, профилактику или лечение заболеваний (п. 2 ст. 264 НК). Компенсировать такие затраты сотруднику можете, но в расходы по прибыли не включайте. Что касается упрощенки, то представительские расходы нельзя списывать, поскольку этих затрат нет в закрытых перечнях расходов (п. 1 ст. 346.16 НК). Нельзя учесть в расходах и НДС с этих сумм.
На заметку
Как быть, когда стоимость завтрака включена в общий счет за проживание, но в счете указано, что сумма включает питание
Поскольку стоимость завтрака не выделена, рискованно учитывать в расходах всю сумму за проживание. Инспекторы могут не принять такие затраты в полной сумме, а также включить всю стоимость услуг за проживание в облагаемый НДФЛ и страховыми взносами доход. Чтобы избежать споров, попросите гостиницу переоформить счет. Например, не делать запись о том, что стоимость питания включена, или же выделить стоимость питания отдельной строкой.
Банки по-новому контролируют налоговые платежи. Что спрашивают и как отвечать
Забирайте себе шаблоны ответов на новые запросы банков. Теперь получать их вы будете чаще. Почему — узнаете из статьи. Чтобы проконтролировать налоги, одних лишь платежек банкирам недостаточно. Но какие еще бумаги необходимы для контроля, банкиры, как правило, не говорят. Смотрите в памятке примеры документов, которыми можно подтвердить добросовестность компании.
This is a modal window.
Что изменится в банковских проверках
Пример запроса, где банкиры просят подтвердить уплату НДФЛ
В этом году банки станут направлять вам еще больше запросов по налоговым платежам. Об этом рассказали банкиры, которых мы опросили. И дело не в том, что банки изменили свой подход к проверкам. Как раз наоборот — порядок остался прежним. А вот правила уплаты налогов поменялись кардинально.
Теперь большинство компаний и ИП перечисляют налоги единым платежом. Из платежек не видно, какая часть денег пошла на взносы, какая на НДФЛ и сколько на остальные налоги. А банки по-прежнему должны контролировать, сколько налогов и страховых взносов перечисляет организация. Так что без подсказок клиента банкиры в этом не разберутся.
ЦБ еще не актуализировал свои рекомендации под изменения, связанные с переходом на ЕНС (Методические рекомендации ЦБ от 21.07.2017 № 18-МР). Поэтому банкиры оказались в сложной ситуации: инструкции по проверкам не изменили, но исполнять их банки технически не могут.
О чем вас могут спросить банкиры и как реагировать на их запросы, читайте дальше.
На заметку
Как минимизировать запросы банка по налоговым платежам
ФНС полагает, что при уплате налогов и взносов в назначении платежа можно указать любой текст, который бухгалтер посчитает необходимым. Это относится и к ЕНП, и к платежкам на конкретные КБК. Ведь инспекторы идентифицируют платежи по ИНН, КБК, ОКТМО, налоговому периоду и сумме. Другие отметки им не требуются.
Однако общие формулировки могут вызвать вопросы у банка. Чтобы их избежать, пишите в поле 24 больше конкретики. К примеру, в платежных поручениях на уплату ЕНП распишите, сколько денег приходится на каждый налог. Если оформляете платежку-уведомление, укажите какой налог перечисляете. Скачайте образцы.
Важная деталь
Будьте готовы представить банкирам уведомления об исчисленных налогах. Так они смогут проверить, какая часть денег пошла на НДФЛ и взносы.
Банки не смогут проверить уплату НДФЛ и взносов — возьмутся за начисления
Банкиры будут выяснять, сколько именно НДФЛ и взносов вы перечислили. Для анализа платежей могут запросить пояснения, 6-НДФЛ, РСВ и уведомления об исчисленных суммах.
Если получите такой запрос, соберите и отправьте в банк подтверждающие документы. Какие именно, перечислили в памятке. Так будет проще убедить банкиров в том, что ваша компания добросовестно платит налоги. Что написать в пояснениях, смотрите на образце 1.
Банки сопоставляют зарплату, перечисленную сотрудникам, НДФЛ и взносы с нее со среднесписочной численностью компании. Если выходит, что компания перечисляет мало НДФЛ и платит каждому сотруднику меньше прожиточного минимума, направляют запрос. Но теперь проконтролировать НДФЛ и взносы только лишь по платежкам невозможно.
Некоторые банки задерживали платежи физлицам до тех пор, пока компания не оформит поручение на НДФЛ. Сейчас эту практику уже отменяют. Но полностью отказаться от проверок НДФЛ пока не могут. Ведь банкиры продолжают руководствоваться действующими инструкциями ЦБ.
НДФЛ и взносы — это не единственные платежи, которые контролирует банк. Банкиры определили минимальный уровень налогов, которые должна перечислить компания. Как распределять платежи, чтобы исключить запросы, узнаете дальше.
На заметку
Чем обосновать новые зарплатные сроки
Если в этом году из-за новых правил по НДФЛ ваша компания значительно сдвинула сроки на выдачу зарплаты сотрудникам, это может вызвать подозрения банка. В этом случае представьте банкирам положение об оплате труда или правила внутреннего трудового распорядка, если они их запросят. В пояснениях напишите причину, по которой с 1 января 2023 года изменили сроки выплаты аванса и зарплаты. Если представленных пояснений и документов банкирам будет недостаточно, дополнительно направьте другие кадровые документы, в которых фиксировали новые зарплатные сроки. Например, копию приказа о внесении изменений в положение об оплате труда или правила внутреннего трудового распорядка.
Банкиры по-своему считают налоговую нагрузку — как объяснить ее скачки
Пополнили ЕНС с запасом. Теперь платежи не привязаны к конкретным налогам. Перечислять деньги единым платежом на ЕНС можно с запасом. Например, некоторые бухгалтеры так и поступали в 1-м квартале, чтобы подстраховаться на случай, если всплывут старые пени. А затем учитывали переплату в счет будущих налогов и взносов. То есть в одном периоде заплатили много, а в другом мало или вообще не перечисляли деньги на единый счет.
Еще по этой теме
Из-за неравномерных платежей налоговая нагрузка меняется в большую или меньшую сторону. А по общему правилу безопасный минимум налоговой нагрузки — 0,9 процента от всех поступлений на счет компании (п. 1 Методических рекомендаций ЦБ № 18-МР). Когда размер налогов и взносов на расчетном счете оказывается меньше, компания попадает в зону риска.
Если у вас такая же ситуация и по этой причине вы получили запрос, объясните банкирам причину таких колебаний. Пояснения можно составить в произвольной форме и направить вместе с подтверждающими документами. Образец 2.
В качестве подтверждения приложите платежки на уплату единого платежа. Также понадобится отчетность и уведомления об исчисленных суммах. Они покажут банку, как налоговые инспекторы распределили положительное сальдо ЕНС. Документы и пояснения покажутся банку неубедительными — направьте им справку об исполнении обязанности по уплате налогов и взносов (утв. приказом ФНС от 23.11.2022 № ЕД-7-8/1123).
Перечислили ЕНП с другого банковского счета. Направьте в банк пояснения с копиями платежных поручений из других банков. Образец 3 ниже. А чтобы банкирам было понятно, как инспекторы распределили деньги на ЕНС, приложите отчетность и уведомления об исчисленных суммах налогов и взносов. Если же ваш банк требует перечислять налоги и взносы только через него, остается либо с ним согласиться, либо сменить его на более лояльный.
Налоги заплатила другая компания. Бывает так, что ваш единый счет пополняют другая организация или предприниматель. Например, чтобы не возвращать долг деньгами, компании могут договориться пополнить ЕНС с расчетного счета должника или зачесть переплату с ЕНС одной организации на счет другой. В этом случае на вашем налоговом счете появится положительное сальдо, которое пойдет на уплату налоговых платежей. Но банк этого не увидит — он лишь заметит, что по вашему расчетному счету перестали проходить налоговые платежки.
В ответе на запрос банка поясните, почему не перечисляли налоги и взносы. Образец 4 ниже. Для подтверждения приложите копию платежки контрагента. Даже если он перечислял деньги единым платежом, в платежке будет видно, за кого он заплатил.
Памятка. Какие документы помогут снять подозрения банка
| Причина претензий | Документы, которые могут понадобиться для ответа на запрос |
|---|---|
| Низкая или высокая налоговая нагрузка | Платежные поручения на уплату единого налогового платежа Платежные поручения с расчетного счета в другом банке Платежные поручения контрагента на уплату единого налогового платежа, если он пополнял ЕНС третьего лица Отчетность по налогам и взносам Уведомления об исчисленных суммах Справка об исполнении обязанности по уплате |
| Изменение зарплатных сроков | Локальные акты, в которых установлены новые сроки выдачи аванса и зарплаты сотрудникам Приказы о внесении изменений в ЛНА Дополнительные соглашения к трудовым договорам с сотрудниками |
| По расчетному счету не проходят платежки по НДФЛ или страховым взносам | Платежные поручения на уплату единого налогового платежа и на конкретные КБК со статусом плательщика 02 6-НДФЛ Расчеты по страховым взносам Уведомления об исчисленных суммах Справка об исполнении обязанности по уплате |
| Скачайте памятку | |
Как банки следят за налогами — практикум
В этом мини-курсе вы разберетесь, как банк в 2023 году контролирует ваши налоги. Потренируйтесь на тренажере «правда/мифы» и скачайте презентацию, которая пригодится для ответов на запросы банка.
