Вместо оригинала счета‑фактуры получили скан. Налоговики придерутся к вычету?

Допустим, ваша компания — покупатель. Получили от продавца счет-фактуру. Вот только подписи и печать там не «живые», а отсканированные. Не факсимиле, а именно скан. То есть представители контрагента сначала поставили на документе собственноручные подписи, затем отсканировали и распечатали его и именно такую распечатку отправили вам. Возможно, не по злому умыслу, а просто перепутали с оригиналом. Подойдет ли такой документ, чтобы принять налог к вычету?

Безопаснее сразу потребовать у контрагента оригинал с подписями. Ведь формальные требования к документам не соблюдены. Для вычета по НДС бумажные счета-фактуры и УПД должны иметь «живые» подписи, а электронные — ЭП (письмо Минфина от 08.12.2021 № 03-03-07/99864). В исключительных случаях чиновники допускали использование скан-образов. Например, в период пандемии, когда действовали ограничения (письма Минфина от 13.05.2020 № 03-03-07/38785, ФНС от 26.02.2021 № СД-4-3/2476). Но даже тогда требовали, чтобы при первой возможности компания заручилась оригиналами документов с «живыми» подписями и печатями.

Ставить свои подписи на скане счета-фактуры продавца тоже не лучшая идея. Это точно вызовет вопросы у проверяющих и может даже стать причиной вызова на допрос в налоговую инспекцию. Поэтому самый верный способ избежать претензий со стороны проверяющих — связаться с продавцом и попросить у него оригинал документа.

Если компания по требованию налоговиков не представит оригинал УПД или счета-фактуры, то в вычете, скорее всего, откажут. Ваши объяснения, что именно такой документ вам дал продавец, налоговиков не устроят. Не исключены претензии и к расходам при расчете налога на прибыль. Судьи с высокой долей вероятности поддержат налоговиков (определение Верховного суда от 14.01.2019 № 304-КГ18-22885).

Чтобы избежать подобных ситуаций, прямо в договоре с продавцом закрепите, что он обязан выдавать вам именно оригиналы документов с собственноручными подписями. Укажите срок, в который поставщик должен это сделать, установите неустойку за нарушение такого правила.