Сотрудник приложил к авансовому отчету чек с пометкой «Копия». Что делать?
Что сделать: попросите сотрудника принести оригинал чека или найдите его сами в приложении ФНС «Проверка чеков». Распечатанный из приложения электронный чек приравнивается в оригиналу, его можно принять к учету.
Сотрудник за свои деньги купил воду для кулера в офис, составил авансовый отчет и приложил к нему кассовый чек. Когда бухгалтер стала проверять документы, она заметила на чеке надпись: «Внимание! Копия чека!». Можно ли принять авансовый отчет с таким чеком к учету и компенсировать сотруднику расходы?
Авансовый отчет принять можно и с копией чека. Нет запрета и на то, чтобы возместить сотруднику затраты, если руководитель не против. А вот для списания таких расходов при расчете налога на прибыль понадобится подлинник чека. По копиям принимать расходы к налоговому учету нельзя (письмо Минфина от 22.04.2019 № 03-11-11/28986). Попросите сотрудника принести в бухгалтерию оригинал.
Если получить подлинный чек от сотрудника не удалось, есть другой способ. Вы можете сами проверить копию чека через мобильное приложение ФНС «Проверка чека». Найдете его в магазине приложений своего смартфона. Скачайте приложение на телефон, отсканируйте QR-код на копии и получите всю информацию о покупке. Если чек действительный, приложение его покажет. Такой чек можно распечатать и приложить к авансовому отчету. Распечатанный электронный чек приравнивают к оригиналу. Его можно принять к учету как подтверждающий документ и списать по нему расходы.
На заметку
Достаточно ли чека ККТ, чтобы списать расходы по авансовому отчету
Кассовый чек, который содержит все обязательные реквизиты, позволяет идентифицировать покупку, продавца и покупателя, хотя и не является первичкой. Значит, таким чеком можно подтвердить расходы. Так сейчас считают в Минфине (письмо от 18.11.2019 № 03-03-07/88709). Если опасаетесь споров с отдельными налоговиками на местах, пусть сотрудники требуют от продавцов в дополнение к чекам товарные чеки или накладные. Эти документы должны содержать обязательные реквизиты первички (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
за правильный ответ
