В фонде устранили три спорности с ЕФС‑1 — присмотритесь к отчету, который готовите для СФР
Разбираем три спорных вопроса, с которыми столкнулись ваши коллеги при подготовке ЕФС-1. До недавнего времени даже сотрудники фонда давали компаниям путаные рекомендации на этот счет. В распоряжении «Главбуха» оказалась шпаргалка от СФР, которую чиновники разослали по нижестоящим отделениям и попросили использовать в работе. Делимся этими подсказками с вами.
Какую дату ставить в отчете, когда подрядчик исполнил договор
Осторожно
Опасно не составлять акты, когда сотрудничаете с подрядчиками-физлицами. Для проверяющих это повод снять расходы и переквалифицировать договор в трудовой.
Бухгалтеры, да и сами специалисты фонда, сомневались, какую из дат приводить в графе 9 подраздела 1.1 отчета в случае, когда работы окончены и договор подряда завершен. В СФР объяснили: ориентироваться надо на дату документа, на основании которого обязательства по договору можно считать исполненными: работы выполненными, а услуги оказанными. Чиновники выделили два случая: когда в подрядном договоре указана дата окончания работ и когда такой даты нет. Вот два примера.
Пример 1. В ГПД есть дата, когда исполнитель заканчивает работать
Кликайте на картинку, чтобы посмотреть шпаргалку от СФР о заполнении ЕФС-1 по завершенным договорам ГПХ.
Пример 2. В договоре нет даты его окончания
Для заполнения ЕФС-1 не имеет значения, когда заказчик расплатился с исполнителем. Даже если дата окончания договора привязана к окончанию расчетов. Договор перестает действовать в момент, когда работы фактически выполнены, а услуги оказаны.
Сохраните шпаргалку, чтобы правильно заполнять графы 2 и 9 подраздела 1.1 ЕФС-1 по подрядчикам.
Шпаргалка. Какие даты ставить в подразделе 1.1 ЕФС-1 по подрядчикам
| Ситуация | Кадровое мероприятие в графе 3 отчета | |
|---|---|---|
| НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ | ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ | |
| Договор подписали раньше, чем по нему начались работы | В графе 2 укажите дату фактического начала работ. В графе 9 — день подписания договора | В графе 2 приведите дату окончания работ. В графе 9 — дату договора или подтверждающего окончание работ документа |
| Договор подписали позже, чем по нему начались работы | В графе 2 отчета отразите день фактического начала работ. В графе 9 — дату заключения договора | В графе 2 приведите дату окончания работ. В графе 9 — дату договора или подтверждающего окончание работ документа |
| Даты начала и окончания работ не указаны в договоре | Ориентируйтесь на дату заключения договора. В графах 2 и 9 приведите день, когда договор заключили | В графах 2 и 9 поставьте дату завершения работ согласно акту и дату самого акта |
| Работа начата в 2022 году и продолжается в 2023-м | — | В графах 2 и 9 покажите только завершение работ по договору, когда закончите сотрудничать с подрядчиком. Чтобы правильно определить дату, ориентируйтесь на день окончания работ, который указан в договоре с подрядчиком или в акте |
| Скачайте шпаргалку | ||
Отчитываться ли за подрядчика из другой страны
Компания активно сотрудничает с подрядчиками из стран СНГ — из той же Белоруссии. Надо ли по таким исполнителям заполнять подраздел 1.1 ЕФС-1 и отчитываться о начале и об окончании работ? Ведь в Россию эти люди даже не приезжают. Чиновники ответили: если иностранный подрядчик трудится дистанционно не на территории РФ, заполнять подраздел 1.1 отчета ЕФС-1 на него не надо. Дело в том, что с вознаграждений в адрес таких иностранных исполнителей страховые взносы вы не начисляете (п. 5 ст. 420 НК). Если ранее сообщали фонду о таких подрядчиках, оставьте все как есть, а вот в следующий раз не нагружайте себя лишней работой.
На заметку
Как исправить ошибки в ЕФС-1
Если поняли, что указали в ЕФС-1 неверные сведения, записи можно исправить или совсем удалить.
Исправить. Используйте этот способ, если, к примеру, отчитались за подрядчика, но поставили неверную дату окончания работ по договору. Заполните новый отчет и аннулируйте исходную запись. Далее следующей строкой внесите правильные данные. Образец 3.
Удалить. Допустим, вы подали информацию на человека ошибочно. В таком случае подайте новый подраздел 1.1 ЕФС-1 и отмените некорректную запись. Образец 4.
Как подавать ЕФС-1 компаниям с филиалами и обособками
Важная деталь
Если у подразделения нет своего счета и зарплату начисляют в головном офисе, то данные о сотрудниках такого подразделения головная компания отражает в своем ЕФС-1.
Компания централизовала бухгалтерский и кадровый учет в обособках и филиалах. Все операции и отчетность оформляют бухгалтеры головного офиса, в том числе и за подразделения. Вопрос: вправе ли головная компания в таком случае подавать сведения по форме ЕФС-1 за другие обособки от своего имени по ТКС? Ведь по общему правилу подразделения должны подавать ЕФС-1 сами.
СФР не против такого варианта, если он удобен компании. Тем более этот способ работы не запрещен (ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Правда, придется оформить и направить в фонд доверенности на представление сведений индивидуального учета от каждого подразделения. Они могут быть и в форме электронного документа, который подписали УКЭП.
Обратите внимание, что ЕФС-1 нужно представить в СФР с указанием реквизитов подразделения, в котором фактически трудятся работники: ИНН, КПП, регистрационного номера в СФР или ФСС, наименования страхователя. Даже если отчет сдает, к примеру, централизованная бухгалтерия головной компании.
На заметку
Сотрудник из Белоруссии работает в РФ по трудовому договору — что со взносами и ЕФС-1
Страховые взносы на выплаты сотруднику — гражданину Белоруссии — начисляют в том же порядке и по тем же тарифам, что и взносы на выплаты гражданам РФ. ЕФС-1 о приеме и увольнении такого работника тоже надо подавать. Его правовой статус — постоянно или временно проживающий (пребывающий) в РФ — значения не имеет. Учитывайте, что принимать на работу по совместительству гражданина Республики Беларусь, если у него нет основного места работы в России, опасно (ответ Роструда на вопрос от 12.08.2022 № 16809).
за правильный ответ
