Как провести инвентаризацию и не завалить текущую работу — опыт главбухов из крупного бизнеса
Рассказываем, как главбухи крупных компаний проводят ежегодную инвентаризацию. Проверку активов и ТМЦ запускают задолго до декабря. Коллеги поделились, как выстраивают весь процесс, чтобы без ущерба для текущей работы собрать объективную информацию в сжатые сроки.
Опытом делится ЛЮБОВЬ ТЕРЕНТЬЕВА, главбух Литейно-прессового завода «Сегал»
Активы проверяем в течение года, чтобы в декабре было проще
Анализ активов, которые есть у предприятия, ведем в течение всего года. Для этого устраиваем оперативные совещания. Выявляем на них неликвидные ТМЦ, основные средства, которые никто уже не использует, устаревшую малоценку. Это позволяет нам списывать неликвид в течение всего года, а не только в декабре. По итогам этих совещаний отчитываемся перед собственниками и включаем сведения в состав отчета общества.
Понимаю, что в глазах участников этих совещаний я — злая Баба Яга, которая задает неудобные вопросы и предлагает неудобные решения. Но без этого невозможно составить достоверную отчетность.
Активная фаза подготовки к инвентаризации у нас начинается в сентябре. Весь месяц по понедельникам проводим совещания с директорами разных направлений, где озвучиваем основную информацию, которую впоследствии и доносим до исполнителей. Также в сентябре мы извещаем о грядущей ревизии всех материально ответственных лиц. Для краткости называем их «МОЛы». Настоятельно рекомендуем им сверить фактическое наличие ТМЦ с данными учетной системы, а также оценить с техническими и производственными службами актуальность использования запасов с низкой оборачиваемостью. К нашему визиту МОЛы наводят «шик и блеск», и инвентаризация проходит проще и быстрее.
Конечно, вопросы появляются всегда, без этого никак. Ситуаций вроде «не списал», «не переместил», «в глаза не видел и вообще не заказывал» тоже хватает. Но, в любом случае, без раннего оповещения МОЛов таких вопросов было бы значительно больше.
Опытом делится КАДРИЯ АБЛЯЗОВА, главбух АО «НСПК»
Предусмотрели возможность оперативно менять состав инвенткомиссии
У нас в компании создана постоянно действующая центральная инвентаризационная комиссия, сокращенно — ЦИК. У нее есть свой регламент, который определяет основные функции комиссии, персональный состав и председателя. Именно ЦИК утверждает графики и сроки проведения годовой инвентаризации, а также рабочие инвентаризационные комиссии (РИК).
В состав РИК обычно включаем представителей администрации компании, сотрудников бухгалтерии, обязательно рабочих специалистов: инженеров, айтишников. Думаю, что именно такая совместная работа позволяет нам провести инвентаризацию максимально продуктивно.
Важно иметь возможность оперативно заменять членов рабочих комиссий. Нередко кто-то не может принять участие в инвентаризации из-за внезапной болезни или производственной загруженности. Чтобы избежать задержек и накладок, у ЦИК есть право оперативно утвердить новый состав РИК протоколом. Такой подход позволяет не затягивать процесс согласования результатов инвентаризации и не раз выручал нас.
ЛЮБОВЬ ТЕРЕНТЬЕВА, главбух Литейно-прессового завода «Сегал»
К инвентаризации привлекаем всю бухгалтерию
У нас производственное предприятие, поэтому активов на балансе более чем достаточно. Саму инвентаризацию начинаем в октябре и проводим до конца декабря. В процессе участвует почти вся бухгалтерия. График составляем таким образом, чтобы не было наложений с регламентированными рабочими задачами. У каждого бухгалтера свои регламентированные сроки закрытия периода. При этом мы стараемся отправить на инвентаризацию именно того бухгалтера, который ведет учет на проверяемом участке. На участки с минимальным уровнем риска, где уже наработан опыт работы и взаимодействия, привлекаем бухгалтеров с других участков. Есть у нас и настолько масштабные склады, что приходится направлять туда до трех человек из отдела. Все приходится решать индивидуально.
Времени уходит, конечно, много, но это приносит свои плоды. У нас 90 процентов инвентаризаций проходят идеально.
На инвентаризации обязательно хожу и я. Правда, не как статист-учетчик, а как член комиссии. Считаю, что это очень важно для понимания положения дел, обязательно выделяю время, даже если очень загружена другими делами.
На заметку
Три составляющие успешной инвентаризации от главбуха Любови Терентьевой
1. Работать с ответственными службами в течение всего года, а не в конце.
2. Собирать и анализировать имеющуюся информацию по активам организации не реже, чем раз в квартал.
3. Своевременно принимать решения и отражать их учете.
Автоматизировали процесс инвентаризации, насколько это возможно
В 2022 году впервые применили систему автоматического считывания штрихкодов готовой продукции. Для этого используем специальные терминалы сбора данных.
Наш основной вид выпускаемой продукции — алюминиевые профили. Готовая продукция в упакованном виде хранится на высотном складе. Когда начинаем инвентаризацию, отгрузку останавливаем. В учетной системе формируем ведомость с данными: склад — ячейка — наименование продукции. Ответственное лицо вооружается терминалом и считывает штрихкоды с упаковочных листов последовательно по ярусам.
В итоге получаем информацию по фактическому наличию продукции. Учетная программа стыкует данные упаковочных листов с данными в системе, показывает разрывы и несоответствия, если таковые имеются. Все получается быстрее и проще, чем при ручном пересчете.
КАДРИЯ АБЛЯЗОВА, главбух АО «НСПК»
Снабдили специальными терминалами тех, кто участвует в инвентаризации
Мы тоже используем терминалы сбора данных, только привыкли называть их сокращенно — ТСД. Так как у нас не производство, то и готовой продукции для инвентаризации нет. А вот для основных средств, которых у нас огромное количество, терминалы подходят идеально. Между инвентаризациями ТСД храним в сейфе в бухгалтерии. Загрузкой и выгрузкой данных из ТСД также занимается один из бухгалтеров. А вот обслуживают терминал наши технические специалисты.
Порядок использования ТСД закрепили в инструкции по проведению инвентаризации. Вот, как выглядит эта инструкция.
- Уведомление комиссии
Уведомление комиссии
Просим МОЛов сообщать комиссии обо всех изменениях, связанных с учетом основных средств.- Связь
Связь
Закрепили, что МОЛы и члены комиссии во время инвентаризации должны быть на связи.- Конфиденциальность
Конфиденциальность
Следим за тем, чтобы данные на ТСД не потерялись и не стали известны посторонним.
Все проходит так. Бухгалтер накануне даты проведения инвентаризации переносит инвентаризационные описи на два ТСД. Аппараты передает инвентаризационной комиссии вместе с бумажной описью.
Прежде чем начать инвентаризацию, работник, ответственный за сохранность ценностей, подтверждает подписью на титульном листе описи основных средств тот факт, что все расходные и приходные документы на ОС сданы в бухгалтерию. Также эта подпись подтверждает, что все основные средства, поступившие в ответственность такого сотрудника, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. После окончания инвентаризации электронные описи в ТСД закрываются.
В инвентаризационной описи комиссия фиксирует всю значимую информацию о наличии и состоянии основных средств. ТСД с закрытыми инвентаризационными описями и бумажный экземпляр инвентаризационной описи комиссия передает в бухгалтерию. После этого полученные данные переносим в учетную программу и формируем чистовой экземпляр инвентаризационной описи. Его в самом конце подписывают члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица.
ТСД не допускает ошибок при считывании кодов, в отличие от сверки вручную. Да еще и данные можно автоматически выгрузить в 1С. Это позволяет провести инвентаризацию быстрее и с меньшим риском ошибок. Оптимизируем трудоресурсы, экономим финансы компании.
ЛЮБОВЬ ТЕРЕНТЬЕВА, главбух Литейно-прессового завода «Сегал»
Дебиторку и кредиторку контролируем с помощью совещаний и доработок в программе
Касательно инвентаризаций с дебиторами и кредиторами — тут дела обстоят намного проще. Мы каждый месяц собираемся на совещаниях по дебиторской задолженности. Отслеживаем структуру и качество дебиторки, формируем резервы. По результатам таких заседаний формируем претензии контрагентам и иски в суд. При этом свои обязательства выполняем в установленные сроки. В результате к концу года сюрпризов не бывает, остается только признать факт сложившихся взаиморасчетов и отразить это документально.
КАДРИЯ АБЛЯЗОВА, главбух АО «НСПК»
Для сверки дебиторки и кредиторки донастроили учетную программу
А мы инвентаризацию дебиторки и кредиторки проводим с помощью «малой» автоматизации — доработки в учетной программе. На основании актов сверки расчетов с покупателями и продавцами запускаем автоматическую сверку на 31 декабря. По итогу оформляем и подписываем акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.
На заметку
Коллеги не торопятся переходить на ФСБУ по инвентаризации, но уже изучают грядущие изменения
Крупные компании, главбухов которых мы опросили, не стали досрочно переходить на новый ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация». Как сообщили бухгалтеры, в новом стандарте их смутило обязательное проведение независимой проверки результатов инвентаризации. Также стандарт предполагает составление плана инвентаризации. Кроме того, по новым правилам акт должен содержать детальную информацию о характеристике объекта учета, что добавляет работы. У вас есть возможность подождать с переходом на новый ФСБУ и детально вникнуть в новые правила. Ведь заработает он только с 2025 года, когда вы будете к этому готовы.
