Не ошибитесь

За счет компании оплатите те три дня, которые работник фактически провел на больничном.

Налоги, бухучет и взносы

Пошаговая инструкция

Сотрудник работал на больничном. Порядок действий

1Определитесь, за какой период сотруднику положена зарплата: Есть два варианта
2Оформите данные для фонда: Что сообщить в СФР — смотрите на примере
3Оплатите три дня болезни за счет компании: Как их определить
4Больного сотрудника можно не пускать в офис: Что для этого нужно сделать

Сотрудник компании работал на больничном. Но получить одновременно и пособие, и зарплату нельзя. Разбираем по шагам, какая выплата полагается работнику и как ее разделить между компанией и фондом.

Шаг 1. Определитесь, за какой период сотруднику полагается зарплата

Рассмотрим два варианта. Первый: работник пришел к врачу вечером после рабочего дня и открыл больничный с этой даты. И второй: сотрудник открыл больничный, но работал в период болезни — полностью или часть периода.

Вариант 1. Если сотрудник пришел к врачу уже по окончании рабочего дня, по его желанию доктор может открыть больничный лист следующим днем. Поступить так позволяет пункт 12 Порядка выдачи больничных листов (утв. приказом Минздрава от 23.11.2021 № 1089н). В такой ситуации вы оплатите пособие в привычном порядке. За отработанный день сотрудник получит зарплату, за дни болезни по больничному листу — пособие. Первые три дня оплатит компания, остальные — фонд.

Оформить больничный лист врач может и с даты обращения. Более того, так и происходит по умолчанию. То, что в этот день сотруднику уже не нужно освобождение от работы, не важно. Однако выплачивать и зарплату, и пособие за один и тот же день нельзя, поскольку пособие по временной нетрудоспособности призвано компенсировать сотруднику утраченный из-за болезни заработок (п. 1 ч. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ). Выбор между зарплатой и пособием предоставьте самому работнику. Закон № 255-ФЗ этот вопрос не регулирует. Попросите сотрудника написать заявление в свободной форме с указанием, какую выплату начислить за такой день. Предварительно посчитайте, какой вариант выгоднее работнику. Если для работника выгоднее зарплата, то период временной нетрудоспособности начнется со следующего дня.

Важная деталь

Если за день, который приходится на период болезни, выдаете зарплату, в табеле учета рабочего времени укажите код «Я» или 01.

Пример 1. Как посчитать, что выгоднее сотруднику

Сотрудник оформил больничный лист на период с 10 по 17 ноября. При этом 10 ноября он отработал полностью. Листок нетрудоспособности ему выписали по окончании рабочего дня. Посмотрим, что выгоднее получить работнику за 10 ноября.

Оклад работника — 50 000 руб. Расчетный период для пособий — 2021—2022 годы. Сотрудник за 2021 год заработал 580 113,15 руб., за 2022 год — 582 546,88 руб. Трудится он полный рабочий день, районных коэффициентов в этой местности не установлено. Ранее сотрудника не мобилизовывали. Стаж его более восьми лет, сумма пособия — 100 процентов среднего заработка.

В ноябре 21 рабочий день. Один день работы сотрудника в ноябре стоит 2380,95 руб. (50 000 ₽ : 21 дн.). Посчитаем дневное пособие. Заработок сотрудника за 2021 и 2022 годы меньше лимитов. Сумма дневного пособия будет равна 1592,68 руб. ((580 113,15 ₽ + 582 546,88 ₽) : 730 дн. × 100%).

1592,68 ₽ < 2380,95 ₽, поэтому сотруднику выгоднее получить за 10 ноября зарплату.

Если сотрудник оформил больничный в разгар рабочего дня, то за этот день начислите пособие. Ведь Закон № 255-ФЗ требует оплачивать именно дни, а не часы. Выплатить за часть рабочего дня зарплату, а за другую часть больничные не получится.

Вариант 2. Если сотрудник заболеет, он может продолжить работу дистанционно — сразу или после какого-то перерыва. И если раньше компания могла и не узнать о больничном, то теперь это исключено. Раз работник его открыл, фонд проинформирует компанию.

Работая на больничном, сотрудник должен выбрать, какую выплату он хочет получить: зарплату или пособие (информация в телеграм-канале фонда от 15.03.2022 →t.me/FSSinfo/909). Конечно, если компанию устраивает такая работа, ведь не каждое заболевание позволяет полноценно трудиться даже из дома. Можно и поделить время болезни на два периода: лечения и работы, то есть сначала сотрудник на больничном, а затем выходит на работу. Так же можно поступить, когда речь идет об уходе за больным ребенком, причем дни при таком больничном можно варьировать как угодно. В этом случае работник может даже приходить в офис, ведь он сам не болеет. А вот больного сотрудника в офис лучше не допускать.

Если компания согласна на работу сотрудника во время больничного, попросите его написать заявление в свободной форме. Образец приводим ниже. Фонд этот документ не требует, но он пригодится компании по двум причинам. Во-первых, чтобы сотрудник не смог потом обвинить компанию в том, что его заставили работать во время болезни, ведь это запрещается (ответ Роструда на вопрос от 30.01.2022 № 160325 →онлайнинспекция.рф). А во-вторых, чтобы корректно заполнить табель и оплатить период больничного.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

На заметку

Надо ли снижать пособие до МРОТ

Снижать пособие до МРОТ из-за того, что нарушен режим лечения, не нужно. Ведь за те дни, когда сотрудник работал, он получит не больничные, а зарплату. Кроме того, говорить о снижении выплаты можно, только если сотрудник сначала работал, а потом решил все же уйти на больничный. Но и в этом случае выплата будет ограничена МРОТ лишь при наличии отметки о нарушении в больничном листе. Если врач сделает такую отметку, пособие с даты нарушения будет ограничено МРОТ. Однако если сотрудник работал с согласия руководства, компания не сможет признать причину нарушения неуважительной, а только в этом случае пособие снижается до МРОТ (п. 1 ч. 1 ст. 8 Закона № 255-ФЗ).

Шаг 2. Оформите данные для фонда

дня болезни

должна оплатить компания, даже если какие-то дни из первых трех сотрудник отработал

Если весь период болезни сотрудник отработал, в предзаполненных сведениях для назначения и выплаты пособия установите флажок «Пособие не требуется» и заполните поле «Причина отказа в назначении пособия»: работник продолжал трудовую деятельность.

При комбинированном варианте — какие-то дни сотрудник работает, а какие-то на больничном — просто укажите в сведениях для фонда, какой именно период подлежит оплате за счет СФР.

Пример 2. За какие дни выплатить пособие

Сотрудница компании в понедельник, 13 ноября, открыла больничный лист по уходу за ребенком. В среду, 15 ноября, она вышла на работу и отработала полный день. Больничный лист закрыла в пятницу, 17 ноября. В нем указан весь период нетрудоспособности: с 13 по 17 ноября, пять календарных дней. В таком случае пособие сотруднице полагается за четыре дня, а за 15 ноября начислите зарплату. Предположим, что лимит дней, оплачиваемых фондом по заболевшему ребенку, не превышен. Тогда в документах для фонда будет два периода для оплаты: 13—14 и 16—17 ноября. Напомним, что больничный по уходу за ребенком фонд оплачивает с первого дня.

Шаг 3. Оплатите первые три дня болезни

Первые три дня болезни сотрудника оплатите за счет организации, и не важно, какие они по счету. Так давно считают в фонде (письмо ГУ МРО ФСС от 31.10.2018 № 14-15/7710-3443л). Это в том случае, если речь идет об обычных больничных. Пособие по уходу за больным ребенком фонд оплачивает с первого дня. Схема ниже.

Как определить первые три дня, которые должна оплатить компания

Пример 3. Как определить первые три дня для выплаты пособия

Используем условие примера 1. Сотрудник оформил больничный лист на период с 10 по 17 ноября. При этом 10 ноября он отработал полностью. За этот день он выбрал зарплату. Значит, компания должна выплатить пособие за 11, 12 и 13 ноября. В документах для фонда бухгалтер укажет период оплаты за счет СФР с 14 по 17 ноября.

Правила отсчета первых трех дней болезни можно оспорить через суд. По закону считать первые три дня нетрудоспособности, которые оплачивает работодатель, нужно с даты начала страхового случая. А такая дата определяется днем выдачи листка нетрудоспособности. Выплата пособия за счет средств Соцфонда начинается с четвертого дня и не зависит от иных обстоятельств (постановления арбитражных судов Северо-Западного округа от 10.03.2021 по делу № А44-3930/2020, Волго-Вятского округа от 13.05.2020 по делу № А43-31229/2019, Уральского округа от 15.08.2018 по делу № А76-27843/2017). Если, например, первые три дня сотрудник отработал, остальные оплатит уже фонд. Но такой подход придется отстаивать в суде.

На заметку

Можно ли не пускать больного работника в офис

Компания вправе закрепить в ПВТР обязанность сотрудников в случае заболевания не приходить на работу. Зафиксируйте, что они вправе оформить больничный либо договориться с непосредственным руководителем об условиях временной работы из дома. Не забудьте ознакомить работников с такими правилами под подпись. При этих условиях вы сможете объявить выговор или замечание работнику, который пришел в офис больным. Но уволить за одно такое нарушение нельзя.

Если подобного пункта в ПВТР нет, у компании формально нет права запретить сотруднику выйти на работу. Исключение — случаи, когда администрация должна отстранить сотрудника от работы в соответствии с медицинским заключением (ст. 76 ТК). Но это исключение касается только самого сотрудника. Если работник оформил больничный по уходу за членом семьи, скажем за ребенком, оснований не допускать его до рабочего места у компании нет.