Как отражать сделки с имуществом между компанией и работниками

Какие документы потребуются, чтобы отдать сотруднику старый ноутбук в счет зарплаты

 Сотрудник хочет забрать в счет зарплаты свой старый рабочий ноутбук, который недавно заменили на новый. Директор не против. Как оформить такую операцию? Должны ли мы заплатить НДФЛ и взносы? И еще: у нас нет кассового аппарата. Обязаны ли мы выдать сотруднику чек?

Препятствий нет. Передачу ноутбука можно провести как часть зарплаты в натуральной форме. Чтобы подстраховаться от споров с работниками, зафиксируйте в трудовом договоре возможность выдавать часть зарплаты имуществом. Если такого положения в действующем договоре с сотрудником нет, составьте допсоглашение. Иначе работник может заявить, что зарплату в натуральной форме с ним не обговаривали, и обратиться в суд, даже если изначально сам был согласен на такой вариант.

Попросите сотрудника написать заявление с просьбой выдать ему часть зарплаты в неденежной форме (ч. 2 ст. 131 ТК). Ноутбук оцените по рыночной стоимости (п. 54 постановления Пленума Верховного суда от 17.03.2004 № 2). А НДФЛ удержите из ближайшей денежной выплаты сотруднику. Взносы рассчитайте как обычно — как будто сразу расплатились с сотрудником деньгами.

Чек выдавать не понадобится. Зарплата в натуральной форме — один из видов оплаты труда. Она не связана с расчетами за товары, работы или услуги (ст. 131 ТК). Значит, ККТ применять не нужно (письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707).

Есть еще один важный нюанс. Доход в натуральной форме не должен превышать 20 процентов от общей суммы начисленной сотруднику зарплаты за месяц (ч. 2 ст. 131 ТК). При превышении ограничения трудинспекторы вправе оштрафовать компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). Даже когда работник сам был не против получить ноутбук в качестве зарплаты. Если стоимость ноутбука превышает 20-процентное ограничение, безопаснее оформить продажу имущества. Но в этом случае касса как раз нужна.

Как компании оформить продажу товаров со склада своему сотруднику

 Сотрудник хочет приобрести товары компании для личного пользования. Мы будем проводить это как реализацию. Раньше такого никогда не делали, поэтому задумались, как работник сможет оплатить эти товары и обязаны ли мы пробить ему чек?

Сотрудник может оплатить товары двумя способами. Во-первых, как обычный покупатель внести деньги в кассу организации. Во-вторых, написать заявление об удержании стоимости товаров из зарплаты. В любом случае на стоимость проданных товаров пробейте кассовый чек (ст. 1—3 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, письмо ФНС от 14.08.2018 № АС-4-20/15707). Передайте его работнику, а сведения о реализации зарегистрируйте в книге продаж.

Вправе ли компания выкупить у сотрудника автомобиль

 Наша компания заключила с сотрудником краткосрочный договор аренды автомобиля. Учитываем машину на забалансовом счете. Хотим выкупить транспорт, работник не против. Вправе ли мы провести такую сделку и как ее отразить в учете?

Да, вправе. Проведите сделку как обычную покупку имущества у физлица. Заключите с сотрудником договор купли-продажи и составьте акт приема-передачи. НДФЛ при покупке у работника не удерживайте. Если машина у сотрудника во владении менее трех лет, он сам должен подать 3-НДФЛ и заплатить налог (ст. 228 НК).

Кроме того, можно предусмотреть выкуп автомобиля в договоре аренды или допсоглашении. Тогда по окончании срока действия контракта или до этого, но после оплаты автомобиля собственником становится компания (п. 1 ст. 624 ГК). На дату подписания акта приема-передачи на автомобиль отразите его первоначальную стоимость по цене выкупа на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы» (п. 12 ФСБУ 6/2020, п. 5 ФСБУ 26/2020). Стоимость арендованного автомобиля спишите с забалансового учета, если у компании была краткосрочная аренда (п. 11 ФСБУ 25/2018). Проводки такие: