Декабрьская зарплата: как распланировать выплаты, чтобы не просчитаться с НДФЛ

Определитесь, в какие сроки будете выдавать зарплату за декабрь

На декабрь может выпасть сразу три выплаты: расчет за ноябрь, декабрьский аванс и расчет за декабрь. Конкретная дата зависит от того, в какие сроки выдаете зарплату согласно локальным актам. Сроки для декабрьских выплат с переносами из-за выходных приводим в шпаргалках 1 и 2.

Не исключено, что руководитель решит выдать заплату за декабрь заранее. В целом поступить так можно (письмо от 25.01.2019 № 14-1/ООГ-461). Ведь выдача зарплаты раньше срока не ухудшает положение работников. Но все зависит от того, насколько заранее компания выплатит деньги.

Зарплату решили выдать 29 декабря. Допустим, выдача зарплаты за декабрь выпадает на 5 января. В таком случае деньги нужно выдать 29 декабря, накануне новогодних праздников (ч. 8 ст. 136 ТК). Поступая так, компания не нарушит требования ТК, а, наоборот, выполнит их.

Зарплату планируют выдать 28 декабря или раньше. Это уже рискованный вариант. Чиновники против зарплаты за неотработанное время (письмо Роструда от 30.06.2022 № ПГ/16063-6-1). Есть хотя и небольшой, но риск штрафа в 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП). К тому же сотрудник до конца месяца может, к примеру, заболеть, тогда зарплату придется пересчитывать. Расскажите об этих рисках директору, прежде чем перечислять деньги сотрудникам.

Распланируйте другие выплаты

Отпускные, премии и пособия лучше спланировать заранее, чтобы в последних числах декабря избежать аврала.

Как в декабре посчитать январские отпускные. Посмотрите в графике отпусков на 2024 год, кто из сотрудников запланировал отпуск на январь. Если первый день отпуска приходится на период с 9 по 11 января 2024 года, отпускные нужно выдать не позднее 29 декабря. Ведь если отсчитать три календарных дня, крайняя дата во всех этих случаях приходится на выходной день — 8 января или раньше (ст. 136 ТК). А выдать отпускные заранее будет проблематично, поскольку в расчетный период войдет и декабрь.

Когда будете считать отпускные, возьмите в расчет заработок за 2023 год, в том числе и зарплату за декабрь. Включите в расчет и премию за работу в 2023 году. Сотрудник идет в отпуск в 2024 году, поэтому премия за 2023 год попадет в общий заработок. Если работник получит ее уже после отпуска, пересчитайте ему отпускные и доплатите разницу. Также не забывайте, что праздничные дни в число дней отпуска не входят (ст. 120 ТК).

Как поступить с пособиями. Пособия фонд платит работникам напрямую, за исключением первых трех дней по больничному листу.

Больничный работнику вы оформляете по факту — после того, как СФР сообщит, что листок нетрудоспособности закрыт. Но пособие полагается сотруднику за все дни, включая выходные и праздники. Если работник заболеет в конце года, просто не оплачивайте эти дни, дождитесь больничного. Иначе придется делать перерасчет.

Пособие по беременности и родам фонд выплачивает до начала декрета. Начаться декрет может в декабре, а закончиться в 2024 году. Передать сведения в фонд нужно до начала отпуска, как только узнаете о выдаче больничного, а работница напишет заявление на отпуск.

Декретные считают исходя из дохода работницы за два последних календарных года. Если декретный отпуск начинается, к примеру, 15 декабря 2023 года, расчетным периодом будут 2021 и 2022 годы. А если 1 января 2024 года и позже, то 2022 и 2023 годы. В этом случае сумма пособия может оказаться выше. В 2023 году максимально возможная сумма пособия по беременности и родам резко возрастет: с 383 178,60 до 565 562,20 руб. Максимальная сумма дневного пособия составит 4039,73 руб. ((1 032 000 ₽ + 1 917 000 ₽) : 730 дн.).

Если у сотрудницы заработок за каждый год превышает лимит или в 2023 году она заработала больше, чем в 2021 году, ей может оказаться выгоднее перенести свой уход в декрет на будущий год. Даже если по факту отпуск будет короче, например на 20 дней. Женщина вправе выходить на работу, даже получив на руки больничный лист на отпуск по беременности и родам. За все это время ей нужно начислять обычную зарплату. А пособие полагается только со дня, когда она фактически уйдет в декрет. Дату ухода в отпуск женщина определяет сама в заявлении (ст. 255 ТК).

Когда выгоднее начислить премии. Если ваша компания работает на грани безубыточности, то даже небольшие выплаты сотрудникам могут изменить итоговый финансовый результат. А как известно, убыток в отчетности всегда привлекает повышенное внимание налоговиков. Поэтому, если ваша компания работает с минимальной прибылью и рискует закончить год с убытком, начислять премии и прочие выплаты лучше в январе. Тогда и бонусы, и страховые взносы с них будут учтены в налоговой базе 2024 года.

Если же у вас намечается хорошая прибыль, лучше начислить выплаты сейчас. Так вы уменьшите налог на прибыль за 2023 год. Причем именно начислить, выплатить их вы можете и в 2024 году. Речь идет о премиях, которые можно учесть при расчете налога на прибыль.

Определитесь, в какие уведомления попадет НДФЛ за декабрь

В декабре понадобится подать два уведомления по НДФЛ и дважды заплатить налог. И это не по желанию, а обязательное правило для декабря. А если подаете еще и промежуточные уведомления, то в декабре уведомлений у вас будет целых три. Выплата за ноябрь в любом случае попадет в уведомление за период с 23 ноября по 22 декабря. А вот с периодом для других декабрьских выплат помогут определиться шпаргалка 3 и схема.

Когда отправить уведомление и платежку по НДФЛ с декабрьских выплат

С декабрьским авансом возможны две ситуации. Ситуация первая: дата выдачи аванса приходится на период с 16-го по 24-е число. В этом случае НДФЛ с аванса попадет в уведомление за период с 23 ноября по 22 декабря. Ведь 23 и 24 декабря — выходные, поэтому и дата выплаты переносится на 22 декабря.

Вторая ситуация: дата аванса приходится на период с 24-го по 30-е число. Для этих дат НДФЛ с аванса попадет в уведомление за период с 23 по 31 декабря.

Что касается зарплаты за вторую половину декабря, то, как мы уже говорили, из-за новогодних каникул рассчитаться с работниками, возможно, понадобится заранее. Тут также возможны две ситуации.

Первая ситуация: дата зарплаты за вторую половину месяца приходится на период с 1-го по 8-е число. Рассчитаться с сотрудниками нужно 29 декабря. Значит, НДФЛ попадет в уведомление за период с 23 по 31 декабря.

Вторая ситуация: дата зарплаты за вторую половину месяца приходится на период с 9-го по 15-е число. Деньги сотрудники получат в январе. Это уже 2024 год, уведомление за период с 1 по 22 января. Заплатить налог нужно не позднее 29 января (перенос с 28 января).

Решите, когда заплатите декабрьский НДФЛ

Подать уведомление и заплатить НДФЛ за период с 23 по 31 декабря надо не позже последнего рабочего дня года (п. 9 ст. 58, п. 6 ст. 226 НК). Вы вправе включить в документ весь НДФЛ, который удержали в этот период, в том числе с зарплаты, отпускных или премий.

Последний рабочий день в 2023 году приходится на 29 декабря, поскольку 30 и 31 декабря выходные. Получается, что заплатить налог нужно раньше, чем закончится период. Как поступить с НДФЛ, если компания выплатит физлицу облагаемый доход 30 или 31 декабря, например отпускные, НК не поясняет. В ФНС советуют все расчеты завершить не позднее 29 декабря.

Если компания планирует какие-то выплаты на 30 или 31 декабря, перенесите их либо на 29 декабря, либо уже на январь. Тогда проблем с НДФЛ не возникнет. Другой вариант — заранее пополните ЕНС, например 29 декабря. Даже если вы удержите НДФЛ 30 или 31 декабря, корректировка уведомления не приведет к пеням.

До конца года перечислять НДФЛ можно с помощью уведомлений или платежками со статусом 02. Шпаргалка 4 (ниже) обезопасит от путаницы со сроками и кодами периодов.

Начислите взносы в декабре, а заплатите в январе

Крайний срок уплаты взносов за декабрь — 29 января (перенос с 28 января). Включать их в уведомление за декабрь не нужно, данные налоговики возьмут из расчета по взносам. Но есть исключение.

Если вы на упрощенке и хотите учесть взносы при расчете налога за год, заплатите декабрьские взносы в декабре (письмо ФНС от 11.10.2023 № БС-4-11/13010). Используйте один из трех способов:

— подайте РСВ за год не позднее 29 декабря и пополните ЕНС на сумму взносов;

— подайте в декабре уведомление по взносам за декабрь и пополните ЕНС на сумму взносов, код периода — 34/03;

— направьте в декабре платежку со статусом 02, код налогового периода — МС.12.2023.

Свои правила по-прежнему действуют по взносам на случай травматизма (п. 4 ст. 22 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). По ним срок уплаты за декабрь — не позднее 15 января. Использовать единый налоговый счет и подавать уведомления не нужно.