Компания переехала в новый офис — как учесть налоговые расходы

Аренда сразу двух офисов

При переезде компании нужно быть готовой к дополнительным тратам. Часто бывает, что в процессе переезда компания вынуждена платить и за старый, и за новый офис одновременно. Например, в новом офисе пока идет ремонт, перевозить вещи туда рано. В таком случае придется оплачивать оба помещения, ведь приостанавливать работу из-за переезда невыгодно.

Налоговиков оплата сразу двух помещений не смутит, так что затраты на аренду обоих офисов смело учитывайте в прочих расходах (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК). Эти затраты экономически обоснованны, потому что в одном офисе компания продолжает находиться, а в другом создает нормальные условия для дальнейшей работы. При УСН с объектом «доходы минус расходы» тоже можно учесть в расходах аренду и старого, и нового офиса (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК).

Иногда из-за переезда компании досрочно расторгают договор аренды прежнего офиса. Из-за чего приходится платить арендодателю отступные. Проверьте, содержит ли ваш договор условие о выплате отступных за досрочное расторжение договора. Суммы, перечисленные в качестве отступных, можно учесть в расходах, но только если обязанность заплатить отступные закреплена в договоре аренды (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

В качестве подтверждения расходов на аренду помещений достаточно иметь договоры аренды и акты приема-передачи помещений. На упрощенке также понадобятся платежки на перечисление арендных платежей.

Ремонт в новом офисе и неотделимые улучшения

Обустройство нового офиса зачастую включает два вида работ: собственно ремонт и неотделимые улучшения. Важно разделять эти два понятия, потому что учитывают такие расходы по-разному.

Ремонт — устранение неполадок. Работы по устранению недостатков и поломок, которые препятствуют нормальному безопасному функционированию основного средства, называют ремонтом. Часто обязанности арендодателя и арендатора по ремонту помещений закреплены в договоре аренды. Например, в договоре указывают, что текущий ремонт помещения делает арендатор, а арендодатель возмещает эти расходы. Если ваш договор не содержит условия о том, что арендодатель возместит затраты на ремонт, стоимость ремонта учитывайте в составе прочих расходов. Признайте расходы в том отчетном периоде, в котором они возникли (п. 1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК). Списать ремонтные расходы можно и на УСН с объектом «доходы минус расходы», но только по факту их оплаты (подп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК).

Неотделимые улучшения — доработка объекта. Иногда перед переездом компании приходится дооборудовать офис. Это может быть связано со спецификой ее деятельности. Например, понадобилось сделать перепланировку офисного пространства, установить систему вентиляции, кондиционирования или пожарной сигнализации. Все подобные дооснащения относят к неотделимым улучшениям. Ведь их нельзя отделить от объекта имущества без вреда для его качеств.

Если дооборудовали офис с согласия арендодателя и не получили от него возмещение затрат, то такие расходы можно учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 256, абз. 6 п. 1 ст. 258 НК). На упрощенке с объектом «доходы минус расходы» — тоже (подп. 1 п. 1 и п. 4 ст. 346.16 НК). Но предварительно закрепите согласие арендодателя на дооборудование офиса в договоре аренды или в отдельном документе. Если сделали доработки в офисе без согласия арендодателя, то принять такие расходы в налоговом учете не получится. На упрощенке ситуация аналогичная.

Транспорт и грузчики

Для переезда компания может использовать собственный транспорт. Тогда затраты на содержание и эксплуатацию автомобилей учитывайте в прочих расходах (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). На УНС с объектом «доходы минус расходы» — аналогично (подп. 12 п. 1 ст. 346.16 НК).

Не всегда у бизнеса есть собственные грузовые автомобили. В этом случае для перевозки офисной мебели и техники можно привлечь специализированную организацию. Заключите договор с транспортной компанией, а стоимость услуг перевозки спишите в материальные расходы (подп. 6 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК).

Не исключено, что компании пришлось нанять грузчиков по договорам ГПХ. Их вознаграждения в налоговом учете можно включить в состав расходов на оплату труда. Начислите страховые взносы, если у грузчиков нет статуса самозанятых (п. 16, 21 ст. 255 НК).

Дополнительные выплаты работникам

Во время переезда у некоторых сотрудников работы может прибавиться. Например, у завхоза и технического персонала. Переработки нужно оплатить в повышенном размере. Это касается и сотрудников, которых привлекаете к работе в выходной день.

За первые два часа сверхурочной работы заплатите сотруднику в полуторном размере, а за последующие — не менее чем в двойном (ст. 152 ТК). За работу в выходные начислите сотрудникам как минимум вдвое больше, чем в рабочие дни, или предоставьте отгулы. Все дополнительные затраты на работников, которые возникли из-за переезда, учитывайте в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК).