В «Ленте» уже перешли на МЧД — история о том, чего это стоило компании

ЕЛЕНА СМИРНОВА — главный бухгалтер ООО «Лента». В 1997 году окончила Санкт-Петербургский государственный экономический университет по специальности «мировая экономика». Работает в компании с 2007 года.

Готовились к переходу на МЧД заранее

Мы начали подготовку к переходу на МЧД, как только появилась информация об изменениях законодательства. Предстояла масштабная работа, так как вопрос перехода на машиночитаемые доверенности касался практически всех наших бизнес-подразделений. Мы применяем ЭДО для отправки отчетности, при взаимодействии с контрагентами, в кадровой работе. Поздний переход на новые правила мог бы застопорить деятельность компании. Мы решили не ждать: инициаторами перехода на МЧД выступили наша финансовая служба и ИТ-подразделение.

Если не проработать переход на МЧД и не внедрить механизмы формирования таких доверенностей, компания рискует столкнуться с проблемами. У сотрудника может закончиться КЭП старого формата, подписи теряют и даже крадут. Как итог — сотрудник не сможет работать с электронными документами.

Проанализировали бизнес-процессы

На первом этапе подготовки собрали требования к проекту перехода на МЧД. Пришлось серьезно погрузиться в эту область, изучить специфику таких доверенностей. Помогли специалисты ИТ-подразделения. Нам важно было понять, что изменится в компании после внедрения новой системы, как поменяется работа с электронными документами, какие возникнут риски. Также надо было определить, какая дополнительная ответственность появится у сотрудников.

Определили сложности, с которыми столкнемся. Во-первых, на рынке ЭДО не было понимания, что такое МЧД и как их использовать на практике. Разобраться нам помогли внешние консультанты.

Во-вторых, до сих пор не регламентированы формат и статус МЧД, правила обмена и хранения таких доверенностей. Часть подзаконных актов к Федеральному закону от 06.04.2011 № 63-ФЗ об электронной подписи все еще дорабатывают. Нет перечня конечных подписантов по процессам юридически значимого документооборота, классификатора полномочий и правил, как их указывать в МЧД.

В-третьих, мы столкнулись с неготовностью некоторых операторов ЭДО к работе с такими доверенностями.

Усложнило работу и то, что не все госструктуры готовы принимать МЧД единого формата. Из-за этого на одного и того же подписанта приходится выпускать несколько доверенностей для разных видов ЭДО. В большинстве случаев это разные специалисты, но иногда есть пересечения. Приходится выдавать несколько доверенностей разных форматов, в первую очередь по B2G-сегменту.

Разработали концепцию перехода на МЧД

Основная сложность заключается даже не в формировании машиночитаемых доверенностей, хотя и тут мы провели большую работу. Было непросто внедрить МЧД в существующие ЭДО-процессы, адаптировать их под новые доверенности.

Мы провели анализ и определили более 90 ЭДО-процессов, в которых подписываем документы электронно. Такие процессы нам и предстояло адаптировать под новые требования, внедрив МЧД. Колоссальная работа, прежде всего со стороны бизнес-подразделений компании, поскольку все эти процессы «живые», их невозможно одномоментно отключить и перевести на новые алгоритмы.

Разработали концепцию внедрения новой системы ЭДО HUB. Это универсальная платформа, которая позволяет консолидировать ЭДО-процессы и «подружить» их с внешними сервисами. Первым внешним сервисом, который мы подключили к этой платформе, как раз и стал распределенный реестр МЧД.

Также нам пришлось проработать варианты параллельного подписания документов с бумажными доверенностями и с новыми МЧД. Не все контрагенты были готовы сразу переходить на МЧД. Решили, что будем использовать старые форматы электронных подписей, выданных сотрудникам компании, до истечения срока действия сертификатов. Постепенно работники начнут визировать документы личными КЭП в связке с МЧД. Ускорять этот процесс не будем.

Сейчас говорить об экономии, которую дает переход на МЧД, рано. У нас это вылилось в большие затраты. Посмотрим, что будет дальше.