Новые форматы счетов‑фактур и УПД: кому нужны и как использовать

1. Так что там нового в форматах счета-фактуры и УПД?

Еще с прошлого октября заработали новые правила отражения информации о прослеживаемости (подп. 19 п. 5 ст. 169 НК в ред. Федерального закона от 31.07.2023 № 389-ФЗ). В счетах-фактурах и УПД необходимо показывать стоимость прослеживаемых товаров. Для этого в электронные счета-фактуры и УПД решили включить новую графу 14 «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях». Заполнять эту графу необходимо не только при продаже товара, но и в случае его передачи в составе работ или услуг. Графу 14 предусматривают новые рекомендуемые форматы счета-фактуры и УПД, которые утвердили чиновники ФНС.

Новые форматы счета-фактуры и УПД утверждены приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-2/970

2. Хотим составить счет-фактуру по новому формату, но в нашей программе его еще нет. Что делать?

Действительно, некоторые разработчики бухпрограмм не спешат внедрять в них новые форматы счетов-фактур и УПД. Мол, торопиться некуда, раз обязательными эти форматы станут только в следующем году. Если хотите соблюсти все формальности и все же составить документ со всеми необходимыми сведениями, можно дополнить старый формат новым реквизитом самостоятельно. Назовите его так же, как в обновленном формате: «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях».

3. А что с бумажными счетами-фактурами и УПД?

Новых бланков счета-фактуры и УПД с полем для стоимости прослеживаемых товаров сейчас нет. Чиновники только готовятся обновить бланки. В бумажные формы планируют добавить ту же новую графу 14, как в электронном формате: «Стоимость товара, подлежащего прослеживаемости, без налога на добавленную стоимость, в рублях».

4. Накажут ли за отсутствие новой графы в документах?

Нет, даже если ваша компания торгует прослеживаемыми товарами (письмо ФНС от 04.03.2024 № ЕВ-4-26/2486). Это нам подтвердили в ФНС, правда, с оговоркой: «если нет технической возможности». Поэтому, если разработчики уже внедрили в вашу бухгалтерскую программу новый формат счетов-фактур и УПД, безопаснее использовать именно его. Особенно когда речь идет о прослеживаемых товарах.

Допустим, ваша компания оказывает услуги по созданию автоматизированного рабочего места. Для этого приобрели в том числе монитор, который входит в перечень прослеживаемых товаров (утв. постановлением Правительства от 01.07.2021 № 1110). Стоимость монитора включили в цену выполненных работ. Значит, эту стоимость и надо показать в новой графе 14 счета-фактуры или УПД. Указывайте ее без НДС.

Стоимость прослеживаемого товара в счете-фактуре или УПД указывать надо. Но если у вас пока нет технической возможности, отсутствие стоимости не будут расценивать как ненадлежащее исполнение статьи 169 НК. ОЛЬГА ДУМИНСКАЯ, советник государственной гражданской службы РФ 2-го класса

5. Когда новые форматы станут обязательными для всех компаний?

С 1 апреля 2025 года. До этой даты новый реквизит в счет-фактуру и УПД можно не включать или не заполнять. Налоговики предусмотрели переходный период в приказе ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970. В этот период действуют оба формата счета-фактуры и УПД, в том числе и старый из приказа ФНС от 19.12.2018 № ММВ-7-15/820.

Получается, что до апреля 2025 года вы вправе выбрать для работы любой из форматов. Главное помните, что если первоначально выставили счет-фактуру или УПД, допустим, по старому формату, без графы 14, то исправленный документ составляйте также без этой графы. И наоборот, первоначальный документ в новом формате исправляйте по этому же новому формату (письмо ФНС от 26.09.2023 № ЕА-4-15/12314).

6. Что еще меняют в новых форматах?

Помимо нового поля, в электронных форматах есть и другие изменения. Главные из них касаются УПД — вот они.

Новые основания для выставления УПД. Теперь документ можно выставлять не только при реализации, но и при передаче:

— товаров или имущества, которые в том числе являются результатом выполнения работ;

— ТМЦ между компаниями, например на ответственное хранение;

— имущества между филиалами или подразделениями одной компании;

— товаров в рамках агентских договоров.

Дополнительные сведения при передаче объектов ОС. К примеру, новый формат УПД позволяет указать амортизационную группу, код по ОКОФ, который установил продавец, срок полезного использования бывшего в употреблении ОС и пр.

Больше информации о подписантах. Появилась возможность привести сведения, которые позволят проверить полномочия сотрудника, подписавшего документ по доверенности. Кроме того, можно указать дату подписания УПД.