Компания компенсирует расходы подрядчикам. Что с НДФЛ, взносами и расходами

Если компенсируете подрядчикам-физлицам затраты на проезд к месту выполнения работ и обратно, проживание и питание, сохраните наши таблицы-памятки. Их составил практикующий налоговый консультант Олег Мясников, к. ю. н. В таблицах — краткие подсказки, как безопаснее поступать с НДФЛ, взносами и учетом расходов.

Таблица 1. Исполнитель — обычное физлицо

Вид компенсации исполнителю	Удерживать ли НДФЛ	Начислять ли взносы	Что с налогом на прибыль
Оплата проезда к месту выполнения работ	Да (письмо Минфина от 27.07.2018 № 03-04-06/53105)	Нет, если расходы документально подтверждены (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК, письмо Минфина от 24.11.2021 № 03-04-06/95080)	В теории расходы можно было бы учесть как прочие (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК). Но чиновники считают необоснованными любые компенсации в пользу подрядчиков-физлиц (письмо Минфина от 26.01.2023 № 03-01-11/5919)
Оплата аренды жилого помещения в процессе работы	Да (письмо Минфина от 29.09.2023 № 03-04-07/93104)	Нет, если расходы документально подтверждены (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК)	Такие расходы в налоговом учете безопаснее не признавать (письмо Минфина № 03-01-11/5919)
Оплата питания в процессе работы	Да (письмо Минфина от 22.09.2023 № 03-04-06/90580)	Нет, если расходы документально подтверждены (подп. 16 п. 1 ст. 422 НК)	Такие расходы в налоговом учете безопаснее не признавать (письмо Минфина № 03-01-11/5919)

Если готовы спорить с налоговиками, докажите, что компенсировали подрядчику расходы, которые возникли в интересах компании. Значит, у физлица нет облагаемого НДФЛ дохода. Ссылаться можно на письмо Минфина от 11.11.2022 № 03-04-05/109840

Таблица 2. Исполнитель — предприниматель

Вид компенсации исполнителю	Удерживать ли НДФЛ	Начислять ли взносы	Что с налогом на прибыль
Оплата проезда к месту выполнения работ	Нет (письмо Минфина № 03-01-11/5919)	Нет (письмо Минфина от 22.09.2021 № 03-04-06/76866)	Расходы можно списать: — как материальные, если связаны с работами производственного характера, которые для вас выполнил ИП (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК); — прочие, если связаны с работами непроизводственного характера, которые для вас выполнил ИП (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК)
Оплата аренды жилого помещения в процессе работы	Нет (письмо Минфина № 03-01-11/5919)	Нет (письмо Минфина № 03-04-06/76866)	Расходы можно списать: — как материальные (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК); — прочие (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК)
Оплата питания в процессе работы	Нет (письмо Минфина № 03-01-11/5919)	Нет (письмо Минфина № 03-04-06/76866)	Расходы можно списать: — как материальные (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК); — прочие (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК)

Таблица 3. Исполнитель — самозанятый

Вид компенсации исполнителю	Удерживать ли НДФЛ	Начислять ли взносы	Что с налогом на прибыль
Оплата проезда к месту выполнения работ	Нет (письмо Минфина от 07.06.2021 № 03-04-05/44553)	Нет (письмо Минфина № 03-04-06/76866)	Расходы можно списать: — как материальные (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК); — прочие (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК)
Оплата аренды жилого помещения в процессе работы	Нет (письмо Минфина № 03-04-05/44553)	Нет (письмо Минфина № 03-04-06/76866)	Расходы можно списать: — как материальные (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК); — прочие (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК)
Оплата питания в процессе работы	Нет (письмо Минфина № 03-04-05/44553)	Нет (письмо Минфина № 03-04-06/76866)	Расходы можно списать: — как материальные (подп. 6 п. 1 ст. 254 НК); — прочие (подп. 41 п. 1 ст. 264 НК)