Экспресс-подсказки о том, как удерживать НДФЛ с доходов удаленщиков

ЮЛИЯ ХОХЛОВА — руководитель проектов, методолог по бухгалтерскому учету и налогообложению ООО «ФинЭкспертиза». Окончила Тюменскую государственную сельскохозяйственную академию по специальности «бухгалтерский учет и аудит». В сфере бухучета работает более 20 лет, из которых 14 лет — в должности главбуха. Член Палаты налоговых консультантов РФ с 2019 года. Сейчас находится на втором этапе сдачи экзамена на единый аттестат аудитора.

Каких именно работников считают дистанционными?

Тех, кто заключил трудовой договор или допсоглашение к нему с условием, что вся работа происходит удаленно (ст. 312.1, 312.2 ТК). То есть вне места нахождения компании.

При каких условиях удерживать НДФЛ с доходов дистанционных работников по ставкам 13 или 15 процентов?

Таких условий три. Первое — компания зарегистрирована на территории РФ. Второе — в трудовом договоре или в допсоглашении к нему сказано, что работник трудится дистанционно. Третье — доход работника связан с его трудовой деятельностью. Например, вы начисляете сотруднику зарплату, отпускные, больничные, средний заработок при поездке в командировку.

По какой ставке удерживать НДФЛ, если дистанционщик работает в подразделении российской компании, которое зарегистрировано за пределами РФ?

Выбирайте ставку НДФЛ в зависимости от налогового статуса сотрудника. Если работник — резидент, ставка 13 (15) процентов (п. 1 ст. 224 НК). Нерезидент — 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК). Но важно, чтобы в трудовом договоре сотрудника было указано, что он числится в обособленном подразделении, которое зарегистрировано за пределами РФ.

Извещать ли сотрудника, работающего по трудовому договору за пределами РФ, что порядок налогообложения его доходов изменился? Например, что компания начинает удерживать НДФЛ по ставке 30 процентов?

Это не обязательно. Но если не хотите разногласий с сотрудником, рекомендуем направить уведомление об изменении порядка исчисления и удержания НДФЛ. Составить документ можно в свободной форме. Отметьте, с какой даты и по какой ставке теперь удерживаете налог с доходов работника. Укажите причину. Например, удаленщик стал нерезидентом, а числится в обособке, которая зарегистрирована за рубежом. Тогда доходы работника облагаются НДФЛ по ставке 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК).

Обязана ли компания отслеживать налоговый статус сотрудника, который работает дистанционно за пределами РФ?

Такой обязанности по законодательству нет. Но безопаснее делать это, чтобы понимать, есть ли у сотрудника право на налоговые вычеты. Дистанционные работники — налоговые резиденты РФ вправе получать вычеты: стандартные, имущественные, социальные и др. (ст. 218—221 НК). А удаленщики-нерезиденты право на вычеты теряют. Если не отследить статус, рискуете недоплатить НДФЛ с доходов сотрудника.

Дистанционному сотруднику — нерезиденту РФ вручили подарок в натуральной форме. По какой ставке исчислить НДФЛ?

Подарок не связан с трудовой функцией — ставка 30 процентов. Доход получен от источника в РФ (п. 3 ст. 224 НК).

Сотрудник — гражданин РФ в 2023 году работал дистанционно по трудовому договору в Китае, НДФЛ компания не удерживала. В 2024 году он вернулся в Россию на удаленку. По какой ставке удерживать НДФЛ с зарплаты сотрудника, пока он нерезидент?

Условия работы сотрудника не изменились: в трудовом договоре предусмотрена работа на удаленке. Поэтому выплаты сотруднику будут доходами от источников в РФ. Ставка НДФЛ для дистанционного сотрудника-нерезидента в 2024 году — 13 процентов. Если доходы работника свыше 5 млн руб. с начала года, то ставка выше — 15 процентов (п. 3.1 ст. 224 НК).

А если работник вернулся в Россию и в его трудовом договоре поменяли условия о месте работы с удаленки на офис? В этом случае какая ставка НДФЛ? 

Так как в трудовой договор сотрудника внесли изменения, которые не содержат условия о дистанционной работе, НДФЛ удерживайте по ставке, которая зависит от налогового статуса сотрудника. Например, если работник — нерезидент, ставка НДФЛ составит 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК).

Сотрудник работает дистанционно по трудовому договору и проживает за границей. Его направили в командировку в Россию. По какой ставке исчислить и удержать НДФЛ от выплаты суточных сверх нормы?

Все зависит от размера дохода, который сотрудник получил с начала года. Ставки — 13 процентов или 15 процентов с доходов свыше 5 млн руб. в год (п. 3.1 ст. 224 НК).