Компания удерживает с работника ущерб — о чем не забыть
В инструкции — пять шагов, которые нужно пройти, если решили взыскать с сотрудника сумму материального ущерба, который он нанес организации. Например, когда сломал оборудование или допустил недостачу.
Важная деталь
Ознакомьте работника с приказом об удержании матущерба под подпись. Для этого в документ можно добавить формулировку: «С приказом ознакомлен и согласен с его содержанием».
Шаг 1. Определите размер материального ущерба. Посчитайте расходы на покупку и ремонт имущества компании, а также на возмещение ущерба другим организациям и физлицам (ст. 238 ТК).
Сумму к удержанию определяйте на основании рыночных цен на день, когда сотрудник причинил ущерб. Оценивайте размер ущерба не ниже стоимости имущества по данным бухучета с учетом степени износа этого имущества (ст. 246 ТК).
Чтобы определить и подтвердить сумму материального ущерба, вы вправе создать специальную комиссию (ч. 1 ст. 247 ТК). Ее состав утверждает директор. Выявленную недостачу внесите в сличительную ведомость по формам № ИНВ-18, № ИНВ-19 или составленную на бланке компании. Если компания может установить сумму ущерба по документам, которые подтверждают его размер, комиссию создавать не обязательно.
Шаг 2. Оформите документы. Возьмите с сотрудника письменные объяснения. Пусть он в произвольной форме опишет причины, по которым нанес компании материальный ущерб. Если работник отказался писать объяснительную, зафиксируйте это в акте (ч. 2 ст. 247 ТК). Документ пригодится, если дело дойдет до суда.
Чтобы взыскать с сотрудника сумму ущерба, издайте приказ об удержании. Ознакомьте с ним работника под подпись и получите его согласие с содержанием документа. Выпустите приказ в течение месяца после того, как комиссия определила размер ущерба (ч. 1 ст. 248 ТК). Если пропустите этот срок или работник откажется возместить ущерб, а сумма взыскания превысит его средний месячный заработок, взыскать деньги получится только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК).
по общему правилу можно удержать с сотрудника в счет компенсации ущерба
Шаг 3. Определите сумму, которую будете удерживать из зарплаты. Сотрудник вправе компенсировать ущерб и добровольно. Кроме того, по соглашению сторон работник может возместить ущерб в рассрочку (ч. 4 ст. 248 ТК). Но учитывайте, что с сотрудника можно удержать не больше 20 процентов его среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 138 ТК).
Сумму взыскания определите по правилам расчета среднего дневного (часового) заработка (ст. 139 ТК). Для этого общую сумму зарплаты за 12 месяцев разделите на количество отработанных дней (часов) и умножьте на число рабочих дней (часов) по графику работника в месяце, когда компания понесла ущерб (ч. 3 ст. 139 ТК, п. 4, 9, 13 Положения, утв. постановлением Правительства от 24.12.2007 № 922).
Пример. Как рассчитать сумму взыскания материального ущерба
Шаг 4. Отразите удержание в бухучете. Например, если обнаружили недостачу имущества, основных средств, материалов или денег, сделайте запись:
ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 10 (01, 41... 50) выявлена недостача. |
Затем взыскание недостачи с сотрудника отразите проводкой:
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 94 сумма недостачи отнесена на виновное лицо. |
Если компенсируете ущерб другой организации или человеку, которые пострадали от действий работника, проводка будет такой:
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 76 (60) отражена задолженность перед пострадавшей стороной. |
Сумму ущерба, которую компания удержала из зарплаты сотрудника, отразите так:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» денежные средства удержаны из зарплаты работника. |
Если сотрудник добровольно или по решению суда возмещает компании сумму, которая превышает его заработок, запишите:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» внесена сумма материального ущерба в кассу организации (перечислена на расчетный счет). |
Важная деталь
С согласия работника можно удерживать и больше 20 процентов в счет компенсации материального ущерба.
Если взыскиваете ущерб по рыночной цене, разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи оформите проводкой:
ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению материального ущерба» КРЕДИТ 98 учтена разница между балансовой стоимостью ценностей (имущества) и суммой к взысканию |
Разницу между рыночной и балансовой стоимостью недостачи включайте в прочие доходы. Составляйте проводку:
ДЕБЕТ 98 КРЕДИТ 91 субсчет «Прочие доходы» отражены прочие доходы. |
Шаг 5. Отразите компенсацию материального ущерба в налоговом учете. Сумму ущерба включите во внереализационные доходы (п. 3 ст. 250 , подп. 4 п. 4 ст. 271 НК). Также вы вправе учесть материальный ущерб в составе внереализационных расходов, если они документально подтверждены (подп. 20 п. 1 ст. 265, ст. 252 НК). На УСН с объектом «доходы минус расходы» взыскание учитывайте в составе внереализационных доходов (п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК). В расходах матущерб признать не получится. Его нет в закрытом перечне расходов, которые разрешены на упрощенке (п. 1 ст. 346.16 НК).
за правильный ответ
