Шесть решений, как снизить риски при работе с аудиторами и упростить проверку

Сложность 1. Связали аудиторов с некомпетентным контактным лицом

Риск для компании: получить в аудиторском заключении мнение с оговоркой либо отказ от выражения мнения.

Безопасное решение: разработать регламент взаимодействия с аудиторами.

Общение аудиторов в крупной компании с узким кругом лиц замедляет проверку. Иногда возникает конфликт мнений между главным бухгалтером, финансовым и генеральным директорами из-за противоречий в полномочиях и представлениях об аудиторской проверке.

Вследствие некомпетентности контактного лица порой невозможно оперативно решить вопросы, которые возникают в ходе аудиторской проверки. Например, собрать для аудиторов необходимые им документы — договоры и первичку, составить расчеты себестоимости. Кроме того, компания может ошибочно отказать аудиторам в передаче информации, которую субъективно посчитает секретной.

Когда аудиторы недополучают информацию, которая реально необходима для проверки, это считается ограничением объема аудита. В таком случае проверяющие вправе выдать компании заключение с оговоркой либо вообще отказаться выражать свое мнение (подп. b п. 7, п. 9 МСА 705, МСА 500, подп. 4 п. 1 ст. 13 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ).

Чтобы снизить риски, компании стоит заранее, до подписания договора об аудите, разработать регламент взаимодействия с внешними аудиторами. В нем закрепите цели и задачи контактного лица и его полномочия, чтобы устранить возможные конфликты или проблемы с разграничением обязанностей. А чтобы прямо в процессе аудита вносить правки в учет и отчетность, безопаснее допускать к живому общению аудиторов с главбухом, методологами по РСБУ и МСФО, если такие специалисты есть в организации.

Сложность 2. Выдали удаленный доступ к бухбазе

Риск для компании: аудиторская проверка затянется. Возможно, вашей компании придется оплатить аудиторам время, когда их работа простаивала.

Безопасное решение: закрепить в договоре, что бухгалтерия дает аудиторам удобный для них доступ к учетным программам.

Бывает, аудиторам предоставляют удаленный доступ к бухгалтерской программе. А при таком формате бухпрограмма зачастую подвисает и подолгу выгружает информацию. Кроме того, при удаленном доступе аудитор и бухгалтерия могут помешать друг другу работать в единой учетной базе. Например, если случится технический сбой, аудиторы тоже не смогут в это время пользоваться базой.

Предоставляя аудиторам удаленный доступ к бухпрограмме, компания рискует затянуть процесс проверки. Соответственно, больше денег потратит на оплату человеко-часов. А если доступ к удаленной программе у аудиторов временно пропадет, им придется ждать, когда бухгалтерия снова пустит их в базу. Подобные простои в работе аудиторов компенсирует компания-заказчик, если это условие заранее закрепили в условиях договора.

Аудиторы рекомендуют расписать в договоре аудиторских услуг, как именно компания будет давать проверяющим доступ к бухпрограмме. Также стоит предусмотреть условия о безопасности входа в программу, закрепить права аудитора при работе с базой и указать место в офисе организации, где аудитор сможет сидеть непосредственно за компьютером, если это потребуется. Вместо удаленного доступа к бухпрограмме лучше, чтобы компания-заказчик выгрузила копию бухбазы. Так аудитор спокойно сможет работать, не касаясь работы бухгалтеров.

Сложность 3. Не стали раскрывать бенефициаров

Риск для компании: получить аудиторское заключение с оговоркой.

Безопасное решение: раскрыть данные о бенефициарах и связанных сторонах в том объеме, который предусматривают требования законодательства.

В ходе аудита компании иногда отказываются рассказывать аудиторам о связанных сторонах и бенефициарных владельцах. Например, руководство компании заявляет, что предоставить такую информацию не разрешило лицо, отвечающее за корпоративное управление (ЛОКУ). На практике же аудиторы все равно часто узнают, кто конечный бенефициар.

Отказ от раскрытия бенефициаров ведет к выдаче компании аудиторского заключения с оговоркой. Даже если аудитор не найдет бенефициара и в отчетности компании информация о нем раскрыта не будет, так же как и о связанных сторонах, то все равно заключение будет с оговоркой. То есть в документе будет указана оговорка о нераскрытии связанных сторон. Со стороны это выглядит подозрительно — будто компании есть что скрывать.

Организации-заказчику стоит заранее выработать со своим аудитором форму передачи информации о бенефициарах. Например, раскрыть группу компаний и указать, сколько физлиц и с каким гражданством владеют прямо или косвенно этой группой. Скачайте образец фрагмента ответа на запрос о связанных сторонах и бенефициарах.

Сложность 4. Задержали ответы на запросы

Риск для компании: остаться без аудиторского заключения или получить оговорку в связи с ограничением объема аудита.

Безопасное решение: запросить у аудиторов шаблоны ответов, чтобы быстрее реагировать на запросы.

Еще одна частая проблема, о которой рассказали аудиторы: ответственные сотрудники компании-заказчика слишком долго готовят ответы на запросы, не понимают срочности и важности этих ответов. Это может быть связано еще и с тем, что ответственные лица не знают, в каком формате и по каким шаблонам отвечать на запросы проверяющих.

Когда у аудиторов недостаточно информации, чтобы провести качественную проверку, они вправе пойти на крайнюю меру — отказаться выражать мнение о достоверности отчетности компании. А это значит, что организация получит заключение с модифицированным мнением. Да и сам аудит проверяющие вправе остановить, несмотря на договор (подп. 4 п. 1 ст. 13 Закона № 307-ФЗ).

Готовить ответы на запросы аудиторов вправе разные сотрудники компании, которым дали такие полномочия. А вот подписывать ответы должен руководитель компании. Что касается ответов на запросы о ЛОКУ, в большинстве случаев они подписываются самим ЛОКУ. Оформлять ответы необходимо на официальных бланках компании с реквизитами и печатью при наличии.

Как вариант, чтобы отвечать было быстрее и проще, запросите у аудиторов шаблоны ответов — как правило, они у них есть. Единственное, используя шаблоны, нужно включать в ответы фактическую информацию, относящуюся к деятельности организации, а не копировать образцы из шаблонов.

Сложность 5. Отказали в инвентаризации

Риск для компании: получить аудиторское заключение с оговоркой.

Безопасное решение: выбрать дату инвентаризации, которая будет удобна аудитору.

Есть компании, которые отказывают аудиторам в присутствии на инвентаризации материальных ценностей и оборудования. Также могут отказать и в том, чтобы проверяющие провели альтернативные процедуры по подтверждению остатков запасов и прочих активов. Например, из-за того, что объекты инвентаризации сейчас находятся в труднодоступных местах. Из-за подобного отказа аудиторы могут выдать заключение с оговоркой, что для многих компаний неприемлемо.

Если инвентаризация в компании уже прошла до даты заключения договора на аудит, то рекомендуем организовать альтернативные инвентаризационные процедуры в другой день. Аудитор приедет в специально назначенный день на склад с заранее выбранной номенклатурой, которую ему необходимо пересчитать и проверить.

Компания вправе подготовить склад к проверке заранее. Например, самостоятельно пересчитать, сколько чего в коробках, палетах и ящиках, определить, где есть пересортица и брак. После этого можно наклеить на тару новые стикеры с количеством, состоянием и наименованиями товара. Выгода от таких действий в том, что процедуру пересчета при этом аудитор проведет быстрее. Но проверяющий все равно должен сам увидеть, как считают материальные ценности при инвентаризации, или самостоятельно их пересчитать. Содействие аудитору в проведении необходимых процедур позволяет избежать риска оговорки по неподтверждению запасов.

Если аудитор решит провести альтернативные процедуры вместо пропущенной инвентаризации, то стоит оказать ему техническую и документальную поддержку — строго под его запросы. Смотрите, какие альтернативные процедуры может предложить аудитор.

Сложность 6. Не предупредили, что бухгалтерия на аутсорсе

Риск для компании: замедлить процесс аудита, столкнуться с допрасходами.

Безопасное решение: рассказать аудиторам до заключения договора, какие участки передали на бухгалтерский аутсорс.

Работа аудиторов усложняется, если учет ведет специализированная организация на условиях аутсорсинга. А сложность в том, что аудиторам приходится контактировать с дополнительным лицом, а также выполнять дополнительные процедуры, связанные с СВК обслуживащей компании (МСА 402).

Аутсорсинговая компания должна выделить проверяющим рабочее место, предоставить доступ к программам, оргтехнике и к тем, кто непосредственно оказывает бухгалтерские услуги. Не исключены сложности в коммуникациях и контроле аудита, если все процессы проверки происходят на территории специализированной компании.

Заранее договоритесь с аудиторами и руководством бухгалтерии на аутсорсе, какими будут порядок и сроки представления документов в ходе проверки, где именно будут работать аудиторы, в каком формате они получат доступ к базам и пр.