Бухгалтерия будущего: что можно доверить искусственному интеллекту уже сегодня
Искусственный интеллект не заменит бухгалтера, но может усовершенствовать его работу. Екатерина Андросова, владелец аутсорсинговой компании, поделилась опытом, как превратить свой отдел в бухгалтерию будущего и какие задачи можно успешно отдать роботам.
ЕКАТЕРИНА АНДРОСОВА — владелец бухгалтерской аутсорсинговой компании «ККонсалт». С отличием окончила Всероссийский заочный финансово-экономический институт. За три года прошла путь от ученика бухгалтера до главбуха. Во время второго декретного отпуска отказалась от работы по найму и открыла свою компанию.
Как ИИ может усовершенствовать работу бухгалтера
Я всегда говорю: «У меня в компании бухгалтерия будущего». И это действительно так. Мы слишком ленивы, чтобы делать рутинную работу руками. Поэтому вместо учета вручную бухгалтерия углубляется в работу автоматических процедур.
Плюсы внедрения ИИ. Роботы нас спасают, когда нужно срочно подготовить большой документ, а у человека на это уйдет несколько часов. Системы же делают это за несколько минут. Не верьте бухгалтерам, которые утверждают, что пробовали внедрять автоматизацию, но работало все криво. Они просто не заморачивались с настройками. Могу точно сказать: роботы не ошибаются, если их правильно настроить.
Минусы внедрения ИИ. Бухгалтеры привыкли работать определенным образом, как их учили много лет. А при внедрении ИИ нужно напрягать мозги. Тут возникают две трудности. Часть бухгалтеров пытаются саботировать внедрение роботов, утверждая, что они зависают, делают неправильно, долго и т. д. Кто-то же просто перестает контролировать процесс. В итоге у некоторых сотрудников снижается внимание к мелким деталям в учете, а это приводит к ошибкам.
Машине можно доверить не все. Важно не забывать, что люди работают с людьми. Когда необходимо обратиться лично, попросить, объяснить, то лучше написать текст самим, чем оформить его обезличенными фразами. Так результат будет выше. То же касается и нетиповых историй в учете. У нас в компании основной поток операций идет через искусственный интеллект, но все равно возникают ситуации, которые требуют экспертного мнения конкретного сотрудника. Поэтому роботы не заменят экспертов в области бухгалтерии, можно не переживать по этому поводу.
На заметку
Мифы, связанные с внедрением ИИ в бухгалтерию
|
Миф 1. Это сложно: нужны особые знания и оборудование. Реальность: чтобы применять роботов в бухгалтерии, достаточно настроить программу один раз. Как сейчас учетная программа может сформировать отчет по введенным данным, так же сможет и взять на себя весь процесс от обработки и введения данных до анализа отчетов. Миф 2. Это ненадежно. Реальность: эффективность технологий проверена на практике. Даже ФНС строит свои инструменты на базе ИИ. |
Миф 3. Проще занести документы руками. Реальность: роботы во много раз сокращают время на ввод первичных документов. А еще это возможность исключить ошибки и неточности из-за человеческого фактора. Миф 4. ИИ оставит бухгалтера без работы. Реальность: автоматизация заменит бухгалтера на рутинных задачах, а также освободит время для более интересных и сложных проектов, с которыми машине не справиться. |
Что можно поручить роботу в учетной программе
На все задачи бухгалтера, которые только можно описать в ТЗ, мы создаем доработки учетной системы. Приведу пример участков, которые мы уже отдали в работу искусственному интеллекту.
Ввод первички. Бухгалтеру не приходится тратить время на вбивание данных из документа. Система может автоматически подтянуть скан документа, что значительно облегчает ответы на запросы, например ИФНС. На рынке много услуг по автоматизированному вводу первички, поставщика качественной обработки найти несложно. Для начала можно обратиться к своему оператору учетной системы или ЭДО.
Пример, как робот обрабатывает чеки от подотчетников
|
Составление авансовых отчетов. Сотрудники сканируют чеки, и система самостоятельно формирует авансовый отчет. Такая донастройка особенно поможет компаниям, у которых стабильно большой объем чеков.
Формирование платежек. Робот не может перепутать сумму или цифры в реквизитах: у него нет других данных, только те, что указаны в счете. По моей практике, если платеж уходил с ошибками, то это было из-за человеческого фактора. Если компания не уверена, готова ли сейчас тратить ресурсы, чтобы настроить автоматический ввод платежек, то может попробовать для начала функционал банка. В большинстве онлайн-банков уже есть возможность подгрузить счет в любом формате, и платежка сформируется автоматически.
Словарь
ChatGPT — чат-бот с искусственным интеллектом, способный генерировать тексты, например шаблоны писем. GPT означает Generative Pre-trained Transformer («генеративный предварительно обученный трансформер»).
Составление документов на реализацию. Можно загрузить смету, например, в формате Excel, и программа сама подготовит УПД для покупателей. Если в одном документе более 100 строк, то бухгалтер будет набивать реализацию целый день, тогда как машина сделает это за несколько секунд.
Списание материалов. Особенно удобно, когда у компании производство удалено от бухгалтерии и множество схожих позиций. Ответственному на производстве достаточно подгрузить файл с данными, и робот самостоятельно проведет списание. Бухгалтеру остается только организовывать инвентаризацию остатков.
Создание писем и регламентов. Мы используем ChatGPT для написания текстов. Например, запросов контрагентам или внутренних инструкций и регламентов. Во время совещания ответы на важные вопросы можно сформулировать голосом, а GPT оформит это в письменный регламент. Я попросила GPT составить письмо о повышении стоимости услуг. Ниже — готовый вариант, который я получила за пару секунд. Зачастую текст от GPT не приходится дорабатывать. Хотя бывают такие письма, в которые нужно вложить человечность, особенно когда о чем-то просишь.
