Аренда онлайн-кассы: кому может пригодиться и как оформить

Кому подойдет аренда онлайн-кассы

Есть два варианта аренды. Первый — физическая аренда кассы, когда вы берете непосредственно кассовый аппарат. Второй — «облачное» решение по аренде кассы. Мы рассмотрим оба варианта и разберем, кому какой подойдет.

Аренда физической онлайн-кассы. В целом такой вариант аренды может выбрать любая компания с любым видом деятельности. Но выгоднее он для сезонного бизнеса или стартапа с неопределенным будущим. Либо когда компания не хочет заморачиваться с обслуживанием кассы — это берет на себя арендодатель. Если касса сломается, ее быстро заменят на другую, чтобы ваши продажи не останавливались.

Аренда «облачной» онлайн-кассы. Если все платежи вы принимаете в электронном виде, как это происходит в интернет-магазинах, можно не думать о физической кассе, а сразу арендовать виртуальную, или «облачную», как ее еще называют. Это сервис с подключенным фискальным накопителем на ваше имя. Подключают этот сервис к сайту магазина. Клиенты могут совершать покупки, а «облачная» касса будет формировать чеки, отправлять их оператору фискальных данных (ОФД) и клиентам на электронную почту. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ, который регулирует расчеты через ККТ, не запрещает пользоваться «облачными» кассами.

«Облачные» онлайн-кассы популярны у предпринимателей, которые оказывают услуги. Например, у репетиторов, кадастровых инженеров, организаторов праздников. Основной критерий при выборе «облачного» решения — это количество пробиваемых чеков в день или месяц. Чем чеков меньше, тем «облачная» касса становится более выгодным вариантом.

Сколько стоит арендовать онлайн-кассу

Тарифы на аренду у разных арендодателей отличаются. Есть средние по рынку расценки, но все они зависят от моделей и специфики видов бизнеса. Некоторые арендодатели предлагают тарифы с дополнительными сервисами, к примеру с онлайн-бухгалтерией. Соответственно, все эти допфункции тоже влияют на стоимость аренды.

Уточните у арендодателя, что именно входит в тариф по аренде, потребуется ли докупать дополнительное оборудование к кассе: фискальный накопитель, банковский терминал, сканер штрих-кодов. Кроме того, узнайте, помогут ли вам настроить кассу и зарегистрировать ее в налоговой.

Для «облачных» онлайн-касс, как правило, есть две линейки тарифных планов. Первый — срочный с оплатой за 1, 6, 12, 13, 15 или 18 месяцев. Второй — почековый, когда оплату вносят только за пробитые чеки без ограничения по времени. Стоимость обычно от 2000 руб. за месяц.

Как взять кассу в аренду

Кассы в аренду предлагают организации трех типов. Разберем каждый вариант.

Аренда у банка. Аренда кассы и терминала в банке обычно привязана к открытию расчетного счета и подключению услуги эквайринга. Если появится желание сменить банк, понадобится возвращать кассу, подключать новую в другом банке, оплачивать новый фискальный накопитель. Кроме того, банкиры, как правило, предлагают небольшой выбор моделей онлайн-касс — нужной вам кассы у них может и не быть.

Аренда у компаний — разработчиков онлайн-касс и интеграторов. Такая аренда не привязывает вас к открытию расчетного счета в банке, как в предыдущем варианте. Кроме того, вам предложат большой выбор моделей и комфортные тарифы. Также можно рассчитывать на компетентную техподдержку и консультации специалистов арендодателя.

Аренда у оператора фискальных данных. Этот вариант аренды привязывает вас к конкретному поставщику услуг. Например, если компания вырастет и вам понадобится более сложная товароучетная система, кассу нужно будет вернуть. Поэтому хорошо, если в таком случае возможна аренда с дальнейшим выкупом кассы.

При выборе онлайн-кассы учитывайте тип бизнеса
и количество пробиваемых чеков в день. Обращайте
внимание и на функциональность системы. Касса должна
включать поддержку различных способов оплаты.

ЕКАТЕРИНА БАШКИНЦЕВА,

руководитель отдела автоматизации
розничной торговли компании «Первый Бит» , г. Москва

Какие проводки по аренде онлайн-кассы сделать в бухучете

Физическую онлайн-кассу, которую взяли в аренду, отразите за балансом на счете 001 «Арендованные основные средства»:

Когда будете возвращать кассу арендодателю, сделайте в учете обратную проводку:

Арендные платежи арендодателю отражайте проводкой:

Ежемесячную арендную плату в конце каждого месяца включайте в расходы на продажу и выделяйте НДС, если работаете на общей системе. Составьте проводки:

Аналогичные бухзаписи делайте для учета услуг оператора фискальных данных.

«Облачную» кассу компании и ИП зачастую арендуют на срок более одного месяца, а оплату перечисляют в виде разового фиксированного платежа. Поэтому в бухучете аренду «облачного» решения отражайте в расходах будущих периодов с последующим списанием на затраты в течение срока использования. Сформируйте проводки:

Если арендовали «облачный» сервис на месяц или платите за его аренду ежемесячно, то можно, минуя счет 97 «Расходы будущих периодов», списывать стоимость аренды сразу на текущие расходы.

На заметку

Плюсы виртуальной, или «облачной», кассы

	Не нужно следить, передает ли касса чеки в ОФД, подключена ли к интернету.		При поломке кассу быстро заменят на запасную.
	Если в компании отключат интернет или электричество, за ККТ можно не переживать. В центрах обработки данных есть резервное питание.		Не надо беспокоиться об интеграции кассы с платежными сервисами и платформами для интернет-магазинов. Есть готовые комплексные решения, которые упрощают работу.