Прибыль есть, а денег нет. Как ошибки в названиях товаров чуть не разорили компанию

ЮЛИЯ ХРИСТОФОРОВА  — руководитель отдела бухгалтерского обслуживания в аутсорсинговой компании «Бухучет-Иркутск». Опыт работы главбухом — более 30 лет, из них семь лет работает в аутсорсинге. Создала несколько обучающих курсов для бухгалтеров. Своими профессиональными кейсами и разными бухгалтерскими полезностями делится в телеграм-канале. →t.me/Yuliya_PRO_nalogi Умеет считать на счетах, рисовать самолетики и легко собирает баланс без 1С. Искренне любит бухгалтерский учет и бухгалтеров.

Складской кошмар, или Почему не стоит создавать номенклатуру «товар»

К нам обратилась оптовая компания на упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Проблем было много: огромные суммы налогов, по бумагам — прибыль, но фактически — убытки, да и налоговая закидала требованиями. В чем проблема, руководитель не понимал.

Корень проблем оказался один — беспорядочный учет на счете 41 «Товары». В программе учета приходовали один товар, а продавали другой. Иногда даже — видимо, чтобы не тратить время — проводили продукцию с номенклатурой «товар», без какой-либо конкретики, с общим количеством позиций по накладной. А списывали все по средней себестоимости.

Глядя на красное сальдо счета 41 и такие же красные лица бухгалтеров, я поняла: в учете надо наводить порядок. Работали мы больше двух месяцев, и ситуацию удалось поправить. В результате нашли переплату по УСН за прошлый год в миллион рублей, а за первое полугодие 2024 года сэкономили клиенту около полумиллиона.

Как исправить путаницу в складском учете

Чтобы наладить учет у клиента, провели инвентаризацию на текущую дату и вывели в учет реальные остатки. Кроме того, помогли восстановить и настроить бухучет так, чтобы дальше риск путаницы в товарном учете был минимальным. Вот три шага, за которые мы восстановили учет. Они универсальные — если у вас аналогичная проблема, эти шаги подойдут и вам.

Шаг 1. Сохранили копию учетной базы. Так можно в любой момент вернуться к изначальному варианту учета и проверить, не искажены ли другие показатели. Копировать базу стоит в любых ситуациях, когда планируете внести в учет значимые изменения. Например, при серьезном обновлении бухгалтерской программы. Мы для удобства дополнительно выгружаем аналитические отчеты в формате Excel, чтобы с помощью инструментов этой программы можно было провести анализ данных.

Шаг 2. Удалили дубли. На этом шаге уже можно упростить вид оборотки учета товаров. Ведь исчезнут лже-номенклатуры, а одни и те же товары объединятся под единым наименованием. В 1С путь для удаления дублей такой: раздел «Администрирование» > Настройки программы > Обслуживание > Корректировка данных > Поиск и удаление дублей. Программа выведет список задвоенных позиций, но не стоит слепо ему доверять. Лучше отсмотреть все дубли самостоятельно: иногда товары отличаются по названию лишь одной буквой. В этом случае советуем привлечь к проверке профильных специалистов, например менеджеров по продажам: бухгалтер вряд ли знает все подробности по каждому товару.

Шаг 3. Провели инвентаризацию. После того как «подчистили» все наименования в номенклатурном справочнике, можно проводить инвентаризацию остатков. Этот шаг один из самых трудозатратных, но без него не вывести в учет реальные остатки. Подсказки, чтобы правильно отразить результаты инвентаризации, найдете здесь.

Три правила, как не допустить новый беспорядок в учете товаров

По своему опыту я вывела три правила, которые рекомендую соблюдать всем компаниям. Я бы даже назвала это четвертым шагом в наведении порядка в складском учете.

Правило 1. Не списывайте то, чего у компании нет. Поставьте запрет в учетной программе на списание объекта при отсутствии остатков. Часто вижу у клиентов ошибку: реализацию или списание товаров проводят, даже когда в учете нет остатка. А это как раз и приводит к завышению налога на прибыль или по упрощенке. Себестоимость товара равна нулю, потому что компания продает что-то несуществующее, и вся стоимость сделки уходит в налоговую базу.

Правило 2. Следите, чтобы у одной позиции при покупке и при выбытии было одно наименование. Часто у поставщиков и у покупателей отличаются названия товаров — закон этого не запрещает. Простой пример: отвертка крестовая и крестовая отвертка. Для учетной программы это абсолютно разные названия. Чтобы не запутаться, создайте систему номенклатуры. Например, закрепите названия товаров во внутренних положениях и учетной политике.

Правило 3. Ищите товары в базе по похожим названиям, а не заводите новые. Прежде чем заводить новую позицию в учете, воспользуйтесь поиском по номенклатуре или подбором. Расскажите об этом правиле сотрудникам, которые вбивают в программу документы на поступление и выбытие товаров или материалов. Так вы исключите появление тех самых дублей, которые засоряют учет