Ремонт офиса «под себя». Инструкция, чтобы не намудрить с налогами

Проверьте договор аренды

Прежде чем приступать к ремонтным работам, стоит перечитать, что закреплено в договоре с арендодателем. По общему правилу, когда арендатор произвел за свой счет и с согласия арендодателя так называемые неотделимые улучшения, он имеет право получить возмещение их стоимости (п. 2 ст. 623 ГК). Однако в договоре аренды могут быть зафиксированы и другие правила (письмо Минфина от 12.07.2022 № 03-03-06/1/66913). При необходимости внесите поправки в договор. Варианты формулировок смотрите ниже.

Согласуйте с арендодателем планируемые работы. Получите от него письменное согласие на выполнение работ, к примеру на перепланировку или переоборудование помещений.

Определитесь с амортизацией и налогом на имущество

Арендатор вправе амортизировать неотделимые улучшения, только если арендодатель их одобрил, но не компенсирует расходы. Если компенсирует — переходите к следующему разделу.

Амортизировать неотделимые улучшения вы вправе в течение срока действия договора аренды. Когда срок договора истек, начисление амортизации остановите (определение Верховного суда от 04.04.2022 № 304-ЭС22-2958). Даже если улучшения до конца не самортизированы.

При прекращении аренды рискованно списывать в расходы оставшуюся стоимость капитальных вложений. Например, одна компания учла остаток во внереализационных расходах, но налоговики посчитали это неправомерным, судьи согласились (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 23.11.2021 по делу № А76-8895/2019).

Если продолжаете пользоваться имуществом после истечения срока договора и арендодатель не против, договор считается возобновленным на тех же условиях и на неопределенный срок (п. 2 ст. 621 ГК). В такой ситуации можно начислять амортизацию по неотделимым улучшениям и дальше (письмо Минфина от 13.07.2023 № 03-03-06/2/65824).

С налогом на имущество все прозрачно. Поскольку арендатор учитывает улучшения как основное средство, то платит с них налог на имущество (письмо Минфина от 07.11.2024 № 03-03-06/1/109635).

Отразите доход и расход при получении компенсации

Если договор предусматривает компенсацию от арендодателя за улучшение офиса, амортизировать имущество вы не вправе. В этом случае действия такие.

Возмещение, полученное от арендодателя, учитывайте в налоговом учете как доход (ст. 248 НК). Также отразите затраты, связанные с выполнением работ для арендодателя (письмо Минфина от 05.04.2017 № 03-03-06/1/20242). Не важно, когда по договору арендодатель возмещает расходы: по окончании работ или после окончания договора аренды (п. 1 ст. 249 НК).

Допустим, арендодатель возместил затраты на неотделимые улучшения частично. Тогда невозмещенную часть спишите через амортизацию, а возмещенную — по схеме ниже.

Начислите НДС

При передаче арендодателю неотделимых улучшений необходимо рассчитать НДС. Не важно, возместил арендодатель вам стоимость неотделимых улучшений или вы передали ему улучшения безвозмездно (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК, письмо Минфина от 07.11.2024 № 03-03-06/1/109635, определение Верховного суда от 20.04.2022 № 310-ЭС22-4271). Но вы сможете принять к вычету налог, который перечислили при оплате за стройматериалы и за работу подрядчиков (подп. 1 п. 2 ст. 171 НК). Правда, с вычетом возможен подвох.