Подотчетник расплатился по СБП, а чек не принес. Допустимо?

Сотрудник расплатился по СБП за товары, купленные для хозяйственных нужд, а чек у продавца не забрал. В онлайн-банке у него есть квитанция об оплате через СБП. Квитанцию он распечатал и приложил к авансовому отчету. Достаточно ли этого?

Минфин считает, что подотчетные расходы, по которым у компании нет подтверждающих документов, нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Однако конкретный перечень бумаг, которые подотчетник должен приложить к авансовому отчету, не установлен. Это могут быть чеки ККТ, бланки строгой отчетности — по ним реально идентифицировать покупку, продавца, покупателя, время, место и сумму покупки. Но в квитанции об оплате по СБП информации недостаточно. В ней указаны статус операции «выполнено», дата и счет списания денег, наименование продавца, банк и сумма операции, но нет обязательных реквизитов чека, например наименования товара. Поэтому признавать расходы только по квитанции рискованно — налоговики могут их снять.

Попросите сотрудника заглянуть в сервис ФНС «Мои чеки онлайн». →lkdr.nalog.ru Там надо залогиниться по номеру телефона, к которому привязана банковская карта. В сервисе сохраняются чеки от продавцов. Возможно, чек от продавца, с которым сотрудник расплатился по СБП, тоже есть в этом сервисе. Ведь при оплате по СБП продавцы обязаны выдавать чеки (письмо Минфина от 02.12.2022 № 30-01-15/118261). Тогда документ можно просто распечатать из сервиса и приложить к отчету.

С 1 марта 2025 года официально действует правило, что продавец вправе передавать покупателю чек через сервис «Мои чеки онлайн». Продавец включает в чек номер телефона либо адрес электронной почты покупателя. Чек автоматом попадает в сервис налоговой, где будет всегда доступен.

Если чека в сервисе нет, можно обратиться к продавцу за выдачей дубликата. Получить дубликат продавец сможет из фискального накопителя ККТ или через личный кабинет на сайте оператора фискальных данных.

Если документа все же не будет, расходы подотчетника безопаснее не признавать в налоговом учете. Более того, чиновники считают, что не подтвержденную документально сумму подотчета нужно включать в базу по НДФЛ наравне с зарплатой. С этой суммы безопаснее удержать НДФЛ и начислить на нее страховые взносы (письмо Минфина от 16.12.2019 № 03-04-06/98341).