Три частые ошибки убивают шансы компаний оспорить результат налоговой проверки

НАТАЛЬЯ ЕЖОВА — советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса. День рождения, 3 декабря, совпадает с родом профессиональной деятельности — Днем юриста. Окончила Московский колледж предпринимательства, Московский государственный университет экономики, статистики и информатики и Московскую финансовую юридическую академию. С 1997 по 2004 год работала бухгалтером-экономистом, с 2004 по 2015 год — начальником выездных проверок в ИФНС, с 2015 по 2018 год — начальником отдела методологии налогового учета в ПАО ГК «ТНС Энерго» , с 2018 года является налоговым консультантом и предпринимателем.

Ошибка 1. Не следить самостоятельно за документами по проверке и сроками на обжалование

Как-то ко мне обратились знакомые юристы за экстренной помощью. До конца трехмесячного срока, в течение которого можно подать заявление об оспаривании решения инспекции в суд, оставалось двое суток. При этом абсолютно ничего не было готово. Речь шла не о долговременном представительстве в суде, а буквально о спасении ситуации и «запрыгивании в суд с чем-нибудь».

Проблема возникла из-за нанятого адвоката, который до этого работал с компанией. Он отключил телефон и оборвал контакты по неизвестной мне причине.

Осложнялось все тем, что у директора не было практически никаких материалов проверки. Все бумаги отдали адвокату на досудебном этапе оспаривания акта проверки. За работой юриста никто не следил, и копии документов никто не делал, поэтому их пришлось спешно разыскивать.

Двое суток, оставшиеся до конца срока, сотрудники не спали. Часть копий смогли восстановить из электронной почты, другую часть — в ЭДО, некоторые бумаги нашли в оригинале. Кроме того, информацию взяли в виде записи об оспаривании решения инспекции в досудебном порядке из сервиса ФНС «Узнать о жалобе». →service.nalog.ru/complaints.do

Из апелляционной жалобы, которую нашли в электронке, быстро сделали исковое заявление в суд, добавили судебную практику и чудом успели в последний день подать электронное заявление в арбитражный суд.

Дальше нужно было готовить серьезную позицию в ответ на решение инспекции, которое составляло 500 листов. Для этого необходимо было срочно восстановить приложения к акту, ознакомиться с делом, искать юристов, которые бросят все и будут заниматься только этой компанией.

К авральной ситуации привели не только действия адвоката, этичность которых трудно оценить, не зная всей ситуации. В первую очередь описанные выше последствия наступили из-за того, что руководство компании не организовало процесс досудебного обжалования и контроль за всей дальнейшей работой.

Случай не единичный. В другой раз ко мне обратилось промышленное предприятие. До конца срока подачи возражений на акт выездной проверки объемом 200 листов у компании оставалось всего три дня. Ночью мне пригнали «газель» документов, завалили ими квартиру. За три дня надо было выучить и проанализировать работу организации, написать позицию. Чтобы не попадать в такие ситуации, стоит готовиться заранее к возможному обжалованию решения.

Как лучше: создайте хранилище документов еще на этапе проверки. Когда подаете жалобу налоговикам либо иск в суд, помните, что нужно обеспечить документами все стороны процесса. Бумаги должны быть у компании, ответчика, судьи, а также у третьих лиц, если они участвуют в процессе.

Передавать документы всем заинтересованным надо не в последний момент. У специалистов должно быть время их проанализировать и подготовить позицию.

Юристам или бухгалтерии нужно прочитать, оценить, проанализировать и подготовить не только письменную позицию, но и часто дополнительные расчеты, контррасчеты. Возможно, необходимо сделать какие-то экспертизы, рецензии, решить вопросы с привлечением свидетелей.

Чтобы не потерять время, еще на этапе начала налоговой проверки организуйте консолидированное хранилище сканированных документов. В нем по папкам и стадиям процесса нужно будет собирать в тематический каталог все требования, описи о переданных документах, протоколы допросов, аналитические таблицы, акты, решения о привлечении к ответственности, приложения, протоколы отправки через ЭДО и прочие бумаги. Все это позволит в один момент передать документы на флешке, диске или ссылкой на облачное хранилище, а также избежать долгого этапа сбора первички. Кроме того, это обезопасит компанию от передачи оригиналов без гарантии их возврата, обеспечит быстрый поиск и распечатку бумаг, предоставит возможность всем сторонам получить документацию без потерь данных.

Ошибка 2. Ждать результатов от внешнего юриста, которого лишают информации

Частая ошибка, которую совершают компании, — нанимают внешнего юриста и дают ему для контактов по проверке единственного сотрудника бухгалтерии. При этом со своего сотрудника не снимают текущих обязанностей и не расставляют приоритеты.

В итоге картина следующая. «Связной сотрудник» считает, что юрист сам найдет всю нужную информацию в 1С, куда ему дали доступ. Но юрист — посторонний человек, незнакомый с внутренней работой компании. Он долго ждет, пока бухгалтер сдаст отчетность, а потом по остаточному принципу сделает расчеты и представит сведения из бухгалтерской базы.

Юрист напишет позицию и в таких условиях. Но уповать на ее качество будет сложно. Обеспечить специалиста полной информацией и организовать контроль — задача организации. Нанятый специалист не обязан уговаривать руководителя компании, что именно в его интересах создать условия для подготовки качественной позиции.

Иногда руководство компании по каким-то соображениям намеренно решает не раскрывать внешним юристам всю информацию. Подобные сюрпризы зачастую вскрываются только в суде. И это тоже влияет на качество позиции.

Как лучше: распределить обязанности и прописать процедуры. Выберите в компании ответственных работников, которые участвуют в обжаловании результатов проверки. Перераспределите их нагрузку: они должны будут в сжатые сроки копировать, сканировать, обеспечивать доступ в архивы, делать электронные таблицы, сшивать, нумеровать, заверять и передавать документы.

Одному из сотрудников поручите контролировать, как ведут работу внешние юристы. Он будет отслеживать карточку дела на сайте арбитражных судов. →ras.arbitr.ru Там легко проверить, поступили ли отзыв, возражение или ходатайство от стороны противника, сдала ли документы в суд ваша компания. Также необходимо контролировать выполнение определений суда, который часто дает сторонам процесса определенные задания. Если определение суда не исполнить, суд может написать в решении, что сторона не была добросовестным участником процесса. Это снижает ваши шансы при дальнейшем обжаловании.

Ответственных за участки работы закрепите приказом. Установите сроки выполнения, по истечении которых нужно быстро реагировать и устранять недостатки.

Имейте в виду, что при экстренной подготовке возражений или документов для суда сотрудники часто задерживаются или работают в выходные. Это необходимость, иначе текущая работа просто встанет. Дополнительное время работы надо будет оплатить.

В договоре с юридической фирмой пропишите не общие фразы, а способы передачи информации и сроки обмена документами, получения предварительного результата и согласования итогового результата. Согласуйте представление отчетов о проделанной работе. В качестве отчета может быть конкретный документ, например жалоба или заявление.

Ошибка 3. Возлагать ответственность за результат обжалования на главбуха

Бывает, что директор никому не доверяет или не хочет тратить деньги на сторонних специалистов. Тогда компания обжалует решение самостоятельно, и руководитель рассчитывает на помощь главбуха. Но рискованно надеяться, что, как 10 лет назад, главбух пойдет с директором в суд и все у них получится.

Главбуха, как правило, никто не освобождает от текущей работы. А долго сидеть ночами и вести процесс он не сможет.

Также главбуха могут не допустить к участию в процессе без диплома о высшем юридическом образовании или адвокатского статуса. Значит, бухгалтер сможет быть только слушателем без права голоса или свидетелем.

Допустим, и у директора, и у главбуха есть высшее юридическое образование. Но и тогда в 99,9 процента случаев у них отсутствует опыт участия в судебных процессах и понимание всех стадий.

Еще надо учитывать, что главбух прежде всего обращает внимание на полноту документарного учета. А в современных налоговых спорах речь идет о переквалификации сделок, которая превращает полноту учета в формальный документооборот.

Суть нарушений состоит не в отсутствии документов или подписей, а в отсутствии реальных операций, которые этими документами оформляли. Это результат управленческих решений. При самостоятельной подготовке позиции главбух в силу профессиональной привычки сделает акцент именно на полноте документации по сделкам. Но в нынешней судебной практике этого аргумента недостаточно, чтобы выстроить позицию для суда.

Если найдут нарушения в особо крупном размере, не каждый главбух решится самостоятельно отстаивать интересы руководства компании и брать на себя всю ответственность за результат. В подобной ситуации бухгалтер сам начинает искать защиты. Для многих жесткое отстаивание позиции руководства равно тому, чтобы принять на себя роль соучастника в налоговом преступлении.

Кроме того, во многих компаниях на стадии обжалования люди начинают давать показания друг против друга, заявляют о своей непричастности, указывают, что лишь выполняли приказы руководства. В итоге отношения могут испортиться вплоть до увольнения.

Как лучше: рассмотрите возможность нанять внешнего юриста, это уберет многие проблемы. Работа с юристом на стадии обжалования результатов налоговой проверки снимает груз персональной ответственности с главбуха. Сотрудники компании при этом более вовлечены в процесс подготовки и передачи документов, с большей готовностью контролируют процесс досудебного обжалования и чаще предлагают полезные идеи.