Акт по договору ГПХ пришел в бухгалтерию на месяц позже. Как быть с НДФЛ и взносами?
Что сделать: самый безопасный вариант — проведите акт в том месяце, когда он подписан. Если сделать так не удается, зафиксируйте дату, когда получили акт.
Выплаты по договору подряда физлицам, у которых нет статуса ИП или самозанятого, облагаются НДФЛ и взносами, но считать их нужно по-разному. Для НДФЛ имеет значение только день выплаты, а для взносов — дата подписания акта.
НДФЛ. Вознаграждение по гражданско-правовому договору — это не зарплата, даже если подрядчик одновременно работает в компании по трудовому договору. Но даты получения дохода по зарплате и по договору ГПХ сейчас совпадают. Это день, когда компания выдала деньги (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). В этот день нужно удержать налог. Дата подписания или получения акта значения не имеет. Выплатили деньги по договору — удержали НДФЛ. Не важно, аванс это или уже окончательный расчет.
Страховые взносы. Взносы начисляйте, когда окончательно сданы результаты работы, то есть на дату, когда подписали акт. Для страховых взносов дата выплаты вознаграждения — день, когда начислили выплату (п. 1 ст. 421, ст. 424 НК). При этом взносы начисляйте только после приемки работ — целиком или отдельного этапа. Предоплата по договору взносами не облагается (письмо Минфина от 23.06.2020 № 03-04-05/54027). Но из договора должно четко следовать, что вы перечисляете именно аванс, а не оплачиваете выполненный этап работ. Образец с безопасной формулировкой.
Если акт подписали в одном месяце, а получили в другом, оптимальный вариант — начислить взносы в том месяце, в котором стороны подписали акт. Сделать это можно не только после его получения, но и после передачи, например, скана или фото подписанного документа. Но если отчетность уже сдана или истек срок уплаты взносов за прошлый месяц, а акт в учете вы не отразили, можно провести документ по дате фактического поступления. Зафиксируйте эту дату специальным штампом или записью в журнале.
Чтобы на будущее урегулировать такие ситуации, в ЛНА закрепите следующее: если акт поступает после сдачи РСВ или после срока уплаты взносов за конкретный месяц, вступает в действие правило «по дате фактического поступления». Так вы сможете объяснить проверяющим, почему начислили взносы позже.
