Директор вернул неиспользованный подотчет со своего бизнес‑счета. Так можно?

Директор вернул остаток неиспользованных подотчетных денег на счет компании. Только перевод сделал не с личного счета, а с того, который открыл как ИП. С компанией бизнес директора никак не связан. То есть никаких договоров и фактического взаимодействия не было. Можно ли теперь этот перевод отразить как возврат подотчета от сотрудника?

Предприниматель открывает расчетный счет для операций, связанных с бизнесом (п. 2.2 Инструкции ЦБ от 30.06.2021 № 204-И). При этом в законе нет запрета использовать деньги со счета предпринимателя в личных целях (ст. 24 ГК). Но в случае проверки налоговики, увидев перевод от предпринимателя на счет компании, могут подумать, что это ее доход. Поэтому стоит позаботиться о документальном подтверждении.

В первую очередь риск спора с налоговиками поможет снизить назначение платежа. Его записывают в свободной форме, но оно должно четко объяснять операцию. Например, «возврат остатка подотчетных сумм Иванова И.И. по поручению от 01.04.2025 № 5». Если работник при отправке не указал назначение платежа или записал его не полностью, он может отправить в банк письмо об уточнении назначения платежа.

Обосновать перевод со счета ИП поможет служебная записка. Ее должен написать сам руководитель на имя бухгалтера, ответственного за учет выданных под отчет денег. В записке надо объяснить, что возврат средств со счета предпринимателя — это возврат неизрасходованных подотчетных денег от директора.

Если директор вернул деньги в срок, предусмотренный заявлением или распоряжением на выдачу подотчетных, это будет аргументом в пользу того, что поступившие деньги действительно остаток подотчетных.

Чтобы избежать споров с инспекторами, стоит закрепить во внутренних документах, что подотчетники могут возвращать неизрасходованные средства на расчетный счет компании. Проводки по учету возврата сделайте такие же, как если бы получили деньги с личного счета директора.