Ваша транспортная накладная, где учтены все последние изменения

В общем случае транспортную накладную оформляет поставщик

У вас классическая ситуация, когда поставщик заключает договор с транспортной компанией на доставку товара. При этом перевозчик забирает груз с вашего склада и везет его покупателю. Тем не менее именно вам, а не транспортной компании необходимо изначально оформить накладную. Ее по умолчанию составляет тот, кто нанимает транспорт, то есть грузоотправитель. Так написано в пункте 6 Правил перевозок грузов, утвержденных постановлением Правительства РФ от 15 апреля 2011 г. № 272. Там же есть и форма транспортной накладной.

Накладную составьте в трех экземплярах. Правда, заполнять все разделы не придется. Сперва внесите данные о грузоотправителе, то есть о своей компании, в пункте 1, а в пункте 2 — о грузополучателе (см. образец ниже). Кстати, с недавних пор и там и тут требуется указать уполномоченного представителя компании. А не только данные организации (1). Такие изменения в бланке Правительство РФ закрепило постановлением от 30 декабря 2011 г. № 1208, которое вступило в силу 13 марта 2012 года.

Далее впишите информацию о грузе в пунктах 3 и 4. Если есть какие-то особые указания для перевозчика, то сообщите об этом в пункте 5. Еще один важный пункт — шестой. Сюда занесите сведения о приеме груза водителем перевозчика. Здесь тоже есть изменения. Рядом с каждой подписью (и представителя вашей компании, и водителя со стороны перевозчика) теперь должны быть расшифровки (3). Кроме того, требуется фиксировать не только дату и время прибытия транспорта, но и его убытия (2).

Наконец, в пункте 16 должна быть дата составления и опять же подпись уполномоченного сотрудника вашей компании с расшифровкой (4). А вот ставить печать больше нет необходимости.

Будет удобнее, если документ на перевозку составит транспортная компания

Выше мы описали общий алгоритм, предусмотренный правилами. Однако строго ему следовать не совсем удобно. Ведь расписаться в накладной должен не только водитель перевозчика (в п. 6 и 7), но и уполномоченный сотрудник такой организации (в п. 16). Выходит, прежде чем везти груз покупателю, шоферу придется поехать в офис своей организации за нужной подписью.

Если хотите упростить процесс доставки, в договоре с перевозчиком пропишите, что транспортную накладную оформляет он. Так поступить позволяет пункт 6 Правил перевозок грузов. Тогда водитель передаст вам такой документ уже частично заполненный. Вы внесете данные своей компании. Водитель поставит свою подпись и сразу направится с товаром к покупателю.

Расходы на доставку удастся обосновать, если в накладной есть подписи всех сторон

В итоге у вас на руках должен быть экземпляр транспортной накладной с подписями всех трех сторон. В том числе и грузополучателя — в пункте 7 — о том, что он принял товар. Без такой отметки в документе учитывать расходы на доставку опасно (см. письмо Минфина России от 22 декабря 2011 г. № 03-03-10/123).

Советуем договориться с перевозчиком, чтобы он предоставил вам копию накладной с отметками покупателя о приемке груза. Например, вместе со счетом на оплату услуг по доставке. Либо изначально составляйте четыре экземпляра транспортной накладной. Один останется у вас, а три других — у водителя. В итоге один экземпляр из этих трех перевозчик направит вам обратно уже с подписями покупателя.