Документы, которые подтвердят выплаты за сверхурочную работу
Спрашивает Юлия ДЕЖНЕВА, старший бухгалтер (г. Самара): В нашей компании есть call-центр. Сейчас возникла необходимость привлечь сотрудников call-центра к сверхурочной работе. Подскажите, какие документы мы должны для этого оформить?
Если ваша компания на «упрощенке»
Все рекомендации, приведенные в этой статье, будут полезны и компаниям, применяющим упрощенную систему налогообложения.
Далеко не все задержки после официального окончания рабочего дня считаются сверхурочной работой. Скажем, сотрудник остался в офисе по своей инициативе, а не по прямому распоряжению руководства. В этом случае ни о какой сверхурочной работе речи не идет (ст. 99 Трудового кодекса РФ).
Кроме того, не считается сверхурочной работа в выходные и праздничные дни — ее оформляют и оплачивают по особым правилам, установленным статьями 113 и 153 Трудового кодекса РФ.
Еще одно исключение: сотрудники, которым установлен ненормированный рабочий день. Доплата за сверхурочную работу таким сотрудникам не полагается.
Во всех остальных ситуациях, привлекая сотрудников к сверхурочной работе, компания должна ее оплатить в повышенном размере. При этом важно помнить о таком правиле: продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год. В противном случае организация нарушит законодательство.
По каким правилам оформлять документы
Чтобы привлечь сотрудника к работе за рамками официального трудового дня, нужно:
— уведомить его о необходимости такой работы и получить его согласие;
— напомнить ему про право отказаться от сверхурочной работы (это не всегда нужно, см. ниже);
— оформить приказ.
Кого нельзя привлекать к сверхурочной работе
К сверхурочным работам нельзя привлекать:
— беременных женщин;
— сотрудников моложе 18 лет (за исключением профессиональных спортсменов и творческих работников);
— сотрудников в период действия ученического договора;
— сотрудников, которым работа сверх нормальной продолжительности противопоказана в соответствии с медицинским заключением.
Кроме того, некоторые сотрудники должны быть обязательно ознакомлены в письменной форме со своим правом отказаться от сверхурочной работы. Это касается женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет, одиноких матерей (отцов), воспитывающих детей в возрасте до пяти лет, и инвалидов. А также сотрудников, имеющих детей-инвалидов, и сотрудников, которые ухаживают за больными членами своей семьи.
В уведомлении укажите причину, из-за которой понадобилась сверхурочная работа. Там же перечислите льготы и компенсации, которые полагаются за переработку. Это уведомление составьте в двух экземплярах. Один работник возьмет себе. На другом экземпляре, который останется в отделе кадров или бухгалтерии, сотрудник поставит отметку о своем согласии.
Когда согласия сотрудника не требуется, сказано в статье 99 Трудового кодекса РФ. Например, если его привлекают для работ, необходимых для предотвращения катастрофы или производственных аварий, а также устранения их последствий.
Получив согласие работника, оформите приказ о привлечении его к сверхурочным работам. Какого-либо унифицированного бланка для этого документа нет, поэтому составьте его в произвольной форме.
Укажите в нем дату, когда работник привлекается к сверхурочной работе (1), и ее продолжительность (2). Кроме того, отразите, какая компенсация полагается сотруднику за такую работу (согласно его выбору) (3).
Пример. Как привлечь сотрудника компании к сверхурочным работам
В апреле 2012 года сотрудница call-центра А.И. Петрова по просьбе своего непосредственного руководителя задерживалась на работе на два часа в течение двух дней подряд. Свое согласие на сверхурочные работы Петрова подтвердила, подписав уведомление (см. образец ниже). Также получила уведомление и дала свое согласие еще одна сотрудница call-центра.
После чего руководитель организации издал приказ (см. образец ниже), с которым работниц ознакомили под роспись.
По каким правилам компенсировать переработку
Первые два часа сверхурочной работы нужно оплачивать не менее чем в полуторном размере, а последующие часы — не менее чем в двойном (ст. 152 Трудового кодекса РФ).
Вместо денег сотруднику можно предоставить дополнительное время отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно. В этом случае часы переработки могут накапливаться в течение года и суммироваться до целых дней.
Главное в приказе о сверхурочной работе
Проверьте, есть ли в вашем приказе эта информация.
1 Дата, когда работника привлекают к сверхурочной работе.
2 Продолжительность сверхурочной работы.
3 Компенсация, полагающаяся работнику.
