Уведомление работнику, которому по ошибке выдали зарплату больше положенной
Спрашивает Ольга КАНАРЕЙКИНА, бухгалтер ООО «Миг» (г. Псков): Мы по ошибке выплатили сотруднику заработную плату больше, чем ему полагается. Произошел сбой в компьютере, из-за которого изменились некоторые формулы в программе. В итоге работнику было начислено и выплачено больше денег. Вправе ли мы требовать от сотрудника вернуть излишки? И если да, то как нам действовать?
Если ваша компания на «упрощенке»
Образец уведомления, приведенный в статье, пригодится любой компании независимо от выбранного режима налогообложения.
Поскольку вы выплатили лишнее из-за счетной ошибки, взыскать деньги с сотрудника удастся в любом случае
Вы оказались в такой ситуации, когда можно смело требовать от работника вернуть компании излишне выплаченную сумму. Именно требовать, а не просить, поскольку здесь сотрудник попросту обязан возместить возникшую переплату. Поясним подробно.
В вашем случае работник получил больше, чем полагалось, из-за ошибки в расчетах. Пусть не по вашей вине, а из-за сбоев в компьютерной программе. Тем не менее речь идет именно о счетной ошибке. А это как раз одна из тех ситуаций, когда излишне выплаченную зарплату можно взыскать с сотрудника, в том числе принудительно.
К слову, полный перечень случаев, в которых можно требовать с работника деньги обратно, назван в статье 137 Трудового кодекса РФ. Например, если бы ошибка была вызвана неправомерными действиями самого сотрудника. Допустим, он подал в бухгалтерию недостоверные документы на стандартные налоговые вычеты и это обстоятельство впоследствии подтвердилось в суде.
А вот если бы вы (или программа) не ошиблись в расчетах, а, скажем, неверно истолковали нормы законодательства, ваши требования были бы неправомерны. Тут уже работник может возместить переплату, только если сам того захочет (п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ). И даже обратившись в суд, выиграть спор вам вряд ли удастся. Аналогичный расклад будет, если компания ошибочно выплатит работнику зарплату дважды, предположим на карту и через кассу (подробнее об этом читайте комментарий юриста ниже).
Выплатив работнику по ошибке сразу две зарплаты, удерживать с него излишки нельзя
— Закон разрешает удерживать излишне выплаченную зарплату в случае счетной ошибки бухгалтера. Однако в ситуации, когда за один и тот же период сотруднику выдали зарплату дважды, счетной ошибки нет. Ведь никаких искажений в размере начисленной суммы не было. Такие выводы есть в определении ВС РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17.
Здесь работодатель может лишь попросить сотрудника добровольно вернуть излишки. А в случае отказа обратиться в суд. Но там надо доказать, что действия работника были направлены на получение не полагающихся ему сумм. Скажем, деньги поступили на банковский счет работника. И он, зная об этом, все равно обратился в кассу за зарплатой повторно. В такой ситуации суду надо представить справки из банка о том, что зарплата поступила на счет сотрудника раньше, чем он получил ее в кассе, расходный кассовый ордер, документы, подтверждающие суммы начисленной зарплаты.
Об ошибке уведомите руководство и самого работника
Обнаружив счетную ошибку, не торопитесь тут же удержать лишнее из зарплаты сотрудника. Сначала о просчете сообщите руководителю, составив докладную записку. А следом письменно уведомите и самого работника. Образец письма-уведомления мы разместили ниже.
Известите человека о сумме излишков (1) и назовите причину, из-за которой он получил больше денег (2). Советуем подчеркнуть в письме, что все дело в счетной ошибке. Кстати, для пущей убедительности можете приложить к уведомлению акт комиссии, созданной из сотрудников компании, подтвердившей, что переплата произошла именно из-за ошибки в расчетах.
Осторожно!
В ситуации, когда работнику дважды выплатили одну и ту же сумму, речи о счетной ошибке не идет. Вернуть такие излишки сотрудник может, только если сам захочет.
Далее предложите работнику вернуть сумму добровольно (например, в кассу) в конкретный срок (3). И здесь же поставьте его в известность: если он сам не захочет или не сможет внести требуемую сумму, бухгалтерия удержит ее из заработной платы сотрудника (4).
Обязательно ознакомьте работника с письмом под роспись (5). Так у вас на руках останется подтверждение того, что все необходимые процедуры компания соблюла, прежде чем принудительно взыскивать деньги с человека. Это на тот случай, если дело дойдет до суда.
Если работник откажется вернуть излишки, можете их удержать из его зарплаты
Работник так и не вернул в установленный срок сумму излишков? Теперь можете вместе с руководителем составлять приказ об удержании переплаты. Но помните, что вычитать из ежемесячной зарплаты сотрудника больше 20 процентов вы не вправе (ст. 138 Трудового кодекса РФ).
На приказе должна быть подпись работника в том, что против основания и суммы удержаний он не возражает. Об этом предупредили чиновники из Роструда в письме от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0.
Если же сотрудник категорически против удержаний, вернуть переплату удастся только через суд. И кстати, не затягивайте с приказом. Важно, чтобы с даты, установленной для возврата неверно перечисленной суммы, не прошло больше месяца. Иначе опять же не обойтись без судейского решения.
Главное в уведомлении
Эту информацию стоит прописать в уведомлении.
1 Сумму, которую работник получил сверх положенного и которую он должен вернуть компании.
2 Причину переплаты (если вы неверно применили нормы закона, взыскивать по этой причине излишки компания не вправе).
3 Срок, в рамках которого работник может добровольно вернуть деньги.
4 Предупреждение о том, что компания может удержать требуемую сумму из зарплаты работника.
5 Отметку о том, что сотрудник получил письмо и ознакомился с ним.
