Как получить из ЕГРЮЛ копии учредительных документов любой компании
Самое сложное: Составить запрос в инспекцию так, чтобы получить копии всех документов, которые требуются.
Будет проще, если: Следовать рекомендациям, приведенным в инструкции, и написать заявление по предложенному образцу.
Чтобы проявить должную осмотрительность, за которую так ратуют налоговики, ваше руководство решило проверить все документы по контрагенту, прежде чем заключить с ним договор. Вам же, как бухгалтеру, копии учредительных документов могут пригодиться во время проверки — если у инспекторов возникнут сомнения в реальности сделки. Возможна и другая ситуация: вам приходится восстанавливать учредительные документы своей же организации. Допустим, они были утрачены в результате пожара.
Так вот, копии регистрационных бумаг как по своей, так и по сторонней компании можно получить в налоговой, из единого госреестра. Но имейте в виду: подобные копии вам не помогут в том случае, когда требуются нотариально заверенные.
Понятно, что идти за дубликатами документов в налоговую стоит, когда без этого не обойтись. Скажем, решается вопрос о сделке на крупную сумму. А просто проверить основные сведения о мелких контрагентах, напомним, вы можете бесплатно на сайте ФНС по адресу http://egrul.nalog.ru.
Итак, допустим, начальство поручило вам запросить копии документов по будущему партнеру компании. Что предпринять?
Шаг №1. Составьте заявление для получения копий документов
Заявление в ИФНС с просьбой предоставить копии регистрационных бумаг напишите в произвольной форме: никаких унифицированных бланков для него нет. Только обязательно укажите наименование организации, в отношении которой хотелось бы получить документы. А также ее ИНН или ОГРН (образец ниже).
Вообще, чем больше сведений о контрагенте вы сообщите инспекторам, тем лучше. Ведь в ЕГРЮЛ могут оказаться записи о нескольких компаниях с одинаковым наименованием и организационно-правовой формой. В такой ситуации налоговики не смогут определить, какая именно организация вас интересует, и выдадут вместо документов справку об отсутствии запрашиваемой информации.
Что еще важно, так это перечислить в заявлении конкретные документы, копии которых вам требуются. Если вы знаете реквизиты (точное наименование, дату, номер), рекомендуем их обозначить. Подчеркнем, что в регистрационном деле той или иной компании находятся бумаги, связанные непосредственно с ее госрегистрацией. А также те, что представляют для внесения изменений в ЕГРЮЛ. Примерный перечень бумаг, копии которых вы можете запросить из ЕГРЮЛ, есть в письме МНС России от 26 марта 2003 г. № ФС-6-09/345@. И хотя впоследствии это письмо ревизоры отменили, перечнем можно руководствоваться. Для вас мы разместили его ниже.
Копии этих документов можно запросить в ЕГРЮЛ
1. Документы, связанные с созданием компании (решение о создании юридического лица в виде протокола, договора или иного документа в соответствии с законодательством РФ; учредительные документы, квитанция об уплате государственной пошлины).
2. Выписка из реестра иностранных юрлиц соответствующей страны происхождения или иное равное по юридической силе доказательство юридического статуса иностранной компании — учредителя.
3. Документы по реорганизации (решение о реорганизации, договор о слиянии, договор о присоединении, передаточный акт, разделительный баланс).
4. Решение о внесении изменений в учредительные документы, уведомление об этом, а также сами изменения.
5. Документы по ликвидации компании (уведомление о принятии решения о ликвидации, уведомление о формировании ликвидационной комиссии, назначении ликвидатора; уведомление о составлении промежуточного ликвидационного баланса; ликвидационный баланс; определение арбитражного суда о завершении конкурсного производства).
Число запрашиваемых документов значения не имеет. Вы можете получить столько копий, сколько назовете в заявлении. Только учтите, что за каждый экземпляр документа вы платите пошлину (об этом мы скажем дальше).
Кроме того, не забудьте сообщить в заявлении адрес, по которому нужно направить вам документы. Или же отметьте, что хотите получить их лично в инспекции.
Иногда инспекторы требуют указать еще цель получения информации. Например, для представления в суд, проверки сведений о потенциальном поставщике, восстановления утраченных документов. Но отказать в выдаче выписки только из-за того, что цель не ясна, контролеры не вправе.
Шаг №2. Оплатите услугу
Независимо от того, в отношении какой организации — своей или сторонней — вы запрашиваете бумаги, за услугу придется заплатить (200 руб. за каждый документ). А если хотите получить копии срочно, тогда за каждую вы заплатите по 400 руб. Такие расценки установлены в пункте 23 Правил ведения ЕГРЮЛ. Заметьте: плата берется за каждый экземпляр. Об этом чиновники из ФНС России предупредили в письме от 30 декабря 2010 г. № ПА-37-6/19020@.
Перечислять деньги нужно по реквизитам той инспекции, куда подаете запрос. А это либо по месту учета интересующей вас компании, либо в специальную регистрирующую налоговую (если такая есть в регионе). Как правило, реквизиты можно найти на сайте соответствующих ИФНС или УФНС или же уточнить их прямо в инспекции.
Причем советуем оплачивать пошлину с расчетного счета по платежному поручению. Поручать кому-то из сотрудников перечислять деньги по обычной квитанции в Сбербанке чревато тем, что налоговики откажутся выдавать сведения из реестра. По мнению инспекторов, информация должна быть оплачена именно компанией, а не «физиком».
Шаг №3. Направьте заявку с квитанцией в инспекцию
Заявление вместе с платежным документом направьте в инспекцию. Как мы упомянули выше, это может быть специальная налоговая, которая регистрирует компании и предпринимателей. В Москве, к примеру, это Межрайонная ИФНС № 46.
В то же время отнести документы можно и в инспекцию по месту учета той организации, чьи документы вы запрашиваете. При этом не важно, есть регистрирующая инспекция в городе или нет.
Направить документы можете по почте, лучше заказным письмом. Но когда копии документов требуются как можно быстрее, директору стоит лично отнести заявление в инспекцию. Или он может поручить сделать это доверенному лицу (скажем, вам). Тогда к запросу не забудьте приложить соответствующую доверенность. И в таком случае лучше представить заявление в двух экземплярах, чтобы один из них с подписью сотрудника инспекции остался у вас.
Шаг №4. Заберите копии
По общим правилам инспекторы должны выдать копии документов не позднее чем через пять рабочих дней после того, как от компании поступило заявление. Если же вы проплатили по «срочным» тарифам, бумаги сможете забрать на следующий рабочий день после подачи запроса.
Кстати, может получиться и так, что документов в реестре не окажется. Тогда сотрудники инспекции выдадут справку об отсутствии запрашиваемой информации. Подобную бумагу вы получите и в том случае, если в запросе сообщите недостаточно сведений о контрагенте, чтобы его распознать в базе. Либо когда обратитесь не в ту инспекцию — тут уже в справке вам подскажут адрес и номер налоговой, куда направлять запрос.
Если в запросе вы не просили высылать копии по почте, забрать их сможет любой уполномоченный представитель компании. Главное взять с собой доверенность.
