Суточные, выданные перед загранкомандировкой, пересчитывать в день возвращения работника не нужно

Сотрудник отбыл в командировку за границу 11 января 2012 года. Ему выплатили суточные по курсу Банка России на эту дату (31,8729 руб. за доллар США). 28 февраля работник, вернувшись из командировки, сдал авансовый отчет. При пересчете суточных на день сдачи отчета возникла задолженность за сотрудником (курс снизился до 29,1264). По какому курсу нужно начислять суточные, чтобы списать их в налоговом учете? Что делать с задолженностью?

Пересчитывать суточные по возвращении сотрудника на самом деле не нужно. Дело здесь вот в чем.

Когда работника направляют в командировку, ему выдают денежный аванс на оплату расходов по проезду, найму жилого помещения и дополнительных расходов, а также суточные. Причем аванс может быть выдан как в рублях, так и в иностранной валюте. Об этом сказано в пунктах 10 и 16 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

Расходы на командировки, в том числе и суточные, списывают в день, когда утверждают авансовый отчет (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ). Вместе с тем при выдаче аванса расходы, выраженные в иностранной валюте, пересчитывают в рубли по официальному курсу Банка России на дату перечисления аванса. Таково требование пункта 10 статьи 272 НК РФ.

Таким образом, выданные под отчет суточные пересчитывать ни на отчетную дату, ни на дату утверждения авансового отчета не нужно. В рассматриваемой ситуации расход будет признаваться по курсу на 11 января 2012 года. Следовательно, у сотрудника также не возникает никаких задолженностей из-за того, что официальный курс доллара по отношению к рублю снизился.