На конкретном примере. Проводки, образцы документов и расчет налогов по операциям с корпоративными картами

Условия примера: ООО «Прогресс» открывает в банке корпоративную карту

1 октября 2012 года ООО «Прогресс» заключило договор с банком, чтобы открыть корпоративную карту на имя менеджера ООО Н. П. Кирсанова. И в тот же день кредитной организации заплатили за годовое обслуживание карты 2184 руб.

По условиям договора первоначальный взнос на карту должен быть не менее 7000 руб. Комиссия за снятие наличных — 1 процент. По налогу на прибыль ООО отчитывается ежемесячно.

В октябре 2012 года, после заключения договора, отражают перечисление денег банку и составляют документы по работе с картой

Стоимость годового обслуживания карты по сути является авансом, уплаченным банку. Поэтому 1 октября бухгалтер ООО «Прогресс» отразил эту сумму в бухгалтерском учете так:

ДЕБЕТ 76КРЕДИТ 51
— 2184 руб. — оплачено годовое обслуживание карты.

Первоначальный взнос на карту компания перечислила также 1 октября 2012 года. Проводка была следующей:

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»КРЕДИТ 51
— 7000 руб. — переведены средства на карточный счет с расчетного счета.

Затем бухгалтер ООО составил правила использования работниками банковских корпоративных карт. А генеральный директор компании утвердил этот документ. Образец правил приведен ниже.

Кроме того, для учета выдачи и возврата корпоративных карт бухгалтер завел специальный журнал в том виде, в котором он показан на образце.

2 октября 2012 года бухгалтер выдал корпоративную карточку менеджеру, на которого ее оформили. Запись об этом сделал в журнале.

Передача сотруднику корпоративной карты еще не означает, что ему выдали деньги под отчет. Поэтому бухгалтер не отражал эту операцию на счетах бухучета.

В октябре 2012 года, когда работник воспользовался картой, учитывают выдачу денег под отчет и оплаченные расходы

15 октября генеральный директор ООО «Прогресс» издал приказ, в котором поручил менеджеру Кирсанову провести переговоры с потенциальными поставщиками товаров. Предполагаемая сумма представительских расходов согласно смете составляет 95 000 руб.

На основании приказа 15 октября бухгалтер перечислил на корпоративную карту 88 000 руб. (95 000 – 7000):

ДЕБЕТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»КРЕДИТ 51
— 88 000 руб. — переведены деньги на карточный счет с расчетного счета.

Отдохните пять минут!

Ответы на задания головоломки (см. статью «Продолжение следует»): баланс, аудит, фактура, суд, налог, взносы, фонд. период, договор.

16 и 17 октября 2012 года менеджер Кирсанов провел несколько встреч с представителями возможных поставщиков. При этом он оплатил с корпоративной карты обеды в ресторанах и аренду банкетного зала на сумму 83 210 руб. А также снял наличные для этих же целей в размере 10 400 руб. На основании выписок с карточного счета бухгалтер отразил в учете выдачу средств под отчет на счете 71:

ДЕБЕТ 71КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
— 93 610 руб. (83 210 + 10 400) — выдан аванс на представительские расходы.

Комиссия банка за снятие наличных согласно выписке составила 104 руб. Эти расходы бухгалтер учел таким образом:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»КРЕДИТ 55 субсчет «Специальный карточный счет»
— 104 руб. — оплачена комиссия банка.

При расчете налога на прибыль бухгалтер отнес данную сумму в состав внереализационных расходов.

В октябре 2012 года, после утверждения авансового отчета, учитывают расходы, оплаченные с карты

18 октября Кирсанов представил отчет о целевом расходовании средств с корпоративной карты по форме № АО-1 на сумму 84 960 руб. К нему он приложил подтверждающие документы (счета ресторанов, слипы по безналичной оплате, а также чеки и квитанции банкоматов по суммам, снятым с карты в наличном порядке). Сумма НДС в счетах ресторана и чеках не указана. В этот же день руководитель ООО «Прогресс» утвердил отчет.

Бухгалтер отразил представительские расходы, оплаченные с использованием карты, такой проводкой:

ДЕБЕТ 44КРЕДИТ 71
— 84 960 руб. — учтены представительские расходы, оплаченные подотчетником.

Также менеджер потратил с карточного счета 7500 руб. на ужин, не предусмотренный программой переговоров с потенциальными контрагентами. Согласно внутреннему положению ООО об использовании корпоративных карт работник должен возместить компании средства, потраченные не по целевому назначению. Поэтому бухгалтер учел задолженность работника следующей проводкой:

ДЕБЕТ 73 субсчет «Расчеты по возмещению ущерба»КРЕДИТ 71
— 7500 руб. — учтена задолженность менеджера.

Возврат корпоративной карты бухгалтер отразил в журнале учета.

Неизрасходованные наличные деньги в сумме 1150 руб. менеджер внес в кассу. Бухгалтер при этом сделал проводку:

ДЕБЕТ 50КРЕДИТ 71
— 1150 руб. — внесен в кассу остаток неизрасходованных наличных денег, снятых с карты подотчетным работником.

В конце октября бухгалтер рассчитал норматив представительских затрат для налогового учета. Допустим, расходы ООО на оплату труда за период январь—октябрь составили 5 200 000 руб. Значит, норматив представительских расходов равен 208 000 руб. (5 200 000 руб. × 4%).

Всего с начала года компания потратила на представительские цели 114 000 руб. В итоге расходы с учетом октябрьских сумм составили 198 960 руб. То есть укладываются в лимит.

Таким образом, в отчетности за октябрь бухгалтер полностью учел представительские затраты в размере 84 960 руб. при расчете налога на прибыль.

С октября 2012 года по сентябрь 2013 года равномерно списывают стоимость годового облуживания карты

В течение года бухгалтер ООО «Прогресс» будет равномерно относить в бухучете на расходы стоимость годового обслуживания карты несмотря на то, что оплатили ее единовременно. На конец каждого месяца с октября 2012 года по сентябрь 2013 года проводка будет следующей:

ДЕБЕТ 91 субсчет «Прочие расходы»    КРЕДИТ 76
— 182 руб. (2184 руб. : 12 мес.) — отнесена на прочие расходы часть платы за годовое обслуживание карты, приходящаяся на текущий месяц.

В налоговом учете бухгалтер также распределяет расходы на годовое обcлуживание равномерно.