Просто и понятно о том, как считать пособия в 2013 году

Еще в прошлом номере журнала «Главбух» мы сообщили вам важную новость. С 2013 года рассчитывать пособия надо по новым правилам. Изменения коснулись и больничных, и декретных, и детских. Но для пособий по материнству сегодняшние правила мы бы назвали даже новейшими. Ведь, как вы помните, в 2011 и 2012 годах работницы, уходя в декрет или отпуск по уходу за ребенком, могли просить вас определить сумму пособий либо по старому, либо по новому порядку. Теперь же работает только новый, да и тот опять поменялся.

Чтобы вы не запутались в расчетах каждого из трех пособий, мы решили дать вам небольшой мастер-класс. Как обычно, начнем с основных и самых важных правил, при этом ваши действия мы разбили на этапы. От определения расчетного периода до подсчета итоговой суммы пособия.

Следом закрепим все на конкретном примере. А если у вас в регионе пособия напрямую выплачивает фонд, действуйте по схеме, которую мы привели ниже.

Что от вас потребуется, если пособия работникам фонд выплачивает напрямую

Этап I. Расчетный период и как его определить

Итак, чтобы рассчитать любое пособие, вам прежде всего нужно определить расчетный период. Это тот промежуток времени, заработок за который вы включите в расчет предстоящей выплаты.

Так вот, сейчас расчетный период — это два календарных года, предшествующих тому, в котором вы рассчитываете пособие — опять же любое. Причем имеются в виду именно календарные годы. А время, прошедшее с начала текущего года до страхового случая, вы никак не учитываете. Как и заработок за этот период.

Но все ли дни без исключения брать во внимание? Тут уже имеет значение, какого рода выплату надо рассчитать (см. также таблицу ниже). Если это больничные, то расчетный период для них — два полных года, или 730 дней (365 дн. × 2). То есть никаких исключаемых периодов тут нет.

Чему равен расчетный период

А вот для пособий по беременности и родам и по уходу за ребенком ситуация иная. Во-первых, в расчетный период для декретных и детских надо включать реальное количество календарных дней в конкретном году. То есть за 2011 год вы возьмете 365 дней, а за 2012 високосный год — уже 366. Такое правило прямо следует из части 3.1 статьи 14 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.

Во-вторых, с 1 января 2013 года из общего количества дней этого расчетного периода некоторые нужно исключить. А именно те дни, которые пришлись на болезни, отпуска по беременности и родам и по уходу за ребенком, а также периоды освобождения сотрудника от работы с полным или частичным сохранением заработной платы, на которую не начислялись страховые взносы в ФСС РФ.

При этом, например, отпуск за свой счет или время, когда сотрудница вообще не работала, вычесть не получится. Не нужно исключать и периоды ежегодных оплачиваемых отпусков. Ведь отпускные облагаются страховыми взносами и входят в общий лимит выплат, учитываемых при расчете пособия. То же самое касается, например, среднего заработка, сохраняемого на время командировки.

И вот еще важная деталь. По-прежнему есть одна ситуация, когда года в расчетном периоде можно скорректировать. Причем при расчете любых пособий. Если работница в течение двух лет, которые входят в расчет, была в декретном или детском отпусках, один или оба года расчетного периода можно заменить на предшествующие. И не важно, весь год или только его часть работница была в детском отпуске.

Тут главное, чтобы для самой сотрудницы подобная замена периодов была выгодна. Плюс она должна написать специальное заявление. Чтобы не терять времени на поиск нужных формулировок, покажите ей образец, который мы привели ниже. Понятно, что исполнить пожелание женщины вы сможете, только если она подтвердит свой заработок за тот или иной год, когда трудилась в другой компании.

Заметьте: заменив года на более ранние, расчет вы будете вести по тем же правилам, о которых мы скажем подробно дальше. Но величину заработка берите реальную, какой она была в те времена. То есть индексировать выплату не нужно.

Этап II. Средний заработок и что в него включать

С расчетным периодом мы разобрались. Теперь скажем про следующую важную составляющую, без которой не получится определить сумму пособия. Это средний заработок.

Тут сразу подчеркнем, что во внимание вы будете брать те доходы, с которых отчислили взносы на обязательное социальное страхование в связи с временной нетрудоспособностью и материнством. И в пределах облагаемого взносами лимита, который действовал в конкретном году. Таким образом, за 2011 год вы можете взять максимум 463 000 руб. За 2012 год — 512 000 руб. А вот лимит в 568 000 руб., установленный на 2013 год, вам сейчас для расчета пособий не понадобится. На него вы будете ориентироваться, когда станете считать выплаты в 2014 году.

Такие суммы среднего заработка, как отпускные, выплаты за время командировки или простоя, также учитывайте. Ведь, как мы уже говорили, они облагаются взносами в ФСС на общих основаниях.

За то время, которое вошло в расчетный период, работнику повышали зарплату? Не беспокойтесь, корректировать заработок, начисленный до увеличения оклада, как это приходится делать при расчете отпускных, вам не придется. Берите размер зарплаты, каким он реально был в тот или иной период. Об этом прямо говорит пункт 12 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375.

Не исключено, что в течение последних двух календарных лет работник трудился в разных организациях. В таком случае для расчета пособия вам понадобятся справка или даже несколько справок о заработке с каждого прошлого места. Форма этого документа сейчас утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 17 января 2011 г. № 4н. Однако в ближайшее время должна появиться новая. Связано это с тем, что теперь помимо сведений о заработке в нее нужно включать и данные об исключаемых периодах. Пока такой документ не утвердили, вы можете пользоваться тем образцом, который мы привели в матерале «Как теперь надо рассчитывать детские пособия», опубликованном в прошлом номере «Главбуха».

Заставлять работника собирать подобные справки не нужно. Ведь это в его интересах. Если сведений не будет, вы попросту рассчитаете ему пособие исходя из тех сумм, которые он получал в вашей компании. И никакие периоды исключать в этом случае не станете.

Правда, может быть и так, что получить справку от прежних работодателей человеку не удается по объективной причине. Например, компания уже ликвидирована. В этом случае сотрудник имеет право написать специальное заявление, на основании которого вам уже придется запросить сведения о его зарплате в своем отделении ПФР. Ведь в этом фонде хранятся данные персонифицированного учета по каждому работающему человеку. Форму для такого заявления возьмите в приказе Минздравсоцразвития России от 24 января 2011 г. № 21н.

Этап III. Предварительный расчет пособия и какие особенности учесть

И вот мы подошли к тому, чтобы подсчитать сумму пособия. Но здесь уже для каждого из них есть свои особенности. Поэтому разберем каждую из трех выплат отдельно.

Больничные

Прежде всего скажем, что оплачивать нужно календарные дни болезни без каких-либо исключений. Например, если сотрудник заболел в пятницу, организация оплатит ему пятницу, субботу и воскресенье, а начиная с понедельника пособие будет выплачено уже за счет ФСС РФ. Причем не важно, если на период болезни приходятся праздничные дни. Их тоже оплачивайте на общих основаниях.

Алгоритм расчета простой. Сначала найдите, сколько полагается работнику за один день болезни. Вот формула для расчета такого дневного пособия:

Далее полученный результат умножьте на число календарных дней, приходящихся на период болезни. То есть действуйте так:

Пособие по беременности и родам

Декретный отпуск длится, как правило, 140 календарных дней. И все эти дни оплачивают полностью за счет ФСС РФ. То есть потом вашей компании возместят ту сумму, которую вы выдали.

Здесь тоже надо узнать сначала дневной заработок. Для этого используйте такую формулу:

Теперь сравните полученный результат с предельной величиной. Дело в том, что, согласно новой статьи 14Закона № 255-ФЗ, среднедневной заработок для расчета пособий в 2013 году неможет превышать 1335,62 руб. Эта цифра получилась так. Мы сложили предельные величины баз для взносов в ФСС за каждый год из последних двух (за 2011 и 2012 годы — это 463 000 и 512 000 руб.). И затем разделили на 730.

Расчетная сумма дневного заработка меньше 1335,62 руб.? Тогда именно ее умножьте на 140. В противном случае используйте 1335,62 руб. То есть общая сумма декретных в 2013 году не может быть больше 186 986,80 руб. Разумеется, если отпуск составляет именно 140 дней, а не больше.

Полный алгоритм расчета пособия по беременности и родам мы привели ниже.

Алгоритм расчета пособий по беременности и родам в 2013 году

Пособие по уходу за ребенком

Сумму дневного заработка для пособия по уходу за ребенком вы будете рассчитывать точно так же, как и в случае с декретными. И точно так же ее нужно сравнить с лимитом в 1335,62 руб. в день. После чего величину пособия посчитайте по следующей формуле:

Этап IV. Итоговая сумма выплаты и на какие минимумы ориентироваться

Итак, вы определили сумму пособия исходя из фактического заработка. Теперь нужно убедиться, что она не ниже минимума.

Сейчас действует такое правило: сумма пособия (любого!), которое полагается сотруднику, не может быть меньше величины, рассчитанной исходя из минимального заработка. Для расчета минимального размера пособия нужно взять тот МРОТ, который установлен на день страхового случая. То есть заболевания или ухода в отпуск. И если фактический заработок работника меньше, то пособие считайте исходя из минималки. Напомним, что с 1 января действует новый МРОТ. Теперь он равен 5205 руб. вместо прежних 4611 руб.

Но это еще не все ситуации, когда в расчете пособий фигурирует МРОТ. Есть целый ряд случаев, когда сумма больничных или пособия по беременности и родам, напротив, не может быть больше одной минималки за полный месяц с учетом районных коэффициентов (см. таблицу ниже). То есть она может быть меньше — тут все зависит от заработка в расчетном периоде.

Когда сумма пособия за полный месяц не может быть больше 1 МРОТ

Наглядную схему по расчету больничных из МРОТ мы приводим тут же.

Правила расчета больничных исходя из МРОТ

А вот для пособий по уходу за ребенком до полутора лет установлены свои минимумы. Если мама ухаживает за своим первым ребенком, минимальная сумма пособия по уходу составит 2453,93 руб. А во всех остальных случаях — не меньше 4907,85 руб. за полный месяц.

Вопрос-тест по темам номера

• 5
  Сотрудница с 4 февраля 2013 года идет в декрет. Расчетный период — 2011 и 2012 годы. Учитываемый заработок за 2011 год составляет 450 000 руб., а за 2012 год — 500 000 руб. Продолжительность исключаемых периодов — 56 дней. Исходя из какого дневного заработка бухгалтер должен посчитать пособие работнице?
  • A.  1335,62 руб.
  • Б.  1407,41 руб.
  Правильный ответ — А. Среднедневной заработок для расчета пособий по беременности и родам в 2013 году не может превышать 1335,62 руб. Эту величину мы получаем таким образом: (463 000 руб. + 512 000 руб.) : 730 дн. То есть надо сложить предельные суммы доходов, облагаемые страховыми взносами, за последние два года. А потом разделить именно на 730 — эта цифра в данном случае прямо прописана в законе.

Следующий вопрос в статье «Как максимально быстро вернуть переплату по страховым взносам».