Что значительно упростит учет проездных билетов, купленных для сотрудников

Когда потребуется документ

Ваши сотрудники в течение дня, выполняя служебные задания, часто пользуются общественным транспортом? Тогда скорее всего вы оплачиваете им расходы на проезд по городу. Тут есть несколько вариантов. Можно выдавать деньги под отчет. И работники сами будут покупать себе проездные билеты, а потом отчитываться. Или руководство может установить таким сотрудникам фиксированные надбавки к зарплате. Размер подобных доплат будет в пределах примерных ежемесячных трат на проезд.

Но вот еще один вариант — закупать проездные билеты за счет компании. А затем выдавать их сотрудникам на руки по мере необходимости. При этом варианте проще контролировать расходы компании на проезд работников.

Руководство вашей компании склоняется больше к выдаче проездных? Для такого случая и стоит завести специальный журнал учета билетов. В нем вы будете фиксировать, кому из сотрудников выдали проездной документ, когда тот его получил и когда вернул (подробнее читайте дальше и см. образец ниже).

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Как составить и вести журнал учета проездных билетов

В первую очередь в журнале вы будете отмечать всех работников, которым выдаете проездные. Поэтому предусмотрите в этом документе графу, где вы укажете фамилию, имя, отчество сотрудника и его должность (1).

Еще одна важная графа для заполнения — пункт назначения (2). Информация из нее поможет в случае проверки доказать налоговикам, что работники брали проездной билет для служебных, а не личных целей. И тогда вы без проблем сможете признать расходы на приобретение таких проездных в налоговом учете.

Правда, не всегда удастся вписывать точный пункт назначения. Скажем, бухгалтер или кассир едет по месту назначения — в банк — прямо из офиса. В тот же день они возвращаются на работу и сдают билет. В таком случае назвать пункт просто — он один. Но билет вы можете выдать работнику сразу как минимум на месяц. Здесь уже указать место назначения не получится, в журнале можно проставить прочерк (3).

Также в журнале надо зафиксировать номер переданного в пользование проездного (4), указать дату и время (5) его выдачи. По факту возврата — соответствующие дату и время (6). И наконец, при получении и возврате работник должен ставить в журнале свою подпись (7).

Кстати, как вариант, вы можете поручить вести журнал какому-нибудь работнику. Например, секретарю. И всю ответственность за учет проездных возложить на него. То есть он может ставить подпись в том, что выдал билеты. А затем в том, что проездной документ сдан в бухгалтерию. Для этого вы можете ввести дополнительные графы.

Кому в компании положены проездные билеты

Понятно, что обеспечивать проездными ваша компания будет не всех работников, а только тех, кто в них нуждается в силу своих обязанностей. Например, это могут быть сотрудники, которые работают в разъездном режиме — курьеры, торговые представители, менеджеры по продажам, экспедиторы. По решению руководства таковыми можно признать и других работников, которые вынуждены ездить за пределы офиса в рабочее время по производственной необходимости. В частности, бухгалтеры и юристы.

А может, ваша компания оплачивает проезд некоторым работникам, чтобы те добирались из дома до офиса и обратно.

В любом случае список тех, кому вы разрешаете пользоваться проездными билетами, надо закрепить в отдельном приказе. Образец такого приказа вы найдете ниже.

Распечатать образец >>

Скачать бланк в формате Word >>

Кроме того, обязанность компании компенсировать своим сотрудникам расходы на проезд, в том числе выдавать проездные билеты, пропишите в коллективном или трудовых договорах (допсоглашениях к ним).

Как отразить затраты на проездные билеты в бухгалтерском и налоговом учете

В бухучете оплаченные проездные билеты учитывайте на счете 50 «Касса» субсчет 50-3 «Денежные документы». Это следует из Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н. При этом затраты на покупку проездных билетов можно отнести на расходы по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99).

В налоговом учете стоимость проездных билетов отнесите к прочим расходам на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Разумеется, при условии, что сотрудники ездили в деловые поездки, а не по личным делам. Тогда налоговики не будут против (п. 2 письма ФНС России от 6 августа 2010 г. № ШС-37-3/8488). Но помните, что учесть в налоговой базе сумму проезда можно, только если компания обязана оплачивать такие расходы согласно трудовому или коллективному договору (ст. 255, п. 21 ст. 270 Налогового кодекса РФ).

А как быть с налогом на доходы физических лиц сотрудников? Как правило, исчислять НДФЛ не придется. Ведь вы выдаете работникам проездной для выполнения их трудовых обязанностей (ст. 41 Налогового кодекса РФ, письмо Минфина России от 6 мая 2006 г. № 03-05-01-04/117). То же касается и страховых взносов (подп. «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

Служебный характер поездок можно подтвердить записями в журнале учета проездных билетов и приказом. Да и сложно проследить за тем, чтобы сотрудники не использовали билеты для личных целей. К тому же проездные зачастую безлимитные, просто действуют они ограниченный период.