Вариант договора, который позволит арендатору избежать налоговых рисков
Что обязательно прописать в документе: Арендованное имущество и размер платы за него.
Какими нормами руководствоваться: Общие положения для аренды прописаны в параграфе 1 главы 34 Гражданского кодекса РФ. Специальные условия для недвижимости — в параграфе 4 той же главы.
При заключении новых договоров аренды и пролонгации уже действующих арендодатели, как правило, предлагают свои шаблонные тексты. В них часто кроются ловушки, которые потом лишают арендатора права на вычеты НДС и списание расходов. Поэтому еще на стадии переговоров стоит оценить предлагаемые условия сделки с точки зрения налогового риска.
Некоторые из условий аренды должны быть в договоре обязательно, иначе он будет считаться незаключенным. Другие же условия можно прописать так, как выгодно вашей компании. Пример договора аренды офиса приведен ниже. Те позиции договора, которые можно изложить по-другому, обозначены в образце цифрами. Альтернативные варианты формулировок для этих положений размещены в таблице (см. далее в статье).
Важная деталь
В договоре стоит сослаться на свидетельство о госрегистрации права собственности арендодателя. И оставить себе копию этого документа.
Важная деталь
Выгоднее установить срок аренды менее года. В таком случае регистрировать договор в Росреестре не понадобится.
Важная деталь
Оговорите, какой ремонт арендатор проводит за свой счет — только текущий или еще и капитальный. Это обезопасит налоговый учет затрат на ремонт.
Осторожно!
Для учета расходов и вычетов НДС нужна первичка, подтверждающая расчет переменной части арендной платы. Например, справка-расчет.
Важная деталь
Арендатору выгодно установить в договоре штраф на случай, если контрагент задержит передачу помещений в пользование.
Скачать образцы в формате Word >>
Варианты формулировок для договора аренды офиса
| Какие условия можно сформулировать иначе,чем в образце договора | Что можно прописать в договоре | Примеры формулировок |
|---|---|---|
| Срок аренды | Не конкретизировать срок аренды. Тогда будет считаться, что договор заключен на неопределенный период | 2.1. Настоящий Договор заключен на неопределенный срок. Каждая из сторон вправе отказаться от настоящего Договора в любое время, предупредив об этом другую сторону за пять месяцев (1) |
| Расходы на ремонт арен-дуемого имущества | Можно указать, что любые виды ремонта оплачивает арендатор |
3.2. Арендатор обязан: <…> 3.2.4. Осуществлять за свой счет текущий и капитальный ремонт помещений (2) |
| Неотделимые улучшения | Установить в договоре, что арендодатель не будет возмещать контрагенту стоимость неотделимых улучшений имущества (п. 2 ст. 623 ГК РФ) | 4.2. Арендатор вправе с согласия Арендодателя производить неотделимые улучшения помещений. После прекраще-ния настоящего Договора стоимость неот-делимых улучшений Арендатору не возмещается (3) |
| Размер арендной платы | Сделать арендную плату фиксированной | 5.1. Арендная плата за пользование помещением составляет _____ (___________) руб. в месяц, включая НДС _____(___________) руб. Стоимость потребляемых Арендатором коммунальных услуг включена в указанную сумму арендной платы (4) |
| Еще один вариант — не включать стоимость коммунальных платежей в арендную ставку. Тогда арендатор будет компенсировать их отдельно | 5.1. Арендная плата за пользование помещением составляет _____ (___________) руб.в месяц, включая НДС _____(___________) руб. Помимо арендной платы Арендатор ежемесячно компенсирует Арендодателю стоимость потребленных Арендатором коммунальных услуг на основании счета, выставленного Арендодателем. К счету Арендодатель прикладывает акт, в котором приведен расчет стоимости потребленных Арендатором коммунальных услуг пропорционально площади помещений, занимаемых Арендатором, а также копии счетов коммунальных служб (4) | |
| Сроки, в которые арендатор должен перечислять плату за имущество | Установить авансовую форму расчетов. Либо составить график платежей | 5.2. Арендная плата уплачивается не позднее __ дней до начала очередного месяца. Или: Арендатор перечисляет арендную плату в соответствии с Графиком платежей, приведенным в Приложении № 5 к настоящему Договору (5) |
Арендованное имущество
Обязательное условие договора
Первым делом проверьте, чтобы в договоре было подробно описано имущество, которое ваша компания берет в аренду (п. 3 ст. 607 ГК РФ). То есть указан его вид (здание, помещение), кадастровый (или условный) номер, адрес, этажность, площадь. Если же ваша компания арендует отдельное помещение, к договору обычно прилагают план его расположения на этаже.
Эти же данные должны быть в акте, которым оформляется передача объекта аренды (п. 1 ст. 655 ГК РФ). Причем при аренде недвижимости этот документ обязателен. Иначе налоговики могут снять расходы на аренду как не подтвержденные документами (письмо Минфина России от 13 октября 2011 г. № 03-03-06/4/118).
Арендная плата
Обязательное условие договора
Размер арендной платы — еще одно обязательное условие сделки (п. 1 ст. 654 ГК РФ). Контрагент готов предоставить льготы и не требовать плату за какой-либо период, например за первые месяцы аренды? Тем не менее советуем в договоре избегать формулировок о том, что арендатор пользуется имуществом бесплатно. Иначе проверяющие могут доначислить доход в виде экономической выгоды от безвозмездного пользования (п. 8 ст. 250 НК РФ).
Поэтому лучше пересчитать арендную плату так, чтобы ее сумма учитывала предоставленную контрагентом льготу. К примеру, ставка аренды составляет 390 руб. за кв. м в месяц. Срок аренды — год. Первые два месяца компания пользуется имуществом бесплатно. Тогда общая сумма аренды составит 3900 руб. (390 руб. х 10 мес.). Значит, в договоре можно указать ставку 325 руб. за кв. м (3900 руб. : 12 мес.).
Коммунальные услуги
Важное условие договора
Договоры с энергоснабжающими организациями, как правило, заключают арендодатели. Поэтому именно на их адрес выставляют счета по коммуналке. А арендаторы потом компенсируют эти затраты. Есть несколько вариантов такой компенсации.
Включить стоимость услуг в арендную плату. Именно такое условие является наиболее выгодным для расчета налогов. Ведь в этом случае ваша компания сможет заявить вычет НДС с полной суммы арендной платы без каких-либо сложностей.
Важная деталь
Выгоднее включить стоимость коммунальных услуг в арендную плату. Тогда можно будет заявить вычет НДС со всей суммы арендной платы.
При этом можно установить твердую ставку аренды. Либо прописать, что арендная плата состоит из двух частей: фиксированной и переменной, которая зависит от потребленных арендатором услуг. Но для вычета НДС и учета расходов необходима первичка, подтверждающая расчет переменной части арендной платы. Это может быть акт или справка-расчет с приложением копий счетов поставщиков коммунальных услуг. Поэтому в договоре установите обязанность контрагента предоставлять такой документ.
Перечислять оплату за коммунальные услуги отдельно от арендной платы. В этом случае вычет с коммунальных платежей заявить не получится. Ведь налоговики считают, что арендодатель не должен перевыставлять счета-фактуры на коммунальные услуги. Более того, включить эту сумму НДС в расходы чиновники тоже не разрешают (письмо Минфина России от 14 мая 2008 г. № 03-03-06/2/51).
Уточнить по тел.:
(495) 785-01-13
Хотя судьи считают, что компания может принять НДС к вычету по счету-фактуре арендодателя (постановление Президиума ВАС РФ от 25 февраля 2009 г. № 12664/08). Но чтобы не спорить с налоговиками, лучше включить коммуналку в арендную плату.
Добавим, что еще можно заключить агентский договор, по которому арендодатель приобретает для компании коммунальные услуги. Либо включить такое условие в договор аренды. Но в этом случае также возможны претензии налоговиков.
Дело в том, что агент должен заключать сделки исключительно в интересах принципала (письмо Минфина России от 21 января 2013 г. № 03-11-06/2/07). А в данной ситуации получается, что договоры с поставщиками коммунальных услуг арендодатель заключил еще до того, как ваша компания дала ему такое поручение. Поэтому не исключено, что налоговики посчитают посредническую схему фиктивной и заявят, что арендодатель неправомерно перевыставлял вам счета-фактуры.
Срок аренды
Важное условие договора
Удобнее, если срок аренды составляет менее года. Тогда договор не нужно регистрировать в Росреестре (п. 2 ст. 651 ГК РФ). Либо можно вообще не указывать срок аренды в договоре. Такую сделку тоже не придется регистрировать (п. 11 информационного письма Президиума ВАС РФ от 16 февраля 2001 г. № 59). Но есть существенный минус. Арендодатель может в любое время отказаться от договора, сообщив об этом компании за три месяца. Хотя, если контрагент согласится, срок такого уведомления можно увеличить, например до шести месяцев (п. 2 ст. 610 ГК РФ).
Если же установить срок аренды, равный году и более, нужно будет регистрировать не только договор, но и любые допсоглашения к нему (п. 2 ст. 164 ГК РФ). Такое правило действует с 1 сентября 2013 года.
Если хотите избежать госрегистрации, то срок аренды должен быть максимум 364 дня (365 дней — в високосном году). Например, с 1 января по 30 декабря 2014 года включительно (а не по 31 декабря). Иначе будет считаться, что договор заключен ровно на год, и его надо регистрировать (п. 2 ст. 651 ГК РФ).
Расходы на ремонт
Важное условие договора
По общему правилу арендатор обязан проводить текущий ремонт, а арендодатель — капитальный. Но в договоре можно установить другие правила (ст. 616 ГК РФ). Скажем, если компания планирует сама оплачивать затраты на капитальный ремонт, надо заложить это в договоре. Иначе налоговики снимут расходы.
Ответственность сторон
Полезное условие договора
Штрафы или пени можно требовать с контрагента, только если они прямо предусмотрены в договоре (ст. 330 ГК РФ). Если написать расхожую шаблонную фразу «стороны несут ответственность в соответствии с законодательством РФ», то по закону получится взыскать лишь проценты за пользование чужими денежными средствами по ставке рефинансирования (ст. 395 ГК РФ). То есть, к примеру, с арендатора за задержку арендной платы.
Поэтому в разделе об ответственности выгоднее установить конкретный размер пеней, чтобы он был ниже, чем проценты, рассчитанные по статье 395 Гражданского кодекса РФ.
Действие договора
Полезное условие договора
Нередко компания начинает пользоваться имуществом еще до того, как стороны подписывают контракт. Чтобы налоговики не придирались к расходам на аренду за тот период, когда договор не был заключен, пропишите в нем такое условие: договор распространяется на отношения сторон, которые возникли до его заключения (п. 2 ст. 425 ГК РФ).
Кстати, на госрегистрацию сделки такое условие не повлияет. Например, ваша компания заключает договор сроком на 10 месяцев. Но еще до этого компания в течение пяти месяцев фактически пользовалась имуществом контрагента. Тем не менее для целей госрегистрации срок аренды составляет 10 месяцев, а не 15.
Добавим, что для учета расходов также понадобится акт, подтверждающий, что ваша компания получила имущество в пользование до того, как заключила договор.
Главное, о чем важно помнить
1 Без оформленного договора у инспекторов будут претензии к расходам на аренду.
2 Договор аренды на срок не менее года и любые дополнительные соглашения к нему нужно регистрировать в Росреестре.
Дополнительно про аренду
Статья: «Как грамотно обосновать расходы на аренду офиса» («Главбух» № 5, 2013).
Документы: глава 34 Гражданского кодекса РФ, информационное письмо Президиума ВАС РФ от 16 февраля 2001 г. № 59.
за правильный ответ
