Счета-фактуры на отгрузку, корректировочные, авансовые и другие — когда какой выставлять

Есть стандартное правило: если компания на общей системе что-то реализует, в том числе передаст безвозмездно, то она должна выставить обычный счет-фактуру на отгрузку. Но есть еще счета-фактуры на аванс, исправленные и корректировочные документы. Все эти бумаги нужны для того, чтобы одна из сторон сделки смогла принять к вычету НДС, выделенный в счете-фактуре. Поэтому документ нужен в двух экземплярах. Один остается у продавца (стороны сделки, передающей товары, работы или услуги). Второй забирает покупатель.

В то же время есть ситуации, когда компания должна выставить документ без выделенного налога. Но все равно в двух экземплярах. Кстати, до 2014 года счет без НДС был нужен тогда, когда компания проводила операции, не подпадающие под налогообложение в силу статьи 149 Налогового кодекса РФ. Например, выдавала займы. Однако с этого года счет-фактура в данной ситуации не нужен вообще.

Чтобы вы не запутались в действующих правилах документооборота по НДС, мы составили для вас экспресс-справочник по всем возможным ситуациям.

Когда и какой счет-фактуру нужно выставлять

Счет-фактура не требуется

Счет-фактура не нужен, если:
— компания проводит операции, которые подпадают под льготы, прописанные в статье 149 Налогового кодекса РФ;
— организация продает иностранным клиентам товары, выполняет работы или оказывает услуги, которые считаются реализованными за границей (ст. 147, 148 НК РФ); 
— отсутствует объект налогообложения, то есть реализация. Скажем, когда компания передает имущество в уставный капитал другого предприятия (п. 2 ст. 146 НК РФ)
Кроме того, счет-фактура не нужен, если компания занимается розницей, общепитом, реализует работы или услуги физлицам за наличный расчет. В этом случае вместо счета-фактуры надо выдать кассовый чек или БСО (п. 7 ст. 168 НК РФ).

Счет-фактура на отгрузку

Счет-фактура в двух экземплярах нужен, если компания на общей системе реализует товары, работы, услуги, не освобожденные от налога. Также обычный счет-фактура требуется, если:
— покупатель возвращает поставщику товары, принятые ранее на учет;
— посредник реализует от своего имени облагаемые налогом товары, работы или услуги (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137);
— в рамках договора о совместной деятельности (простого товарищества) компания реализует облагаемые НДС товары, работы или услуги (ст. 174.1 НК РФ). В последних двух ситуациях счет-фактуру надо выставить, даже если компания находится на упрощенке.

Корректировочный счет-фактура

Корректировочный счет-фактура нужен, если компания изменяет цену или количество уже отгруженных товаров, работ, услуг по согласованию с покупателем (п. 3 ст. 168 НК РФ). Это отличает корректировочный документ от исправленного, который оформляют при ошибках, влияющих на расчет НДС.

Единый корректировочный счет-фактура

Единый корректировочный счет-фактуру компания может выставить своему контрагенту, если потребовалось внести корректировки сразу в несколько счетов-фактур.

Исправленный счет-фактура

Исправленный счет-фактуру компания выставляет, если в первоначальном документе есть существенные ошибки (п. 7 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением № 1137).

Счет-фактура на аванс

Авансовый документ нужен, если компания получает предоплату за товары, работы, услуги, облагаемые НДС. Но есть три исключения:
1) аванс получен в счет поставки товаров с длительным производственным циклом по перечню Правительства РФ;
2) аванс получен в счет экспортной отгрузки;
3) аванс поступил в компанию, которая освобождена от обязанностей налогоплательщика (п. 17 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением № 1137). Освобождение может получить компания, если ее выручка за каждые три последовательных месяца не превышает 2 млн руб. (ст. 145 НК РФ).

Перевыставленный счет-фактура

Перевыставить счет-фактуру должен посредник, который приобретает от своего имени товары, работы или услуги. Это относится в том числе к компаниям на упрощенке.

Счет-фактура с отметкой или штампом «Без НДС»

Счет-фактуру с отметкой «Без НДС» выставляют компании, которые реализуют товары, работы, услуги, но освобождены от обязанностей налогоплательщика, так как выручка за каждые три последовательных календарных месяца не превышает 2 млн руб. (ст. 145 НК РФ).

Счет-фактура в одном экземпляре

Счет-фактура в одном экземпляре нужен, когда компания: 
— выполняет строительно-монтажные работы для собственного потребления (п. 2 ст. 159 НК РФ); 
— передает из одного структурного подразделения в другое товары, работы, услуги, расходы на которые нельзя учесть при расчете налога на прибыль (п. 1 ст. 159 НК РФ);
— получает от покупателей суммы, связанные с оплатой товаров, работ, услуг (п. 1 ст. 162 НК РФ); 
— является налоговым агентом по НДС, приобретая товары, работы, услуги на территории РФ у иностранной организации, не состоящей здесь на учете (п. 2 ст. 161 НК РФ); 
— является агентом по НДС, арендуя или покупая государственное, муниципальное имущество (п. 3 ст. 161 НК РФ).