Как рассчитывать и списывать суточные в 2014 году

В каком размере выдавать суточные в 2014 году?

Размер суточных для командированных сотрудников организация по-прежнему вправе определить самостоятельно в коллективном (трудовом) договоре или приказе руководителя. Такой порядок распространяется как на командировки по России, так и на зарубежные поездки.

Надо ли нормировать суточные при расчете налогов и взносов?

При расчете налога на прибыль суточные не нужно нормировать. Списывайте их в размере, предусмотренном внутренними документами: коллективным договором, положением о командировках и т. п.

Начислять взносы (в том числе на травматизм) на суточные не нужно. Дело в том, что данные выплаты являются гарантией, предусмотренной действующим законодательством. Поэтому суточные в размере, предусмотренном внутренними документами организации, освобождаются от взносов. С суточных, размер которых превышает установленные компанией нормы, взносы нужно начислить.

А вот с НДФЛ ситуация иная. Не облагаются этим налогом суточные в пределах:
— 700 руб. за день нахождения в командировке в России;
— 2500 руб. за день нахождения в загранкомандировке.

Если компания выдает суточные свыше этих норм, нужно удержать НДФЛ. Но не со всей суммы, а с разницы между фактическим размером выплаты и лимитом. Например, компания выплачивает суточные в размере 1000 руб. за каждый день командировки по России. НДФЛ надо удержать с 300 руб. (1000 – 700).

Когда можно учесть расходы в виде суточных?

На дату утверждения авансового отчета. Это правило действует как при методе начисления, так и при кассовом методе. Дело в том, что при выдаче сотруднику аванса на командировку (с учетом приблизительного размера суточных) расхода не возникает. Определить сумму суточных за все дни командировки можно только после того, как сотрудник представит авансовый отчет.

Можно ли списать суточные при однодневной командировке по России?

Да, можно. Но не в составе командировочных, а в составе других расходов, связанных с производством и реализацией. Дело в том, что суточные не выплачивают, если сотрудник командирован в местность, откуда он может ежедневно возвращаться к месту постоянного жительства. А раз суточные при однодневной командировке не положены, квалифицировать выплаченные сотруднику суммы в качестве командировочных расходов при расчете налога на прибыль нельзя.

В то же время указанные выплаты можно рассматривать как возмещение иных затрат сотрудника, произведенных с ведома и разрешения работодателя. Следовательно, их можно учесть в качестве других расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ). Но при условии, что они предусмотрены во внутренних документах компании (скажем, в приказе руководителя) и есть оправдательные документы (например, чеки из магазинов и кафе).