«Иногда мы не депонируем зарплату. Что нам будет?»

В новый кассовый порядок из старого перешло правило о том, что зарплату, не полученную работниками в кассе, надо депонировать (п. 6.5 Указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У). А План счетов предусматривает, что такие суммы надо отразить по дебету счета 70 и по кредиту счета 76 субсчет «Расчеты по депонированным суммам».

Но в некоторых компаниях, если работник не пришел за зарплатой, расходник не оформляют и записей о депонировании не делают. В учете просто остается долг перед сотрудником. Когда человек приходит за деньгами, этот долг обнуляется.

В таком подходе есть своя логика. Депонирование зарплаты, по сути, существует только на бумаге и не является реальной хозяйственной операцией. Компания должна сдавать в банк наличные, превышающие предельный остаток в кассе (п. 2 Указания № 3210-У). Если же организация укладывается в лимит, то она не должна вносить на свой расчетный счет зарплату, которую работники не получили в срок. Не зря из кассового порядка с 1 июня убрали оговорку о том, что кассир в последний день выдачи зарплаты должен определить сумму, подлежащую сдаче в банк (такая формулировка была в п. 4.6 Положения Банка России от 12 октября 2011 г. № 373-П). Вопрос в другом: какие риски возникают у компании? В законодательстве нет ответственности за то, что компания оставила долг перед работником на счете 70, хотя должна была перевести его на счет 76. Но есть риск, что на кассовой проверке налоговики оштрафуют компанию на сумму до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Формально организация должна выдавать деньги не по расходникам, а по ведомости — расчетно-платежной (форма № Т-49) или платежной (форма № Т-53). В ней пишут срок, в течение которого работники будут получать зарплату (максимальный — пять рабочих дней). Сотрудник, которому выдали зарплату, ставит в ведомости свою визу.

Вместо подписей тех, кто не пришел за деньгами, кассир в последний день срока делает отметку «Депонировано» (п. 6.5 Указания № 3210-У). Если поступать иначе, на проверке налоговики наверняка обвинят компанию в нарушении правил оформления документов по кассе и порядка депонирования. А за этим может последовать штраф. Хотя его можно будет оспорить. Ведь в любом случае за компанией остается долг перед работниками, который она обязана погасить при первой же возможности.

По новому кассовому порядку пока судебных решений нет, но раньше судьи в похожих ситуациях поддерживали компании. Обоснование простое — за нарушение порядка оформления платежных ведомостей и расходников административная ответственность не установлена (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 29 января 2009 г. № Ф04-374/2009(20085-А03-29)).