Про постоянную путаницу с отпускными

Как учесть расходы на переходящий отпуск?

Безопаснее пропорционально дням отпуска, которые приходятся на каждый отчетный период. Отпускные — это расходы на оплату труда (п. 7 ст. 255 НК РФ). К ним применяют то же правило, что и к зарплате — включают в расходы периода, к которому они относятся (п. 1 ст. 272 НК РФ). Так считают в Минфине (письмо от 9 июня 2014 г. № 03-03-РЗ/27643).

Например, сотрудник идет в отпуск с 27 июня по 10 июля включительно. 21 июня ему начислили отпускные — 50 000 руб. В расходы июня компания спишет отпускные за 4 дня в размере 14 285,71 руб. (50000 ₽ : 14 дн. × 4 дн.). В июле же учтут 35 714,29 руб. (50 000 ₽ / 14 дн. × 10 дн.).

В суде можно доказать, что переходящие отпускные можно списать одной суммой в том периоде, в котором их начислили (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 7 ноября 2012 г. по делу № А27-14271/2011).

Можно ли списать компенсацию взамен отпуска?

Да, как расходы на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК РФ , письмо Минфина России от 24 января 2014 г. № 03-03-07/2516). Но компенсировать деньгами можно только те дни отпуска, которые превышают 28 календарных дней в году (ч. 1 ст. 126 ТК РФ). Это, например, дополнительные отпуска.

Есть работники, которым вообще нельзя заменять деньгами отпуск. Это, к примеру, беременные и несовершеннолетние. Если нарушить Трудовой кодекс и незаконно заменить отпуск деньгами, то такую сумму в расходы включать уже нельзя. С этим согласны и судьи (ст. 252 НК РФ , постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 7 августа 2012 г. № 09АП-19952/2012-АК).

Можно ли учесть материальную помощь к отпуску?

Это зависит от того, есть ли в трудовом договоре условие о такой выплате.

Если есть и выплата связана с трудовой деятельностью и зависит от зарплаты, то помощь можно списать в расходы (ст. 255 НК РФ). С этим согласны в Минфине (письмо от 2 сентября 2014 г. № 03-03-06/1/43912). Но есть риск, что инспекторы пересчитают налог и отменять доначисления надо будет в суде (постановление Президиума ВАС РФ от 30 ноября 2010 г. по делу № А46-9365/2009).

Если в трудовом договоре и локальных актах не упоминается материальная помощь, то компания не вправе включать ее в расходы (п. 23 ст. 270 НК РФ).

Входят ли в расходы отпускные, выданные с опозданием?

Да, входят. Для налогового учета отпускных не важно, вовремя их выплатили или задержали (ст. 255 НК РФ). Главное, что деньги начислили сотруднику, с которым заключили трудовой договор, и есть вся первичка по выплате: заявление от сотрудника, приказ директора и расчет суммы отпускных (ст. 252 НК РФ).

Можно списать компенсацию за задержку отпускных?

Это рискованно. Чиновники считают, что компенсацию за задержку зарплаты нельзя учесть ни как оплату труда, ни как штраф за нарушение условий договора (письмо Минфина России от 31 октября 2011 г. № 03-03-06/2/164). Но есть суды в пользу компаний (постановление ФАС Поволжского округа от 30 августа 2010 г. по делу № А55-35672/2009).