При сдаче СЗВ‑М может подвести электронная подпись
Коллеги допускают серьезную ошибку в электронном СЗВ-М — визируют отчет электронной подписью бывшего директора. Причины таких действий две. Первая — не успели перевыпустить электронную подпись на нового руководителя, а отчет сдавать нужно. Вторая — не приобрели новую подпись сознательно, решив, что в этом нет смысла. Как бы то ни было, но из-за старой электронной подписи рискуете заполучить штраф от ПФР. Его сумма — 500 руб. за каждого человека в СЗВ-М (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Подпись — обязательный реквизит СЗВ-М. Если в компании сменился директор, нужно приобрести электронную подпись на нового руководителя и использовать только ее. Визировать СЗВ-М подписью бывшего директора нельзя. Некоторые коллеги игнорируют это правило и не меняют подпись, пока не истечет срок ее действия. Ведь за новую подпись надо платить дополнительные деньги. Поступая так, рискуете не сдать отчет вовсе или получить претензии от фонда, если отчет все же примут. Возможны две ситуации.
Подпись старая, а фамилия директора в СЗВ-М новая. Если при отправке отчета об ошибке вас не предупредит спецоператор, то такой отчет все равно не пройдет проверку в фонде. Любая электронная подпись содержит зашифрованные сведения о том, на кого ее выпустили. Если в СЗВ-М будет одна фамилия, а в подписи другая, то фонд сразу это вычислит. Отчет проверяющие не примут, и его нужно будет сдавать заново. Не успеете поправить СЗВ-М до срока сдачи — получите штраф.
И подпись, и фамилия директора старые. Такой отчет фонд примет. Сотрудники ПФР в автоматическом режиме не проверяют, насколько актуальны в отчете данные о директоре. Но если ревизоры начнут изучать отчетность компании более углубленно, они обнаружат ошибку. Ведь фамилия директора в отчете будет расходиться с данными из ЕГРЮЛ, о которых ПФР в курсе. Подобный отчет фонд может признать несданным и оштрафовать компанию. Отменить штраф не получится даже в суде. Но судьи могут учесть смягчающие обстоятельства и снизить штраф (решение Арбитражного суда Свердловской области от 12 сентября 2016 г. по делу № А60-33366/2016). Например, помогут аргументы о том, что отчет сдали вовремя, от лица компании и нарушения не исказили данные о работниках.
